Оптовый поставщик стройматериалов, работающий с застройщиками и подрядчиками, подключил ИИ-инструменты Битрикс24 к обработке входящих запросов: теперь позиции из писем и вложений попадают в карточку сделки без ручного переноса, а менеджер сразу занимается подбором и расчётом. Кейс композитный и анонимный, процентов результата мы не приводим - только то, что изменилось в работе.
Оптовая продажа стройматериалов идёт по устойчивой цепочке. Снабженец или прораб присылает запрос на подбор - письмом, файлом ведомости или фотографией рукописного списка. Менеджер разбирает позиции, считает, готовит коммерческое предложение. Предложение согласуется, затем идёт отгрузка и закрывающие документы. По крупному объекту отгрузки повторяются месяцами: стройка потребляет материал партиями на протяжении всего цикла работ.
В Битрикс24 это воронка сделок, карточка контрагента, каталог и счета. Хорошо настроенная CRM даёт менеджеру единое окно - от первого запроса до закрывающих документов. Подробнее о том, как устроена работа поставщика в системе, можно посмотреть в материале про Битрикс24 для дистрибьюторской компании.
Ручной перенос позиций из вложений. Запросы приходят в разных форматах: Excel-ведомость, PDF-спецификация, скан, а иногда - фотография рукописного списка от прораба. Менеджер открывал вложение и набивал строки вручную в карточку или отдельную таблицу. На крупный запрос с несколькими десятками позиций уходил час и более, прежде чем начинался сам подбор.
Скорость ответа решает больше цены. Пока запрос разбирают, клиент успевает получить ответ у конкурента. В опте это критично: снабженец отдаёт объём тому, кто ответил первым и дал внятное предложение, а не тому, кто предложит скидку через день.
Ошибки переноса всплывают на отгрузке. При ручном наборе строк часть позиций теряется или искажается: перепутаны единицы измерения, не та марка, пропущена строка. Спецификация уезжает клиенту с ошибкой, которую находят уже при отгрузке - и это создаёт спорные ситуации.
Карточка остаётся пустой после звонка. Когда клиент звонит, менеджер обсуждает объект, сроки поставки и условия, но фиксирует в CRM в лучшем случае пометку в комментарии. Объект, сроки и договорённости остаются в голове менеджера - недоступны руководителю и коллегам.
Повторные отгрузки - случайность. По объекту стройка потребляет материал партиями на протяжении месяцев, но менеджер вспоминает про клиента только когда тот звонит сам. Инициативного выхода на связь нет.
Контроль скрипта - выборка. Скрипт у менеджеров есть, но руководитель успевает выборочно прослушать около 10% разговоров. Остальные остаются без разбора.
Письмо от снабженца или прораба попадает в CRM через подключённую почту. BitrixGPT читает текст письма и выделяет суть запроса. Вложение - таблица, PDF или фотография списка - обрабатывает модель Vision: она распознаёт текст, включая сканы и снимки под разным освещением. Результат - строки в карточке сделки: наименование, количество, единица измерения, комментарий. Менеджер получает уже структурированный список и работает с ним: проверяет, правит, приступает к подбору.
О том, как устроено распознавание и сверка документов в Битрикс24 на уровне технической механики, подробнее рассказано в материале про распознавание и сверку документов на Вайбкоде.
Перенос ведомости в подбор - узкое место отрасли. Пока менеджер набивает строки, он не занимается работой, за которую ему платят: подбором аналогов, расчётом, переговорами. После того как ИИ берёт извлечение на себя, менеджер начинает с готового списка позиций и сразу занимается содержательной частью - сравнением, ценообразованием, поиском аналога под параметры объекта.
BitrixGPT расшифровывает запись разговора и заполняет поля карточки: объект, адрес, сроки поставки, условия, источник. Менеджер не тратит время на прослушивание и набор - он видит готовый текст расшифровки и резюме разговора. По данным вендора Битрикс24, расшифровка звонка и заполнение полей карточки происходит в 30 раз быстрее и в 24 раза дешевле ручного заполнения - это замер самого вендора, не показатель героя кейса.
Подробнее о возможностях BitrixGPT как ИИ-помощника в CRM - в отдельном материале.
По истории заказов модель анализирует, у каких клиентов подходит время очередной партии по объекту - с учётом типичного интервала отгрузок и объёма предыдущих поставок. Менеджер получает подсказку и выходит на связь первым, а не ждёт звонка. Это особенно важно для долгих объектов, где материал закупается поэтапно в течение нескольких месяцев. Подробнее о механике скоринга и предсказания сделок в Битрикс24.
Каждый разговор получает числовую оценку соответствия скрипту - в интерфейсе это выглядит как значение: 83%, 42%, 100%. Руководитель видит оценку рядом с записью и расшифровкой, не тратя время на прослушивание каждого звонка. Вместо выборки около 10%, которую реально успевает слушать один руководитель, в поле зрения оказываются все разговоры. Низкая оценка - сигнал разобрать звонок конкретно, а не в общем. Подробнее о механике AI-анализа звонков в Битрикс24.
После того как позиции из запроса извлечены и подбор выполнен, ИИ готовит черновик сопроводительного письма или структуру коммерческого предложения. Менеджер проверяет, правит формулировки под конкретного клиента и отправляет. Финальное решение - всегда за человеком: цены, условия и аналоги подтверждает менеджер.
