Диджитал-агентство среднего размера перенесло управление проектами, учёт трудозатрат и работу с клиентами в Битрикс24 - и впервые получило возможность видеть рентабельность каждого клиента без ручных сводок в таблицах.
Диджитал-агентство с командой в несколько десятков человек вело несколько десятков активных клиентов одновременно. Задачи по проектам ставились в одном инструменте, общение с клиентами шло в мессенджерах, а часы фиксировались в отдельной системе - Jeffit. Руководство не могло получить единую картину: сколько часов потрачено на конкретного клиента, какова рентабельность проекта, не уходит ли команда в минус по трудозатратам.
Типичные проблемы до внедрения:
Задача внедрения - собрать всё в одном месте: клиентская база, воронки продаж, производственные процессы, учёт часов по проекту и аналитика для руководителя.
Работа началась с формирования технического задания. Бизнес-аналитик провёл серию интервью с командой, зафиксировал сценарии работы и согласовал архитектуру системы. На этом этапе важно было точно описать логику модуля учёта трудозатрат, чтобы он органично встроился в уже привычные процессы.
В разделе CRM настроены базовые сущности:
Воронка лидов охватывает ключевые статусы: новое обращение, взят в работу, назначена встреча, отправлено коммерческое предложение. На стадии пропущенного звонка настроен робот, который автоматически уведомляет клиента о том, что ему перезвонят.
Настроены две отдельные воронки - это разделение принципиально для агентства:
Воронка «Продажи» - ведёт сделку от первого контакта до подписания договора и оплаты. Стадии сформулированы как призыв к действию: «Обработать заявку», «Провести встречу», «Отправить КП», «Заключить договор», «Выставить счёт». На стадии успешного закрытия сделки автоматически создаётся запись в производственной воронке.
Воронка «Исполнение обязательств» - фиксирует всё, что происходит после подписания договора. Здесь отслеживается выполнение этапов, фиксируются корректировки, контролируются сроки. Руководитель видит количество корректировок и возвратов по каждому клиенту.
Подробнее о логике таких воронок - в статье про воронку проектных продаж в Битрикс24.
Для фиксации производственных процессов настроен журнал проектов на базе смарт-процессов. Каждый проект - отдельная карточка, к которой привязаны задачи, документы и история взаимодействий.
Отдельно спроектирован модуль «Биллинг»: сотрудник может внести трудозатраты по проекту без необходимости каждый раз открывать карточку самого проекта. Это снижает трение и повышает точность учёта. Из модуля формируется автоматический отчёт по трудозатратам в разрезе проекта.
Все расходы и предоплаты фиксируются в карточках проектов - это даёт возможность анализировать рентабельность на уровне каждого клиента. Генерация документов (сметы, счета) настроена автоматически через шаблоны документов в Битрикс24.
О том, как смарт-процессы справляются с управлением портфелем проектов, подробно рассказано в кейсе проектной компании.
Вся история взаимодействий с клиентами теперь хранится в CRM: звонки, письма, переписка в мессенджерах. Подключены WhatsApp и корпоративная почта. IP-телефония интегрирована для автоматической записи звонков и привязки их к карточкам клиентов.
Настроены автоматические напоминания клиентам о предстоящих работах и неоплаченных счетах.
Заявка от нового клиента попадает в воронку лидов, квалифицируется менеджером и конвертируется в сделку. Система автоматически создаёт карточку компании и контакта, ставит задачи на следующие шаги.
После подписания договора сделка автоматически переходит в воронку исполнения. Параллельно создаётся проектная карточка, к которой привязываются задачи и учёт часов. Сотрудники фиксируют трудозатраты через модуль биллинга - без лишних переходов по системе.
Руководитель в режиме реального времени видит: загрузку команды по проектам, статус выполнения обязательств, отчёт по трудозатратам и финансовое состояние каждого проекта.
Процесс от обращения клиента до закрытия проекта выглядит так: входящий лид проходит квалификацию, переходит в продажи, после оплаты запускается производственная воронка, сотрудники фиксируют часы в модуле биллинга, руководитель получает аналитику по рентабельности.
flowchart LR
LID[Лид - входящее обращение] --> KVAL[Квалификация]
KVAL --> PROD[Воронка Продажи]
PROD --> DOGOVOR[Договор и оплата]
DOGOVOR --> ISPOLN[Воронка Исполнения]
ISPOLN --> PROEKT[Карточка проекта]
PROEKT --> BILLING[Модуль Биллинг - учёт часов]
BILLING --> REPORT[Отчёт по рентабельности]
Об учёте рабочего времени в Битрикс24 подробно написано в отдельном материале - там же описаны табель и отчёты по сотрудникам.
После внедрения руководство агентства получило несколько ключевых срезов аналитики:
| Срез | Что даёт |
|---|---|
| Трудозатраты по проекту | Видно, сколько часов потрачено vs запланировано |
| Финансы по клиенту | Рентабельность в разрезе каждого заказчика |
| Загрузка команды | Кто перегружен, у кого есть ресурс |
| Эффективность воронки | Конверсия на каждом этапе продаж |
| Просроченные задачи | Оперативный контроль исполнения |
Отчёты формируются автоматически и доступны без обращения к аналитику или ручных выгрузок. Подробнее о настройке KPI отдела продаж в Битрикс24 - в соответствующем материале.
Перечислять проценты роста без реальных замеров - нечестно. По опыту подобных внедрений в агентствах, качественный эффект выглядит так:
Отдельно важен момент с биллингом: агентства часто обнаруживают, что по ряду клиентов работали в минус - часов тратилось больше, чем выставлялось в счёт. Система учёта трудозатрат делает этот дисбаланс видимым.
Если вы руководите рекламным или диджитал-агентством и хотите навести порядок в проектах и биллинге, разумная последовательность такая:
Хотите обсудить, как это выглядело бы для вашего агентства? Напишите нам: sales@acp-24.ru или позвоните: +7 495 414-48-49. АС Проект - платиновый партнёр Битрикс24, занимаемся внедрениями для агентств и сервисных компаний.
Подробнее о возможностях системы читайте в статье Битрикс24 для рекламного агентства.
Оставьте заявку - мы свяжемся с вами и проконсультируем.
Эксперт АС Проект свяжется в течение 60 минут.