Кейс: федеральная франшиза развернула единый Битрикс24 на 30+ партнёров

Контекст: что было до внедрения

Федеральная франчайзинговая сеть к моменту обращения к нам насчитывала более 30 партнёрских точек в нескольких регионах - включая разные юрисдикции (Россия, а также точки в СНГ). Каждый франчайзи вёл учёт клиентов и сделок по-своему: кто-то в таблицах, кто-то в локальных CRM, кто-то вообще без системы.

Управляющая компания сталкивалась с типичным набором проблем:

• невозможно получить сводную картину по продажам сети в реальном времени,
• стандарты обработки заявок не соблюдаются - у каждого партнёра своя воронка,
• база знаний (регламенты, скрипты, шаблоны документов) хранится в разных местах и устаревает,
• права доступа не разграничены: партнёр теоретически мог видеть данные соседней точки,
• онбординг новых франчайзи занимал недели из-за отсутствия единой системы обучения.

Запрос к АС Проект звучал так: один портал для всей сети, где управляющая компания видит всё, а каждый франчайзи - только своё.

Архитектура решения: один портал, разные уровни доступа

Принципиальное решение - не создавать отдельный Битрикс24 для каждого партнёра, а развернуть единый портал с ролевой моделью доступа. Такой подход позволяет управляющей компании видеть сводную аналитику, тиражировать стандарты и централизованно управлять базой знаний.

Поток данных от обращения клиента до сводного отчёта управляющей компании выглядит так: лид поступает в единую воронку, маршрутизируется по региону и типу продукта, обрабатывается франчайзи в его изолированном пространстве, а управляющая компания видит всю картину целиком.

flowchart TD
    LEAD[Входящий лид] --> ROUTE{Маршрутизация\nпо региону / типу}
    ROUTE --> F1[Франчайзи - Регион 1]
    ROUTE --> F2[Франчайзи - Регион 2]
    ROUTE --> F3[Франчайзи - СНГ]
    F1 --> CRM[Единая CRM\nБитрикс24]
    F2 --> CRM
    F3 --> CRM
    CRM --> UK[Управляющая компания\nСводная аналитика и контроль]

Для реализации использовали:

• Ролевую модель доступа - сотрудники и франчайзи видят только свои сделки, контакты и лиды; управляющая компания - всю информацию по сети.
• Разделение по регионам - настроены отдельные группы пользователей для каждого региона присутствия, с учётом локальных требований к документам и реквизитам.
• Единую воронку лидов с маршрутизацией по региону и типу продукта - квалификация лидов проходит через сделки.

Подробнее об архитектуре прав в сети партнёров читайте в материале Битрикс24 для франшизы: учёт партнёров, заявки и отчётность сети.

Что настроили: конкретные инструменты

CRM и воронки

Настроена единая воронка обработки лидов с маршрутизацией по региону и типу продукта. Карточки сделок содержат поля, обязательные для заполнения на каждом этапе - это обеспечивает единый стандарт работы вне зависимости от конкретного франчайзи.

Автоматизация включает роботов и бизнес-процессы: автоматические задачи менеджеру при переходе сделки на новый этап, напоминания при просроченных стадиях, уведомления управляющей компании при критических событиях.

База знаний и обучение

Регламенты, скрипты продаж, видеоинструкции и шаблоны документов перенесены в корпоративную базу знаний Битрикс24 и структурированы по разделам. Доступ для каждого франчайзи открыт только к релевантным материалам.

При необходимости контент импортировался из текущих систем с последующей структуризацией в новом разделе.

Шаблоны документов

Созданы индивидуальные шаблоны счетов, договоров и коммерческих предложений с учётом локальных требований к реквизитам - отдельно для российских юридических лиц и для партнёров из СНГ. Это устраняет ситуацию, когда каждый франчайзи изобретает свой вариант документа. Подробнее об автогенерации документов - в статье Шаблоны документов в Битрикс24: автогенерация КП, счётов и договоров.

