Кейс: автоматизация заявок и контроль ремонтных бригад в строительной компании на Битрикс24

Что было до внедрения

До автоматизации картина в типичной средней строительной компании выглядит предсказуемо:

• Заявки сыплются по телефону, в мессенджерах и через форму на сайте - каждый канал живёт сам по себе.
• Прораб распределяет выезды на замер вручную: таблица, блокнот, иногда просто память.
• Дата старта, контакты заказчика, этапы работ - всё это у разных людей, единой точки сборки нет.
• Бригада узнаёт о задании по звонку, без нормального задания и чек-листа.
• Руководитель не видит в реальном времени, где находится каждый объект.

Итог закономерный: заявки теряются, сроки срываются, ответственность размыта.

Задачи, которые ставились перед системой

Перед стартом внедрения Битрикс24 требования были сформулированы так:

1. Единая точка входа для заявок с сайта и от менеджеров «в полях».
2. Автоматическое распределение заявок - или ручное назначение ответственного на этапе разбора.
3. Создание задач с чек-листом для замерщика при переходе на соответствующий этап воронки.
4. Связь бригадира с карточкой объекта - контакты заказчика, даты, документы прямо из задания.
5. Контроль последовательности этапов: перед выходом на объект работник видит, закрыт ли предыдущий этап.
6. Дашборд для руководителя - состояние всех объектов в одном месте.

О том, как правильно собрать требования до начала настройки, читайте в материале про опросный лист клиента перед внедрением Битрикс24.

Как устроена воронка: от заявки до сдачи объекта

Сквозной поток: заявка с сайта или от менеджера попадает в CRM, проходит этап замера, уходит в производственную воронку, где бригадам ставятся задачи, и завершается приёмкой объекта.

flowchart LR
    SITE[Сайт / форма] --> CRM[Битрикс24 CRM\nНовая заявка]
    MGR[Менеджер в полях] --> CRM
    CRM --> DIST[Распределение заявок\nНазначение ответственного]
    DIST --> ZAMER[Этап замера\nЗадача + чек-лист]
    ZAMER --> SOGLAZ[Согласование КП]
    SOGLAZ --> BRIGADA[Передача бригаде\nЗадача на объект]
    BRIGADA --> CONTROL[Контроль этапов работ]
    CONTROL --> SDACHA[Сдача объекта\nПодписание акта]

Приём и фиксация заявок

Заявка создаётся двумя способами:

Карточка заявки содержит: название клиента, контактное лицо, телефон, почту и текстовое поле с описанием объёма работ. К заявке можно прикрепить фото или скан - для ремонтных проектов это принципиально: нужно зафиксировать исходное состояние помещения до того, как бригада зайдёт на объект.

После создания заявка автоматически получает статус «Новая» - ещё до того, как кто-то начнёт с ней работать.

Этап замера: задача с чек-листом

Когда карточка попадает на этап замера, система сама создаёт задачу «Провести замер» и добавляет к ней чек-лист:

1. Изучить заявку
2. Определить проблемы
3. Наметить дополнительные услуги
4. Подтвердить выезд за час
5. Провести замер
6. Сделать фото/видео сложных моментов
7. Планировка помещения
8. Подписать акт замера
9. Выслать акт и замерный лист в Битрикс24

По нашей практике именно этот чек-лист убирает две самые частые проблемы: замерщик выезжает без подготовки или уезжает без подписанного акта. Подробнее об автоматическом создании задач из воронки - в статье про роботов и триггеры в воронке Битрикс24.

Распределение по бригадам

После замера и согласования коммерческого предложения объект уходит в производство. Здесь:

• Создаётся задача для бригадира - или для бригады как группы пользователей.
• В задании есть ссылка на карточку сделки: бригадир видит контакты заказчика, дату старта и дату окончания.
• Задачи по объектам выстроены последовательно - перед выходом работник сам проверяет, закрыт ли предыдущий этап. Никаких звонков с напоминаниями.

Если в компании несколько бригад, логику назначения можно выстроить по правилам - об этом подробнее в материале про распределение лидов в Битрикс24.

Контроль хода работ и сдача объекта

Каждый этап производственной воронки отражает реальную стадию на объекте. Руководитель открывает канбан-доску и видит актуальное состояние всех объектов - без звонков прорабу. При переходе на финальный этап система сама создаёт задачу на приёмку и подписание акта сдачи.

Что настраивалось технически

В рамках типового проекта для строительной компании мы настраиваем следующие блоки:

• Воронка продаж (CRM) - стадии от «Новой заявки» до «Замера», «Согласования КП» и «Передачи в производство». Пользовательские поля карточки под специфику компании: адрес объекта, тип работ, площадь, даты.
• Производственная воронка - отдельная воронка или смарт-процесс для ведения объектов после подписания договора. Этапы повторяют реальный ход работ.
• Права доступа - бригадир видит только свои объекты, руководитель - все.
• Шаблоны задач - замер, выезд бригады, приёмка, каждая со своим чек-листом.
• Роботы на стадиях - автосоздание задач, уведомления ответственным, смена статуса при выполнении задачи.

Подробнее о настройке пользовательских полей в Битрикс24 и о том, как выстроить связи между сущностями (сделка - задача - контакт - объект), читайте в соответствующих материалах.

Автоматизация: роботы и задачи

Вот ключевые автоматизации, которые закрывают основные «дыры» в процессе:

Такая цепочка роботов убирает ручные напоминания и снижает риск «потерянных» объектов. Бригадир перед выходом на очередной этап физически видит в системе, закрыт ли предыдущий - это встроенный контроль последовательности, без участия руководителя.

Что получила компания в итоге

После внедрения Битрикс24 картина изменилась по нескольким направлениям:

• Единый реестр объектов - все заявки, сделки и задачи в одном месте, без разрозненных таблиц.
• Прозрачность для руководителя - дашборд с актуальным состоянием каждого объекта в реальном времени.
• Стандартизация выезда на замер - автоматический чек-лист исключает пропуск шагов. Обычно клиенты замечают эффект уже в первые две недели.
• Контроль бригад без микроменеджмента - задачи ставятся и закрываются системно, руководитель получает уведомление только при отклонении от плана.
• История по каждому клиенту - звонки, документы, фото и переписка привязаны к карточке объекта.

Если компания только планирует первое внедрение, начните с обзорной статьи Битрикс24 для строительной компании: CRM с нуля за месяц.

Частые вопросы