Медицинские центры приходят к нам с двумя проблемами сразу: записи пациентов живут в разных таблицах у каждого администратора, а кадровый документооборот до сих пор бумажный. Вот как одна сеть медцентров закрыла обе задачи за 30 дней - без доработок, на базовом функционале Битрикс24.
Сеть медцентров среднего размера работала без единой системы. Записи на приём - в разрозненных таблицах, кадровые документы подписывались на бумаге, а доставка оригиналов на выездные точки съедала до недели только на логистику.
Конкретные проблемы на старте:
До старта зафиксировали три блока задач:
| Блок | Что нужно было получить |
|---|---|
| Запись пациентов | Единая воронка заявок, расписание с привязкой к конкретному медицинскому центру |
| Кадровый документооборот (КЭДО) | Электронное подписание кадровых документов через Госключ |
| Адаптация персонала | Воронка трудоустройства с автоматическими задачами при переводе кандидата на найм |
На подготовку к КЭДО отвели две недели, на полный цикл внедрения - 30 дней.
Для учёта заявок на приём использовали воронку в CRM. Под каждый медицинский центр настроили выбор конкретного филиала - список всех МЦ вынесен в отдельное поле карточки, чтобы администратор сразу видел, к какому центру относится заявка.
Карточка пациента включает:
Расписание врачей реализовали через календарь Битрикс24: каждый специалист ведёт свой календарь, администраторы видят занятые слоты и создают заявки без пересечений. Роботы в воронке автоматически ставят задачу администратору при поступлении новой заявки и отправляют напоминание о предстоящем визите.
КЭДО в Битрикс24 требует предварительной работы на стороне заказчика - без этого техническую настройку начинать бессмысленно. Вот что сделали на этом этапе:
Организация должна быть зарегистрирована на Госуслугах, а у подписанта со стороны компании - установлена КриптоПро CSP и доступна электронная подпись.
После подготовительного этапа перешли к техническим работам в портале:
После подписания через ПЭП система сама формирует экземпляр с цифровым сертификатом: название документа, данные подписантов, ключ проверки подписи, дата и время, QR-код для проверки целостности.
Все настройки - исключительно базовый функционал КЭДО Битрикс24. Никаких доработок и сторонних решений.
У медорганизаций специфика найма: у медработников расширенный обязательный пакет документов. В карточке соискателя настроили отдельные разделы под каждый тип.
Стандартный пакет:
Дополнительный пакет для медицинского персонала:
Когда кандидата переводят на этап «Планируем трудоустройство», автоматически открывается окно с полями: юридическое лицо, планируемая дата выхода, ответственные за подготовку ИПР и создание учётных записей. Ответственным тут же падают задачи с крайним сроком, совпадающим с датой трудоустройства.
Анкеты адаптации настроены на две точки: через одну неделю и через 1,5 месяца после выхода на работу.
Подробнее об организации HR-процессов через смарт-процессы - в статье об адаптации новых сотрудников в Битрикс24.
Как устроено взаимодействие блоков после завершения проекта. Заявки пациентов идут в CRM-воронку, расписание врачей ведётся в едином календаре, кадровые документы проходят через КЭДО с подписанием через Госключ, а воронка трудоустройства сама запускает задачи при найме.
flowchart TD
A[Заявка пациента] --> B[CRM-воронка записи]
B --> C[Календарь врача]
C --> D[Приём состоялся]
E[Новый кандидат] --> F[Воронка трудоустройства]
F --> G{Этап: Планируем трудоустройство}
G --> H[Авто-задачи ответственным]
G --> I[Сбор документов в карточке]
J[Кадровый документ] --> K[Маршрут согласования КЭДО]
K --> L[Подписание через Госключ]
L --> M[Цифровой сертификат]
По нашей практике внедрения в медицинских организациях, типовой проект такого объёма укладывается в следующие рамки:
| Блок работ | Срок | Стоимость (ориентир) |
|---|---|---|
| Настройка КЭДО (базовый пакет: 1 маршрут, 1 шаблон, обучение 2 часа) | 2-3 недели | от 30 000 ₽ |
| Расширенный пакет КЭДО с подготовкой документации и обучением кадрового специалиста | 3 недели | от 60 000 ₽ |
| Воронка записи пациентов + расписание | параллельно | по согласованию |
| Воронка трудоустройства со смарт-процессом и автозадачами | параллельно | по согласованию |
Все работы - при 100% предоплате и предоставлении заказчиком доступов и данных в согласованные сроки.
Обучение по всем блокам проходит в формате видеоконференции с демонстрацией экрана. Запись передаётся заказчику.
Часть работ по КЭДО и воронке трудоустройства невозможно начать без готовности заказчика. Чек-лист:
Разработка форм и документов - на стороне заказчика. В объём работ интегратора это не входит.
Если вы пока на этапе оценки проекта, рекомендуем сначала пройти аудит текущего состояния портала - это помогает точнее определить объём и не нарваться на неожиданные затраты. Полезно также изучить отраслевую страницу по медицинским организациям с типовым составом задач.
Оставьте заявку - мы свяжемся с вами и проконсультируем.
Эксперт АС Проект свяжется в течение 60 минут.