Кейс: завод металлоконструкций - B2B-воронка, тендеры и дилерская сеть в Битрикс24

С чего всё начиналось: хаос в длинном цикле

Региональный производитель металлоконструкций - фермы, каркасы, ограждения, закладные, изделия на заказ - столкнулся с классической проблемой B2B-завода с длинным циклом сделки: заявки поступали из пяти-шести каналов одновременно, но единой точки сбора не было.

Типичная картина до внедрения:

• Заявки с сайта, звонки по телефонии, письма на почту, запросы из 2ГИС и тендерных площадок существовали в разных «мирах» и часть из них просто терялась.
• КП и спецификации считались вручную в Excel - на каждый расчёт уходили часы, версии документов расходились.
• Тендеры вели в таблицах: дедлайны по подаче заявок регулярно срывались, документы собирались в последний момент.
• Дилеры и торговые представители работали по своим каналам без какого-либо учёта в системе.
• Руководитель не видел воронку и не понимал, какие каналы привлечения реально окупаются.

Цикл сделки - от первого контакта до подписания договора - занимал недели, а иногда и месяцы. При такой длине цикла отсутствие системы равносильно потере выручки.

Задачи, которые ставились на старте

Перед внедрением были зафиксированы четыре ключевые задачи:

1. Собрать все входящие заявки в одно окно - телефония, сайт, почта, мессенджеры, тендерные площадки.
2. Выстроить воронку проектных продаж с этапами, ответственными и контролем дедлайнов - от первого контакта до передачи в производство.
3. Автоматизировать тендерный процесс - мониторинг, оценка, подготовка пакета документов, контроль сроков.
4. Подключить дилерскую сеть к единой CRM - разделить «свои» сделки и сделки, пришедшие через партнёров, с корректной аналитикой по каждому каналу.

Блок 1. Воронка проектных продаж

Основная воронка строилась под длинный цикл: от первого обращения до момента, когда заказ уходит в цех. Подробнее о логике таких воронок - в статье про воронку проектных продаж в Битрикс24.

Этапы воронки «Проектные продажи»:

На каждом этапе - автоматические задачи ответственным, напоминания при приближении дедлайна и уведомления руководителю при «зависании» карточки. Карточка сделки содержит всю историю переписки, звонков и версий документов в одном месте.

Сквозной поток от входящего обращения до передачи заказа в производство. Лид из любого канала попадает в Битрикс24, проходит квалификацию и движется по стадиям воронки; тендерные заявки идут по отдельному смарт-процессу, дилерские сделки - через партнёрскую воронку.

flowchart TD
    A[Сайт / Телефония / Почта / Мессенджеры / Тендер] --> B[Воронка лидов\nКвалификация]
    B --> C{Тип сделки}
    C -->|Прямой клиент| D[Воронка проектных продаж\nРасчёт → КП → Договор]
    C -->|Тендер| E[Смарт-процесс «Тендеры»\nПодготовка → Подача → Итоги]
    C -->|Через дилера| F[Партнёрская воронка\nУчёт дилерских сделок]
    D --> G[Передача в производство]
    E --> G
    F --> G

Блок 2. Смарт-процесс «Тендеры»

Тендерная работа принципиально отличается от обычных продаж: здесь критичны точные дедлайны, пакет документов и контроль финансового обеспечения. Для этого настраивается изолированный смарт-процесс со своими стадиями и ролевой моделью.

Стадии смарт-процесса «Тендеры»:

• Мониторинг площадки - фиксация найденного тендера, ссылка на площадку, номер извещения.
• Оценка целесообразности - расчёт себестоимости, начальной максимальной цены контракта (НМЦК), маржи; решение об участии.
• Согласование у руководителя - маршрут согласования, фиксация допустимого порога снижения стоимости.
• Подготовка заявки - сбор пакета документов, проверка наличия средств на спецсчёте, оплата обеспечения заявки.
• Подача заявки - контроль срока подачи, автоматическое напоминание за 48 и 24 часа до дедлайна.
• Торги - серия уведомлений о ходе торгов, своевременные корректировки ставки.
• Ожидание итогов - автоматическая постановка задачи на проверку результата.
• Победа → Исполнение контракта - при победе смарт-процесс связывается с основной воронкой, создаётся сделка «Исполнение контракта» с этапами: подписание, производство/поставка, отгрузка, акты, оплата.

Неуспешные исходы фиксируются отдельно: «Проиграли», «Не участвовали», «Не интересно» - с обязательным указанием причины. Это позволяет анализировать, на каких площадках и типах закупок завод конкурентоспособен.

В карточке тендерной сделки заводятся пользовательские поля: федеральный закон, ссылка на тендер, размер обеспечения, условия оплаты, дата подачи, дата подведения итогов, процент снижения НМЦК и другие параметры - всё в одной карточке без лишних таблиц.

