Реально ли такое? Конечно, кнопку нажать придется не один раз, но убрать из вашего процесса 80% рутинной работы вполне реально.
Начнем с самого начала.
Когда к вам приходит по какому-либо каналу клиент. Необходимо, чтобы автоматически создалась карточка лида или сделки, назначился ответственный менеджер, были проставлены UTM-метки, заполнились автоматически поля, который заполнил (если заполнял) клиент и его контактные данные, а далее ему было отправлено приветственное сообщение на электронную почту или в WhatsApp.
Какие действия из этих мы можем сделать авторизированными? - Все.
Для этого необходимо подключить все ваши каналы, откуда приходит клиент, это может быть телефония, мессенджеры, социальные сети, почта, сайты и так далее (подробнее об интеграциях мы рассказываем в статье «Интеграции с Битрикс24») и настроить бизнес-процессы или роботы в воронке лидов и сделок.
Следующий этап – обработка клиента, ведение его по статусам воронки (лида или сделок). В данном процессе мы тоже можем автоматизировать процесс. Например, у нас есть 4 основных этапа:
1. Оформление договора
2. Ожидание оплаты
3. Оказание услуги\отправка товара
4. Завершение \закрытие сделки
На 1 этапе (оформление договора) конечно же не обойтись без общения с клиентом, получения от него точного запроса, получения реквизитов. Менеджер заполняет эти данные в поля карточки сделки, и далее система совершает следующее:
- на основании заполненных полей формируется договор\счет (предварительно шаблон договора настраивается в системе);
- сформированный договор автоматически отправляется на электронную почту, указанную в контактах клиента;
- автоматически ставится задача менеджеру на связь с клиентом через 3 (тут указываем любой срок, который положен по вашем регламентам) рабочих дня.
Т.е. «ручная работа» менеджера в данном случае – ввести нужные данные в карточку сделки (товар, реквизиты, контакты клиента) и позвонить\написать клиенту через указанный промежуток (об этом система напомнит менеджеру).
Кстати, такой же процесс и со счетом.
На 2 этапе (ожидание оплаты), когда клиент согласовал договор и вы отправили ему и договор и счет, мы ждем поступление оплаты.
Данный процесс отличается у многих компаний: бухгалтер может просто отслеживать поступление и передавать информацию менеджеру, а может отображать факт оплаты, допустим, в 1С. И в зависимости от того, как выстроен ваш процесс, менеджер по «маячку» бухгалтера в карточке отражает, что оплата поступила, или из 1С данный статус приходит автоматически и, соответственно, менеджеру просто приходит уведомление об этом.
Можно дополнить это уведомительным сообщением клиенту, что вы получили оплату и готовы приступить к работе\ отгрузить товар.
Таким образом мы перешли в 3 этап (оказание услуги\отгрузка товара).
Данный процесс далеко не универсальный, но, думаем, вы уже имеете представление, что может система: автоматические задачи через определенный срок\отправка автосообщения и т.д.
И завершается сделка на последнем, в данном случае, этапе – закрытие сделки. Здесь мы также можем отправить письмо\сообщение с благодарностью \ просьбой оставить отзыв. И, если используются повторные продажи, поставить задачу через 14 дней для связи с клиентом менеджеру.
Итак, мы описали один из простых автоматизированных процессов для классической компании.
У вас процесс намного (или не сильно много) сложнее? Уверяем, и его можно автоматизировать.
Примеры:
1. Компания занимается сдачей в аренду помещений. И система помогает тем, что «заселение» клиента в «офис» происходит автоматически, также есть «реестр свободных помещений», что значительно упрощает работу менеджеров. Отдел эксплуатации также автоматизирован, все заявки падают в свою воронку, и можно отслеживать все обращения арендаторов.
2. Компания, которая занимается производством и продажей сувениров. Автоматизация в данном случае здесь упрощает жизнь кол-центру, все заявки приходят с определенной очередью распределений, отслеживается план продаж, ведется аналитика по каналам (что в данном случае помогает работе маркетолога)
3. Компания занимается оптовыми продажами материалов. И в данном случае автоматизация есть на каждом этапе: и в отделе продаж, и на этапе отгрузки, и при работе со сложной (нетиповой) интеграции с 1С. Также клиенты должны быть постоянно в курсе актуальных позиций, для этого ведется рассылка по определенным клиентам.
4. Компания, которая занимается тендерами. Очень важно учитывать все нюансы, особенно контрольные даты, которые всегда индивидуальны и рассчитываются в рабочих днях. Поэтому в Бизнес-процессах заложены сложные формулы, которые избавляют сотрудников от расчетов и информируют, через выставление автоматических задач, о том, что необходимо выполнить определённое действие, чтобы продвинуться дальше.
Звучит убедительно, не так ли? Ведь убирая из работы менеджера рутину, появляется больше времени на общение с клиентами, вырастает скорость, а значит и количество клиентов. Если вам нравится идея автоматизации бизнеса, оставьте заявку на проведение консультации с нашим техническим специалистом, чтобы обсудить все нюансы. И не важно, имеется ли у вас четкое или отдаленное понимание того, какой процесс можно (и вообще, можно ли) автоматизировать - мы вам подскажем - для этого вам достаточно будет рассказать, как устроен ваш бизнес.
Не откладывайте на завтра, ведь уже через 3 недели вы сможете стать обладателем автоматизированной CRM-системы Битрикс24, которая экономит вам значительное количество времени, позволяя сфокусироваться на более важных и интересных задачах.