Битрикс24 позволяет тендерному отделу вести весь цикл участия в закупках в одной системе: от регистрации найденной закупки до закрывающих документов по контракту - с жёсткими дедлайнами, задачами на каждый этап и аналитикой причин проигрыша.
В классических продажах сделка движется по воронке в темпе, который отчасти контролирует менеджер. В тендерных продажах ритм задаёт заказчик: дата окончания подачи заявки, дата торгов, дата подведения итогов - всё это жёсткие внешние дедлайны. Пропустить срок подачи означает потерять сделку без какого-либо шанса на восстановление.
Из этого вытекает несколько требований к CRM, которых нет в стандартной воронке:
Универсальная CRM без настройки под тендерную специфику превращается в дорогой блокнот: даты теряются в полях произвольного типа, задачи не создаются автоматически, а аналитика показывает только "победили / проиграли" без расшифровки.
Отдельная тема - закупки для собственных нужд компании. Это задача отдела снабжения, которая решается иначе: подробнее читайте в статье об автоматизации отдела снабжения в Битрикс24.
В Битрикс24 работа с тендером разбита на два самостоятельных направления в сделках.
Тендерная воронка охватывает путь от момента интереса к закупке до победы или поражения. Этапы: "Новый тендер" - "Тендер подтверждён" - "Тендер в работе" - "5 дней до торгов" - "День торгов" - "Сделка провалена" / "Сделка успешна".
Воронка исполнения контракта стартует после победы и ведёт от подписания до закрывающих документов. Этапы: "Контракт" - "Исполнение" - "Отгрузка / Сдача работ" - "Акты" - "Сделка провалена" / "Сделка успешна".
Такое разделение принципиально: задачи, роботы и поля у этих двух процессов совершенно разные, и смешивать их в одной воронке нецелесообразно.
Тендер проходит путь от появления извещения до закрытых актов по контракту:
flowchart TD
A[Найдена закупка] --> B[Решение об участии]
B -->|Участвуем| C[Подача заявки]
B -->|Нет| Z[Завершён]
C --> D[Заявка подана]
D -->|Переторжка| E[Новая цена]
E --> D
D --> F{Итоги}
F -->|Победили| G[Договор и обеспечение]
F -->|Проиграли| Z
G --> H[Исполнение контракта]
H --> I[Отгрузка и сдача]
I --> J[Акты, закрыто]
Карточка тендера в Битрикс24 содержит набор специализированных полей, которых нет в стандартной карточке сделки. Часть из них заполняется вручную или через браузерное расширение при загрузке с сайта zakupki.gov.ru, часть рассчитывается автоматически.
| Группа полей | Поля |
|---|---|
| Финансы | Сумма тендера, НМЦК, Себестоимость, Прибыль, Маржа % (авторасчёт) |
| Предмет и тип | Наименование объекта закупки, Тип закупки (аукцион / конкурс / запрос предложений / запрос котировок / конкурентные переговоры), Федеральный закон (44-ФЗ / 223-ФЗ / другой) |
| Площадка | Электронная площадка, Ссылка на тендерную площадку (кликабельная), Регион |
| Обеспечение | Обеспечение заявки и его тип, Обеспечение контракта и его тип (денежные средства / банковская гарантия / опыт исполненных контрактов / не требуется) |
| Сроки | Дата публикации, Дата и время окончания подачи заявки, Дата подведения итогов, Дата подписания контракта, Срок исполнения контракта |
| Результат | Переторжка (да / нет), Итоги тендера (победили / отменён / нет обратной связи / проиграли по цене / проиграли по опыту / проиграли - причина в комментариях) |
| Договор | Способ обеспечения договора, Договор заключён (да / нет - причина), Срок действия договора |
| Документы | Множественное поле для прикрепления файлов (расчёт, смета, комплект заявки, сканы) |
При добавлении нового тендера робот автоматически создаёт папку для документов и прикрепляет ссылку на неё прямо в карточку. Это исключает хранение файлов "где попало" - всё, что относится к конкретной закупке, лежит в одном месте.
О том, как настраивать пользовательские поля под отраслевую специфику, читайте в статье про пользовательские поля в Битрикс24.
После того как закупка зарегистрирована в системе, тендерный отдел создаёт задачу "Решение об участии" на руководителя направления. Срок задачи - 5 часов. Руководитель выбирает один из вариантов из выпадающего списка:
Если ответ "Участвуем" - задача закрывается, карточка автоматически переходит на следующий этап, и система создаёт две новые задачи параллельно:
Задача 2 "Подача цены / неценовых критериев" (срок 3 дня) - руководитель направления направляет заполненную форму КП и при необходимости дополнительную информацию (например, сведения о персонале). Параллельно робот ставит задачу на подготовку сметы.
Задача 3 "Анализ проекта договора" (срок 2 дня) - юридический отдел оценивает риски по проекту договора и фиксирует замечания в комментариях. Задача создаётся, если проект договора уже приложен к извещению.
Такая схема обеспечивает параллельную работу коммерческого и юридического блоков без потери времени - пока считается цена, юристы уже смотрят договор.