Права доступа и роли

Настроена ролевая модель:

Как теперь устроен процесс

После запуска системы типовой цикл работы с лидом выглядит так:

1. Заявка поступает из любого канала (сайт, звонок, мессенджер) и автоматически создаёт лид в единой воронке.
2. Система маршрутизирует лид на ответственного менеджера нужной точки по региону и типу продукта.
3. Менеджер франчайзи обрабатывает сделку в своём пространстве - по единому стандарту, с обязательными полями и автоматическими напоминаниями.
4. На каждом этапе воронки роботы создают задачи, отправляют уведомления или запускают бизнес-процессы.
5. Управляющая компания в любой момент открывает сводный дашборд и видит состояние всей сети: количество лидов, конверсию по точкам, просроченные сделки.

Новый франчайзи, подключаясь к сети, сразу получает доступ к базе знаний, настроенной воронке и шаблонам документов - без необходимости что-то создавать с нуля.

Об инструментах сводной отчётности, которые использует управляющая компания, подробнее - в материале Отчёты и дашборды в Битрикс24: 5 базовых срезов для отдела продаж, а о принципах, без которых руководитель теряет деньги - в Отчёты Битрикс24, без которых руководитель теряет деньги.

Архитектурный выбор: облако vs коробка

Для данного проекта рассматривались оба варианта. По нашему опыту, для сетей с большим числом партнёров и необходимостью тонкой настройки прав коробочная версия предпочтительнее: она даёт больше гибкости при разграничении данных между юридически независимыми партнёрами и не ограничена лимитами облачного тарифа.

Облачный тариф Энтерпрайз Холдинг закрывает задачи холдинговых структур с едиными сотрудниками, но для классической франшизы, где каждый франчайзи - отдельное юридическое лицо со своими сотрудниками, нередко удобнее конструкция на основе коробки с филиальной структурой.

Филиальная сеть Битрикс24 позволяет объединить несколько порталов в единую структуру: главный портал на тарифе Энтерпрайз выступает головным, к нему подключаются филиальные Битрикс24 с любым коммерческим тарифом. При этом каждый филиал сохраняет отдельную структуру компании, CRM и инструменты - переключение между ними происходит через специальный виджет.

Смотрите также: Многосайтовость в Битрикс24: один портал на несколько брендов и воронок - там разобраны смежные сценарии.

Что получила сеть в итоге

После запуска системы управляющая компания и партнёры получили качественные изменения в работе:

• Единый стандарт обработки заявок по всей сети - независимо от того, в каком регионе работает точка.
• Прозрачность в реальном времени - управляющая компания видит состояние сделок по каждой точке без запроса отчётов вручную.
• Ускоренный ввод новых франчайзи - база знаний, воронка и шаблоны готовы, новый партнёр начинает работать по стандарту с первого дня.
• Изоляция данных - каждый франчайзи работает только со своей базой клиентов, нет риска утечки данных между точками.
• Единые шаблоны документов с учётом локальных реквизитов устраняют ошибки в счетах и договорах.

Сравнимый кейс из смежной области - автоматизация работы с дилерской сетью - разобран в материале Кейс: дистрибьютор автоматизировал работу с дилерской сетью через Битрикс24.

С чего начать похожей компании

Если вы управляете франшизной сетью и думаете о внедрении единой CRM, рекомендуем следующий порядок шагов:

1. Аудит текущих процессов - зафиксируйте, как сейчас каждая точка обрабатывает заявки и ведёт клиентов. Расхождения между точками - это и есть ваш список требований к системе.
2. Проектирование ролевой модели - определите, кто что должен видеть: менеджер точки, руководитель точки, региональный куратор, управляющая компания.
3. Выбор архитектуры - единый портал с разграничением прав или филиальная сеть. Это зависит от числа партнёров, юрисдикций и требований к изоляции данных.
4. Подготовка базы знаний - соберите актуальные регламенты, скрипты и шаблоны до начала настройки CRM, иначе перенос затянется.
5. Пилот на 2-3 точках - запустите систему на небольшой группе, соберите обратную связь, скорректируйте и тиражируйте на всю сеть.

Если хотите обсудить ваш случай - напишите нам на sales@acp-24.ru или позвоните по номеру +7 495 414-48-49. АС Проект - платиновый партнёр Битрикс24, специализируемся на внедрениях для сетевых структур.

Частые вопросы