Для удобного оформления смет и расчётов прямо в карточке сделки есть отдельный инструмент - калькулятор и смета в карточке сделки на Вайбкоде.
Руководитель отдела описал словами, какую аналитику хочет видеть: сколько запросов поступило, за какое время отвечают, по каким клиентам нет повторных отгрузок. На основе этого описания в Вайбкоде собрали небольшое приложение внутри портала - без привлечения разработчиков. Руководитель видит сводку прямо в Битрикс24, не собирая данные вручную из разных отчётов.
Письмо с вложением проходит путь от входящего обращения до структурированной карточки и подсказки по повторной отгрузке:
flowchart TD
MAIL[Письмо с файлом] --> CRM[Карточка сделки]
CALL[Звонок] --> CRM
CRM --> GPT[BitrixGPT]
CRM --> REP[Повторные отгрузки]
GPT --> R1[Позиции спецификации]
GPT --> R2[Поля сделки]
GPT --> R3[Оценка скрипта]
R1 --> MGR[Менеджер считает]
R2 --> MGR
R3 --> MGR
MGR --> KP[Предложение клиенту]
Ответ на запрос стал уходить быстрее. Менеджер начинает работу с готовым списком позиций, а не с переноса строк - значит, быстрее переходит к содержательной части: подбору аналогов, расчёту, согласованию условий.
Ошибок переноса стало меньше. Когда строки извлекает модель, а не набирает человек в конце рабочего дня, число опечаток и пропущенных позиций снижается. Спорных ситуаций на отгрузке, вызванных расхождением спецификации, стало меньше.
Карточка сделки перестала быть пустой. Объект, сроки поставки, условия и источник фиксируются по итогам звонка автоматически - руководитель и коллеги видят их без звонка менеджеру.
Повторные отгрузки перестали быть случайностью. Менеджер выходит на связь с подсказкой системы, а не ждёт, пока клиент вспомнит про очередную партию.
У руководителя появилась картина по всем разговорам, а не по выборке. Разборы звонков стали конкретными: понятно, какой менеджер и на каком этапе отклоняется от скрипта.
Кейс композитный - мы не приводим процентов и не называем конкретных показателей роста выручки или экономии.
Цену и наличие подтверждает менеджер. ИИ готовит черновик подбора, а не коммерческое предложение с финальными ценами. Он не знает актуальных остатков, не учитывает индивидуальных договорённостей по клиенту и не заменяет расчёт. Финальное КП всегда проходит через человека.
Плохой скан даёт ошибки. Извлечение позиций из размытой фотографии или скана, снятого под углом, даёт неполный результат: часть строк распознаётся, часть - нет. Проверка строк человеком обязательна и убирать её нельзя. Это не недостаток - это правильный процесс.
Подбор аналога - решение менеджера. ИИ может предложить вариант по параметрам, но неверный аналог в стройматериалах стоит дороже, чем время на проверку. Ответственность за соответствие технического решения объекту остаётся за специалистом.
Предсказание повторной отгрузки - подсказка, не факт. Модель работает на истории заказов. Если история неполная или клиент изменил объём работ, подсказка будет приблизительной.
Данные остаются в России. Модели работают на серверах в России, трансграничной передачи персональных данных нет.
Проверить на реальных данных. Взять двадцать запросов прошлого месяца и прогнать через инструмент извлечения позиций. Это честная проверка ещё до внедрения: станет понятно, как модель справляется с вашим конкретным форматом вложений.
Договориться о структуре карточки. Автозаполнению нечего заполнять, если поля не определены. До включения ИИ нужно зафиксировать: какие поля обязательны, как называются, что в них должно быть. Это касается объекта, сроков, условий поставки и источника.
Загрузить скрипт в речевую аналитику. Первую неделю смотреть оценки без выводов - просто привыкнуть к формату и проверить, насколько скрипт отражает реальный разговор. Потом скорректировать скрипт, если нужно.
Собрать историю отгрузок за год. Предсказание повторных отгрузок работает на истории. Если история в CRM неполная, начать с её переноса - иначе модели не на чем работать.
Проверить квоту и поставить прогоны на выгодные часы. Массовая обработка вложений расходует ИИ-квоту компании. В будни с 23:00 до 04:00 и в выходные с 17:00 до 07:00 по Москве квота расходуется вдвое медленнее - массовые прогоны выгоднее ставить на это время. Подробнее о том, как управлять расходом квоты - в материале про выгодные часы Вайбкод.
Начать с одного менеджера. Пилот на одном человеке, потом - на отдел. Это позволяет отработать процесс проверки строк, договориться о формате коммерческих предложений и настроить оценку разговоров до того, как система встанет в работу всего отдела.
Хотите так же? АС Проект - платиновый партнёр Битрикс24: подключаем и настраиваем ИИ-инструменты под процессы конкретной отрасли. Речевая аналитика и разбор звонков - отдельная услуга, обучение команды работе с ИИ - корпоративная программа, нетиповые сценарии собираем приложением на Вайбкоде.
Оставьте заявку - мы свяжемся с вами и проконсультируем.
Эксперт АС Проект свяжется в течение 60 минут.