Кейс: дистрибьютор автоматизировал работу с дилерской сетью через Битрикс24

Исходная ситуация: что было до автоматизации

Дистрибьютор с разветвлённой дилерской сетью работал без единой системы. Заказы приходили по телефону, почте и мессенджерам - каждый канал жил сам по себе. Менеджеры вручную сводили данные об отгрузках и задолженностях. Это отнимало время и регулярно приводило к ошибкам.

Конкретные проблемы, с которыми пришёл клиент:

• Нет единой точки входа для заявок от дилеров - каждый канал вёл свой учёт.
• Прайсы не привязаны к сегментам - менеджеры вручную пересчитывали цены под каждого партнёра.
• Данные об отгрузках и долгах жили только в 1С и были недоступны в режиме реального времени.
• Онбординг нового дилера никак не регламентировали: договор мог зависать на согласовании неделями.

Задачи внедрения

По итогам предпроектного интервью сформулировали пять задач:

1. Организовать единую воронку для подключения новых дилеров с чётким маршрутом согласования договора.
2. Настроить воронку сделок для обработки заказов с автоматическим получением данных из 1С.
3. Разделить прайс-листы по типам клиентов прямо в карточке сделки - без ручного пересчёта.
4. Дать менеджерам актуальные данные о статусе отгрузки и задолженности дилера прямо в Битрикс24.
5. Настроить права доступа так, чтобы каждый менеджер работал только со своими дилерами.

О том, как формируется техническое задание перед настройкой, можно прочитать в статье о структуре ТЗ на доработку Битрикс24.

Воронка подключения новых дилеров

Одна из центральных воронок проекта - «Заключение договоров с дилерами». Она ведёт партнёра от первого контакта до подписанного договора и автоматического создания контрагента в 1С.

Есть один важный нюанс: переместить карточку со стадии «Ожидание подписания договора» может только выделенный ответственный сотрудник. Это исключает случаи, когда сделка закрывается без реального договора на руках.

Воронка обработки заказов (Sales)

После подключения дилера все его заказы попадают в воронку «Sales». Она синхронизируется с 1С в одностороннем режиме: карточки сделок создаются автоматически, когда заказ появляется в учётной системе. Менеджер не вводит ничего руками.

Стадии воронки Sales

Поля карточки сделки

Из 1С в карточку сделки передаются:

• Клиент (ссылка на карточку компании-дилера)
• Товары и цены
• Комментарий, номер и дата заказа
• Тип заказа: Гарантия, Замена без документов, Комплектная поставка, Основной, ПРОМО, Реклама
• Текущее состояние заказа
• Текущая и просроченная задолженность клиента
• Долги по подписанию документов продажи (оригиналы / ЭДО)

Два поля заполняются прямо в Битрикс24 - из 1С они не приходят:

• Конечный покупатель - ссылка на карточку компании (нужно, когда дилер перепродаёт товар дальше)
• Статус подтверждения клиентом - «Подтверждён» / «Не подтверждён»

Благодаря пользовательским полям в Битрикс24 карточка сделки адаптирована под специфику дистрибьюции: все нужные атрибуты заказа видны в одном окне.

Прайс-листы по сегментам

У дистрибьютора несколько категорий дилеров, и у каждой свои условия. По нашей практике, это одна из самых частых болей в таких проектах - менеджеры теряют время на ручной пересчёт и всё равно ошибаются. Решили это так:

• В карточке компании-дилера фиксируется тип клиента (сегмент).
• При создании сделки автоматически подтягивается нужный вид цен из номенклатурного справочника.
• Менеджер видит уже готовые цены - ничего считать не нужно.
• Данные о ценах синхронизируются с 1С, расхождений между системами не возникает.

Новым клиентам по умолчанию присваивается условие предоплаты 100% до даты отгрузки. Если нужно скорректировать - меняют в 1С, повторная синхронизация не требуется.

Интеграция с 1С: архитектура обмена

Данные движутся между Битрикс24 и 1С: заказы и справочники идут из учётной системы в CRM, а при подписании договора Битрикс24 сам инициирует создание контрагента в 1С.

flowchart LR
    B24[Битрикс24 CRM]
    ONE_C[1С: Управление торговлей]
    MGR[Менеджер]
    DEALER[Дилер]

    DEALER -->|Заявка / договор| B24
    ONE_C -->|Заказы, статусы, задолженность, товары| B24
    B24 -->|Новый контрагент при подписании договора| ONE_C
    MGR -->|Ввод конечного покупателя, подтверждение| B24

Обмен справочниками - контрагенты, товары, статусы - настроен как регулярные запросы из Битрикс24 в 1С. Подробнее об архитектуре такой интеграции - в материале Интеграция Битрикс24 и 1С: 3 рабочих сценария.

Права доступа и разграничение базы

Для дистрибьютора критично, чтобы менеджеры не видели чужих дилеров и не трогали чужие сделки. Настроили три роли:

• Менеджер - видит и редактирует только свои сделки и карточки компаний.
• Руководитель - полный доступ ко всем сделкам и аналитике.
• Администратор - управление настройками портала.

Отдельно ограничили доступ к критичным стадиям. Например, переместить карточку в «Договор подписан» может только ответственный сотрудник - не любой менеджер.

Что получила компания

После завершения проекта картина стала другой:

• Единая точка учёта всех дилеров и заявок - менеджеры работают в одном интерфейсе, не переключаясь между каналами.
• Автоматическое создание сделок при появлении заказа в 1С - ручной ввод исключён.
• Актуальные данные о задолженности дилера прямо в карточке сделки - заходить в 1С не нужно.
• Регламентированный онбординг нового дилера: воронка с контролем подписания договора, без «зависших» согласований.
• Прайсы по сегментам подтягиваются автоматически в зависимости от типа партнёра.
• Разграничение прав - каждый менеджер работает только со своей частью базы.

Если планируете похожий проект, рекомендуем начать с аудита текущего портала Битрикс24 или изучить базовый материал о Битрикс24 для дистрибьюторской компании.

Частые вопросы