Маршруты согласования документов в Битрикс24: многоуровневые цепочки

Что такое маршрут согласования в Битрикс24

Бизнес-процесс согласования - это цепочка задач, которую система запускает сама: по нажатию кнопки или при изменении поля в карточке. Каждый шаг назначается конкретному участнику. Тот выносит решение, при желании оставляет комментарий - и документ двигается дальше. Система фиксирует всё: дату начала, промежуточные статусы, итоговую версию файла.

При запуске процесса инициатор заполняет параметры документа - дату, номер, сумму и другие реквизиты. Участники на каждом этапе видят актуальный пакет файлов и историю предыдущих решений.

Чаще всего маршруты настраиваются для:

• договоров и допсоглашений с контрагентами;
• спецификаций и приложений к договорам;
• служебных записок;
• счетов на оплату выше определённого порога.

О том, как устроен базовый бизнес-процесс согласования договора, - в статье «Согласование договоров в Битрикс24: рабочий бизнес-процесс».

Архитектура многоуровневого маршрута

По нашей практике, типовой маршрут складывается из трёх элементов: последовательных этапов, параллельных веток и условных развилок.

flowchart TD
    INIT[Инициатор загружает документ] --> PARAMS[Заполнение параметров: дата, номер, сумма]
    PARAMS --> COND{Условие: тип/сумма документа}
    COND -- Ветка A --> SEQ1[Согласующий 1]
    SEQ1 --> SEQ2[Согласующий 2]
    SEQ2 --> SEQ3[Согласующий 3]
    COND -- Ветка B --> PAR1[Согласующий по технике]
    PAR1 --> SEQ2
    SEQ3 --> RESULT{Итог}
    RESULT -- Согласован --> ARCHIVE[Статус: Согласован, реестр]
    RESULT -- Не согласован --> RETURN[Возврат на инициатора для корректировки]
    RETURN --> INIT

Последовательные этапы

Документ идёт от одного согласующего к следующему строго по очереди. Стандартная схема для договоров, где нужно визирование: сначала юрист, потом финансовый директор, потом генеральный.

Параллельные этапы

Несколько согласующих получают задачу одновременно - когда их экспертизы независимы друг от друга. Например, юрист и технический специалист вполне могут проверять договор параллельно, не ожидая друг друга. В типовом проекте - до 3 параллельных этапов на маршрут.

Условные развилки

Маршрут разветвляется по принципу «если - то»: счёт до определённой суммы уходит только к руководителю отдела, счёт выше порога - ещё и к финансовому директору. В стандартной конфигурации предусмотрено до 2 развилок на маршрут.

Параметры и ограничения типового проекта

Эти параметры фиксируются при согласовании технического задания. Выход за их границы - обсуждается отдельно и настраивается, если не требует больших трудозатрат.

Ветка возврата на инициатора - стандартный механизм: документ уходит на доработку, потом запускается новый процесс согласования. История при этом не теряется.

Реестр согласований: где хранятся статусы

Каждый запущенный бизнес-процесс создаёт запись в реестре - универсальном списке или смарт-процессе. В реестре всегда можно найти нужный документ, посмотреть текущий статус и поднять историю движения.

Типовой набор полей:

Для служебных записок с переменным составом согласующих поля «Согласующий 1-5» инициатор заполняет вручную при выборе вида «Прочие СЗ» - дальше система сама подхватывает их в маршрут.

Типы документов: один реестр или несколько

Это решается под конкретный проект. Мы видим, что в крупных внедрениях удобнее разносить реестры по маршрутам - тогда поиск и фильтрация не засоряются лишними полями.

Примеры маршрутов, которые реализуются в рамках одного проекта:

• Договоры и доп. соглашения - с разбивкой по видам: купля-продажа, аренда, услуги, прочие коммерческие и некоммерческие.
• Спецификации - отдельный процесс или ветка внутри договорного маршрута.
• Служебные записки - с фиксированными видами (списание, выставление документов без оснований и др.) и свободным видом «Прочие СЗ».
• Счета на оплату - с условной развилкой по сумме и наличию технического согласующего.

Если процессов много - рекомендуем сначала пройти аудит портала: это помогает расставить приоритеты и не плодить дублирующуюся логику.

Уведомления и контроль сроков

Уведомление согласующего - обязательная часть любого маршрута. Битрикс24 поддерживает несколько каналов: задача в системе, уведомление в ленте, письмо на корпоративную почту. Подходящий инструмент выбирается на этапе бизнес-аналитики.

Контроль просрочки настраивается через роботов: если согласующий не ответил в срок, система отправляет повторное напоминание или эскалирует задачу руководителю.

Для внешних участников - например, когда контрагент согласует заявку на расход - применяется мини-сайт. Это внешняя страница с формой, ссылка на которую уходит письмом автоматически. Участник согласует или отклоняет документ без доступа к порталу.

Связь с другими процессами Битрикс24

Согласование редко живёт само по себе. Типовые точки интеграции внутри портала:

• Сделки CRM - договор привязывается к карточке сделки; при переходе на стадию «Договор подписан» данные могут передаваться в 1С. Подробнее: «Интеграция Битрикс24 и 1С».
• Смарт-процессы - реестр договоров, приложений и исполнительной документации ведётся параллельно с процессами согласования. О возможностях - в статье «Смарт-процессы Битрикс24: когда они заменяют CRM, а когда нет».
• Отдел снабжения - цепочки согласования заявок на закупку и оплату встраиваются в общий контур. Подробнее: «Автоматизация отдела снабжения в Битрикс24».
• КЭДО - электронное подписание документов после согласования. Детали: «КЭДО в Битрикс24: пошаговый план внедрения за 30 дней».

Сроки и стоимость настройки

Настройка бизнес-процессов согласования - отдельный этап проекта внедрения. По нашему опыту:

• Базовый пакет (до 3 бизнес-процессов, до 5 участников в каждом, последовательные и параллельные сценарии) - от 33 000 руб.
• Расширенный пакет (несколько маршрутов, реестры на базе универсальных списков или Смарт-процессов, до 9 участников, условные развилки, уведомления) - от 180 000 руб.
• Срок - как правило, 4 недели с момента подписания приложения.

В стоимость входит двухчасовое групповое обучение: сотрудники разбирают работу с согласованиями и уведомлениями, занятие записывается.

Частые вопросы