Пропущенный срок подачи заявки нельзя компенсировать никакими переговорами с заказчиком - система электронной площадки просто не примет документы после дедлайна. Поэтому именно здесь автоматизация даёт максимальный эффект.
Роботы в тендерной воронке отслеживают дату и время окончания подачи заявки и отправляют уведомление ответственному за 1 день до срока. Для торгов система срабатывает трижды: за 1 день, за 1 час и за 15 минут. Бизнес-процесс дополнительно добавляет дату и время аукциона в календарь компании и личный календарь ответственного.
После подачи заявка переходит в статус ожидания итогов. Здесь создаётся задача "Итоги тендера" с циклом контроля раз в 2 недели: тендерный отдел уточняет у заказчика статус торгов и фиксирует ответ в комментариях или выбирает итог из списка.
Переторжка - отдельный этап. Если заказчик объявляет переторжку, тендерный отдел проставляет признак в карточке (поле "Переторжка": да), карточка автоматически переходит на этап "Переторжка", и создаётся задача 5 со сроком 1 день. Руководитель направления даёт новую цену, после чего карточка вручную возвращается на этап "Заявка подана".
При победе в тендере карточка автоматически переходит на этап "Заключение и обеспечение договора". Система создаёт две параллельные задачи:
Задача 6 "Внесение обеспечения договора" (срок 5 дней) - если обеспечение требуется, тендерный отдел выбирает способ (банковская гарантия или денежные средства) и прикрепляет подтверждающий документ: платёжное поручение или скан банковской гарантии.
Задача 7 "Заключение договора" (срок 10 дней) - руководитель направления заключает договор с заказчиком. Юридический отдел входит в наблюдатели. Задача считается закрытой только после того, как к ней прикреплён обоюдно подписанный договор и указан срок его действия.
После закрытия этих задач тендер автоматически перемещается в воронку исполнения контракта, где ведётся контроль этапов выполнения, отгрузок и актов. Документация, история переписки и все решения по закупке остаются в исходной карточке - ничего не теряется.
Для многоуровневого согласования договоров внутри компании можно настроить отдельный маршрут согласования, который запускается параллельно с задачей для юристов.
Проигранный тендер - это не мусор в воронке, а данные. Именно из них строится понимание конкурентной ситуации и корректируется стратегия участия.
Система позволяет накапливать и анализировать статистику в разрезе нескольких срезов:
Результаты торгов - в количественном и процентном выражении по категориям:
Причины неучастия - отдельная статистика, позволяющая видеть, сколько закупок отсеивается на входе и по каким основаниям (НМЦК, опыт, профиль, МТР).
Причины проигрыша - в том числе с ценой конкурента, если она известна из протокола. "Проиграли по цене" накапливается в срезе по площадкам и заказчикам, что даёт руководителю данные для следующей заявки.
Эффективность по площадкам - поле "Электронная площадка" позволяет в отчёте сравнить конверсию по Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, ЭТП ГПБ и другим площадкам. Без этого поля невозможно понять, где компания выигрывает чаще и куда стоит направлять ресурсы.
Подробнее о построении отчётов для руководителя - в статье про отчёты Битрикс24, без которых руководитель теряет деньги.
Битрикс24 не имеет встроенного парсера ЕИС - это важно учитывать при планировании внедрения. Закупки вносятся в систему несколькими способами:
Ручной ввод - тендерный специалист заполняет карточку самостоятельно по данным с площадки. Подходит для небольшого потока закупок, когда важна высокая степень отбора.
Браузерное расширение - на маркетплейсе Битрикс24 есть приложения (например, "Закупки.Клик"), которые добавляют кнопку загрузки прямо на сайт zakupki.gov.ru. Нажатие одной кнопки создаёт сделку в Битрикс24 с заполненными полями: номер тендера, НМЦК, объект закупки, сроки, ссылка. Работает как для 44-ФЗ, так и для 223-ФЗ. Приложение автоматически проверяет дубли: компании - по ИНН, контакты - по почте и телефону.
Интеграция через API или смарт-процессы - для компаний с большим потоком закупок возможна более глубокая доработка: автоматический импорт из сторонних систем мониторинга тендеров. Это реализуется как кастомная доработка.
О возможностях смарт-процессов для нестандартных сценариев учёта читайте в отдельной статье.
Для компаний, которые участвуют в закупках для государственных заказчиков с требованиями по защите данных, актуальна коробочная версия Битрикс24 с сертификацией ФСТЭК. Подробнее - в статье про сертифицированный ФСТЭК Битрикс24.
Типовой порядок настройки тендерного модуля в Битрикс24:
Производственные и строительные компании, которые активно участвуют в тендерах, часто совмещают настройку тендерной воронки с общей автоматизацией продаж. Примеры подхода - в статье про Битрикс24 для строительной компании и в кейсе завода металлоконструкций с B2B-воронкой и тендерами.
Для уточнения состава работ и стоимости внедрения напишите на sales@acp-24.ru или позвоните +7 495 414-48-49. АС Проект - платиновый партнёр Битрикс24.
Оставьте заявку - мы свяжемся с вами и проконсультируем.
Эксперт АС Проект свяжется в течение 60 минут.