Блок 3. Омниканальный сбор заявок

Ключевая проблема до внедрения - заявки из разных каналов не попадали в единую систему. Решение: все источники подключаются к Битрикс24 и создают лид автоматически.

Подключённые каналы:

• Телефония (например, Мегафон или другой провайдер) - входящий и исходящий звонок автоматически создаёт лид, запись разговора фиксируется в карточке контрагента.
• Формы на сайте - до 5 форм обратной связи интегрируются напрямую с воронкой лидов.
• Почтовые ящики - входящие письма создают лиды или привязываются к существующим карточкам.
• Мессенджеры (WhatsApp, Telegram, ВКонтакте) - через открытые линии Битрикс24 все сообщения попадают в единое окно менеджера.

После того как лид квалифицирован как целевой, система автоматически создаёт связанные карточки: контакт + компания + сделка в нужной воронке. Источник лида фиксируется и сохраняется на всём пути сделки - это основа для сквозной аналитики.

Блок 4. Дилерская и агентская сеть

Дилеры и торговые представители генерируют отдельный поток заявок, который нужно учитывать обособленно - чтобы не смешивать с прямыми продажами и корректно считать KPI каждого партнёра. Схожая логика описана в кейсе дистрибьютора, автоматизировавшего работу с дилерской сетью.

Как это реализовано:

• Для дилерских сделок настроена отдельная воронка (или тег внутри основной) - с признаком «источник: дилер» и указанием конкретного партнёра.
• Каждый дилер привязан к своему контрагенту в базе CRM; все его сделки видны в карточке партнёра.
• Руководитель в любой момент видит срез: сколько сделок принёс каждый дилер, на какой стадии они находятся, какова конверсия по каждому партнёру.
• Распределение лидов между менеджерами и дилерскими каналами настраивается по правилам - по географии, типу продукции или нагрузке.

Это устраняет главную проблему дилерской сети - непрозрачность: завод понимает, кто из партнёров реально работает, а кто только числится.

Блок 5. Автогенерация КП, спецификаций и договоров

Ручной расчёт КП в Excel - одно из главных узких мест в проектных продажах металлоконструкций. Каждый запрос уникален: разные конфигурации, объёмы, сроки, условия доставки. При этом структура документа повторяется.

Решение - шаблоны документов в Битрикс24: менеджер заполняет поля в карточке сделки, система автоматически подставляет переменные (наименование, объём, цена, реквизиты, сроки) и формирует готовый Word/PDF.

Что автоматизируется:

• Коммерческое предложение с позициями из каталога и пользовательскими полями сделки.
• Спецификация к договору - с привязкой к техническим параметрам заказа.
• Договор поставки / подряда - по корпоративному шаблону с автоподстановкой реквизитов контрагента.

После создания документ уходит на согласование по маршруту (юрист → коммерческий директор → подпись) без лишних пересылок по почте.

Блок 6. Сквозная аналитика и контроль источников

Длинный цикл сделки делает сквозную аналитику особенно важной: рекламный бюджет тратится сегодня, а результат виден через месяц-два. Без связки «источник лида → сделка → договор» невозможно понять, какой канал реально окупается.

Что отслеживается:

• Источник каждого лида (UTM-метки с сайта, канал телефонии, мессенджер, тендерная площадка, дилер).
• Стоимость лида по каждому каналу.
• Конверсия «лид → квалифицированный лид → КП → договор» в разрезе менеджеров и источников.
• Средний цикл сделки по типам продукции и клиентов.
• Тендерная аналитика: процент побед, средний процент снижения НМЦК, ROI участия.

Подробнее о настройке сквозной аналитики - в отдельной статье. Дашборды позволяют руководителю видеть актуальную картину без ручных выгрузок.

Что изменилось после внедрения

По нашему опыту с B2B-производителями с длинным циклом сделки внедрение такой системы даёт следующие качественные изменения:

• Заявки перестают теряться - все входящие обращения фиксируются автоматически вне зависимости от канала.
• Воронка становится управляемой - руководитель видит, сколько сделок на каждом этапе, где они «зависли» и почему.
• Тендерные дедлайны не срываются - система напоминает о каждом шаге заблаговременно, пакет документов готовится без авральных ночных собраний.
• Дилеры работают прозрачно - завод видит реальный вклад каждого партнёра и может принимать обоснованные решения о развитии сети.
• Понятен ROI каналов - руководство знает, куда направлять маркетинговый бюджет, а не распыляет его по интуиции.
• Документооборот ускоряется - КП и договор формируются за минуты, а не часы; согласование идёт по чёткому маршруту.

Если вы узнали в описании свою ситуацию - напишите нам на info@acp-24.ru, обсудим, с чего начать.

Частые вопросы