Задачи и проекты в Битрикс24 - основы управления и лучшие практики
Задачи и проекты в Битрикс24 - это инструмент для организации работы компании. С их помощью сотрудники планируют свою работу, а руководители учитывают эффективность подчинённых и управляют проектами. Битрикс24 позволяет ставить и контролировать задачи: в них можно добавлять чек-листы, файлы, выбирать ответственных, наблюдателей и сроки, а фильтры помогают быстро найти нужную задачу за несколько секунд.
В этой статье рассматриваются основы работы с задачами. Тема проектной деятельности - группы, подзадачи, Диаграмма Ганта - разбирается в отдельной статье. Диаграмма Ганта является одним из наиболее популярных инструментов управления проектами: это набор графических гистограмм, фиксирующих сроки, взаимосвязь и вехи реализации отдельных составляющих проекта, и этот инструмент доступен в Битрикс24.
Название - это краткая суть задачи. Рекомендуется формулировать его в формате «Что сделать».
| Плохой пример | Хороший пример |
|---|---|
| Договор | Подготовить договор для клиента Иван Иванов компании ООО Ромашка |
| Проект | Инициировать проект «Внедрение CRM для ООО Ромашка» |
Чёткое название сразу даёт понять исполнителю, что именно нужно сделать, и упрощает поиск задачи в общем списке.
Описание состоит из двух зон.
Основной текст (красная зона) - произвольное описание того, что нужно выполнить. Например: «Необходимо подготовить договор по шаблону № 2 со сроками реализации с 01.02.2022 по 15.03.2022».
Дополнения к описанию (синяя зона) - набор инструментов для расширения содержания задачи:
В задаче предусмотрено четыре роли. Постановщик и ответственный назначаются в единственном числе, соисполнителей и наблюдателей может быть несколько.
| Роль | Кто это | Что может делать |
|---|---|---|
| Постановщик | Сотрудник, контролирующий выполнение задачи. По умолчанию - создатель задачи, при необходимости можно выбрать другого пользователя портала. | Контроль, изменение параметров задачи |
| Ответственный | Сотрудник, назначенный исполнителем задачи. | Приглашать наблюдателей, менять статус задачи (в зависимости от настройки прав доступа) |
| Соисполнитель | Сотрудник, оказывающий помощь ответственному. | Редактировать чек-лист, оставлять комментарии, отправлять ссылки на документы, наблюдать за процессом |
| Наблюдатель | Сотрудник без доступа к выполнению задачи. Обычно - непосредственный руководитель. | Видеть статус задачи, наблюдать за ходом работы, оставлять комментарии |
В поле сроков указывается период реализации задачи вплоть до минуты. Во вкладке «Еще» доступны дополнительные настройки - разрешить ответственному менять сроки, пропустить выходные и праздничные дни и другие. Описание каждой функции можно увидеть, наведя курсор на иконку со знаком вопроса рядом с ней.
В разделе дополнительных настроек доступны следующие параметры:
После создания задачи все задачи отображаются в общем списке в разделе задач. В списке видна основная информация: название, крайний срок и ответственный. По всем этим параметрам - и не только по ним - можно фильтровать задачи. Например:
Фильтры позволяют находить нужные задачи за несколько секунд даже при большом объёме данных.
АС Проект - платиновый партнёр Битрикс24 с подтверждённой экспертизой во внедрении и настройке платформы. Мы помогаем компаниям внедрить инструменты задач и проектов, проводим обучение сотрудников и после запуска курируем работу команды - чтобы выявить ошибочные действия и поддержать движение в верном направлении. Обращайтесь за консультацией, доработкой или технической поддержкой.
Оставьте заявку - мы свяжемся с вами и проконсультируем.
Эксперт АС Проект свяжется в течение 60 минут.
