У каждого почтового клиента (Google, Mail, Яндекс, Outlook и пр.) есть свои особенности, и важно учитывать их при подключении вашего почтового ящика к Битрикс24. Например, в почтовом клиенте Яндекс обязательно нужно настроить отправку исходящих писем через SMTP и только через пароль-приложение. Также, если у вас коробочная версия Битрикс24, то, помимо этого, обязательно нужно настроить модуль в административной панели.
2. Можно ли получать дополнительно уведомления на почту, а не только в браузере?
Да, для этого существуют настройки уведомлений. Есть «общие», а есть «расширенные». Можно выбрать, какое конкретно уведомление вам будет приходить на почту, например, только новое сообщение в чате и то, что вам поставили новую задачу.
3. У меня есть база контактов, как ее подгрузить в Битрикс24?
Любую вашу базу можно подгрузить в Битрикс24. Не важно, какого она объема. В некоторых случаях необходимо подготовить вашу базу к загрузке, т.к. есть определенный шаблон загрузки, к которому и нужно привести файл.
4. Сотрудник забыл пароль, не может войти, что делать? / Не могу войти в мобильное приложение, что делать?
Если сотрудник забыл пароль, то есть несколько способов его восстановить:
Если у вас облачная версия Битрикс24:
· При авторизации есть возможность воспользоваться кнопкой «забыл пароль». На почту придет письмо со ссылкой на восстановление;
· Администратор портала может отправить ссылку на почту сотрудника на восстановление. Это делается через карточку пользователя, раздел «пароли».
Если у вас Коробочная версия Битрикс24:
· Сменить пароль можно через панель администратора в настройках карточки пользователя.
Проблема с входом может быть еще по той причине, что пользователь вводит некорректные данные (неверный логин и пароль), и система выдает соответствующую ошибку. Редко, но бывают случаи, когда пользователь вводит корректные данные, но все равно не может зайти, в этой ситуации нужно искать причину в частном порядке.
5. Какой функционал доступен в мобильном приложении?
1. Мобильные задачи (постановка задачи, отслеживание крайнего срока, завершение и т.д);
2. Чаты и видеозвонки внутри компании;
3. Новости;
4. Календарь;
5. Битрикс24.Диск;
6. Мобильная CRM (для быстрого создания лида\сделки «на ходу», сменить статус лида или сделки, внести новые контактные данные).
Это общий список возможностей. По сравнению с версией на вашем ПК, мобильная версия имеет ряд ограничений, но ее функционала достаточно, чтобы использовать для основных процессов.
6. Можно ли автоматически формировать документы в Битрикс24?
Да, можно. Самые распространённые документы, которые можно формировать – это коммерческое предложение, счет и договор. В Битрикс24 подгружается «рыба» договора, а также настраиваются динамические данные (то, что подставляется в договор из карточки сделки\контакта\компании).
7. Хочу автоматизировать Битрикс24, что он может?
На этот вопрос нельзя ответить одним предложением, обычно для этого проводится встреча. Но в Битрикс24 заложен функционал, благодаря которому можно автоматизировать практически любой процесс от поступления заявки от клиента до финальной стадии. Это может быть:
1. Автоматическая постановка задач менеджеру (отправить КП клиенту\позвонить\получить ответ и прочие процессные задачи на любом этапе обработки клиента);
2. Автоматизация коммуникации с клиентом (автоматическое информирование клиента о статусе его заявки\заказа);
3. Автоматизация контроля обработки клиента менеджером (например, если карточка находится на определенной стадии более 2-х дней, руководителю приходит уведомление об этом);
Это самые частые и самые «простые» автоматизации. Также, любой «рутинный» и повторяющийся процесс можно автоматизировать.
8. Можно ли интегрировать Битрикс24 c 1С? А с сайтом?
Да, Интеграция с 1С возможна. Но сказать, что конкретно можно синхронизировать между двумя системами, можно только узнав, какая 1С у вас стоит.
Аналогично и с сайтом: возможность и форма интеграции зависит от того, на какой платформе создан и работает ваш сайт. Например, сайты на платформе Tilda или Битрикс24 отлично интегрируются с системой.
9. Почему завершенные задачи отображаются в списке активных, они же должны быть скрыты? Как я могу видеть задачи моих подчиненных?
Данная «проблема» возникает, если вы не читаете комментарии к задачам. Это реализовано для того, чтобы вы не пропустили ничего важного. Их можно прочитать все разом, использовав кнопку «прочитать все».
Если вы являетесь руководителем компании\отдела, то для отслеживания задач подчинённых есть раздел «Руковожу».
10. Сотрудник создал задачу, но почему-то их создалось 3 штуки, разные на каждого ответственного, почему так?
Это очень частая ошибка при создании задач. Важно знать, что у одной задачи может быть только один ответственный, поэтому, если вы указываете 2 и более ответственных, то создается идентичное количество задач с одинаковым наполнением, но они отличаются своим ID и ответственным за данную задачу. Если в задаче несколько исполнителей, то их необходимо добавить в роль «соисполнитель».
11. По каждому звонку создается задача\дело, можно это как-то убрать?
При интеграции с АТС (автоматической телефонной станции) или использовании телефонии Битрикс24 действительно создаются задачи и дела по входящим звонкам. Это сделано для того, чтобы менеджер не забыл о данном клиенте. Но ее создание можно отключить. Производится это в ЛК (личном кабинете) телефонии или в приложении АТС, которое является модулем интеграции.
12. Все менеджеры видят клиентов друг друга, такого не должно быть, как исправить?
Это также частый, но довольно простой вопрос. Решается он через права доступа к CRM. Есть три основных уровня доступа на редактирование:
· Чтение
· Добавление
· Изменение
И уровень доступа к сущностям:
· Свои
· Свои + своего отдела
· Нет доступа
Если менеджеры не должны видеть клиентов других менеджеров, то у них должен быть уровень доступа к сущностям «свои».
13. Почему у меня создался дубль лида\сделки\контакта?
У данной проблемы может быть две основные причины:
1. Неправильно настроено поступление заявок из источников;
2. Дубль Сделок происходит, если повторно конвертировали карточку Лида (а значит необходимо повторное обучение по работе с сущностями в CRM).
14. Я создал проект, но его никто не видит, что делать?
У проекта тоже бывают разные уровни доступа, определяются они типом проекта. Есть публичные (открытые), а есть закрытые. Во втором случае проект видят только участники данного проекта, а в первом – все.
15. Как в отчете посмотреть, сколько сделок было за определенный день?
Для этого используется фильтр «дата создания» и параметр «диапазон».
16. Я хочу сделать рассылку по всем клиентам, кроме определенного списка, как это сделать?
Для таких случаев необходимо настроить сегменты. Например, по типу клиента или по статусу сделки у данного клиента. И в рассылке указать только нужные. Дополнительно можно создать сегмент, который можно добавить в исключения.