КЭДО в Битрикс24: первые шаги внедрения за 30 дней

Что такое КЭДО в Битрикс24 и на каком основании это работает

КЭДО - кадровый электронный документооборот, предусмотренный ст. 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ. Смысл простой: кадровые документы создаются, подписываются и хранятся в электронном виде. Бумажный дубликат при этом не нужен - за исключением случаев, прямо оговорённых в законе.

В Битрикс24 КЭДО - это встроенный модуль корпоративного портала. Работодатель и сотрудник подписывают документы тремя видами подписей:

Документы, подписанные любым из этих способов, юридически равнозначны бумажным - при условии, что стороны заключили соответствующее соглашение и компания приняла Положение о КЭДО.

Юридическая подготовка: документы, которые нужно принять до старта

Прежде чем трогать настройки, нужно закрыть организационно-правовую часть. По нашей практике, именно её откладывают на потом - и именно она потом тормозит запуск.

Обязательный пакет документов:

1. Положение о КЭДО - описывает информационную систему (Битрикс24), перечень электронных документов, порядок доступа и подписания.
2. Приказ о введении КЭДО - издаётся руководителем; фиксирует дату перехода и категории сотрудников.
3. Согласие сотрудников на переход - ключевой юридический момент; требования зависят от категории работника (см. таблицу ниже).
4. Дополнительное соглашение к трудовому договору - если нужно.

Порядок получения согласий от сотрудников:

Важно: после того как сотрудник дал согласие, отказаться от КЭДО трудовым законодательством не предусмотрено.

Шаблоны Положения, Приказа и типовых соглашений мы передаём заказчикам в составе проекта. Дорабатывать их содержательно компания должна сама - это юридическая работа, не техническая настройка.

Если у вас уже настроены маршруты согласования документов в Битрикс24, часть регламентной базы для КЭДО, скорее всего, уже есть.

Техническая подготовка: подписи, Госключ и API

Параллельно с юридической частью решаются технические вопросы. Вот минимально необходимый набор.

Со стороны работодателя:

• Выпустить УКЭП для кадрового специалиста (и генерального директора, если он подписывает документы лично).
• Установить и настроить КриптоПро CSP на рабочем месте кадровика.
• Оформить МЧД (машиночитаемую доверенность) от компании на кадрового специалиста.
• Определить сотрудника, который получит полномочия для API-ключа на Госуслугах.
• Получить API-ключ на портале Госуслуг - отдельная инструкция выдаётся в рамках проекта.
• Подать заявку на подключение к Госключу через Битрикс24.

Предварительные условия:

• Компания зарегистрирована на Госуслугах.
• У подписанта со стороны компании есть действующая электронная подпись и установлена КриптоПро CSP.

Со стороны сотрудников (пилотная группа или все):

• Установить мобильное приложение «Госключ».
• Иметь подтверждённую учётную запись в ЕСИА (Госуслуги).
• Пройти идентификацию и сгенерировать подпись в приложении.

Типовой поток подписания: кадровый специалист создаёт документ в Битрикс24, система отправляет его сотруднику через Госключ, после подписания обеими сторонами документ уходит в «Сейф компании» и в личный профиль сотрудника.

flowchart LR
    HR[Кадровый специалист] -->|Создаёт и подписывает УКЭП| B24[Битрикс24 КЭДО]
    B24 -->|Отправляет на подпись| GK[Госключ / ПЭП в Б24]
    GK -->|Сотрудник подписывает УНЭП/ПЭП| B24
    B24 -->|Хранит подписанный ЭД| SAFE[Сейф компании]
    B24 -->|Копия| EMP[Личный профиль сотрудника]

Настройка шаблонов и маршрутов в Битрикс24

После подключения к Госключу настраиваются шаблоны документов и маршруты их согласования. В типовом проекте базовое внедрение включает:

• 1 маршрут согласования - цепочка от инициатора к подписанту.
• 1-3 шаблона документов - например, приказ об отпуске, уведомление, дополнительное соглашение.

Тексты форм, соглашений и договоров разрабатывает заказчик. Интегратор берёт на себя техническую часть: привязку шаблона к процессу подписания, передачу реквизитов (дата, номер, данные сотрудника) и маршрут прохождения документа.

Если вы уже используете шаблоны документов в Битрикс24 для коммерческих документов - логика настройки КЭДО-шаблонов во многом схожа. Разница в видах подписей и требованиях к хранению.

Что происходит после подписания:

• Сотрудник получает уведомление в мессенджере корпоративного портала.
• Подписанный документ сохраняется в формате ZIP: PDF-файл, файлы подписей (.SIG), МЧД при наличии и описание в XML.
• Работодатель хранит документы в «Сейфе компании», сотрудник - в разделе «Подписанные документы» личного профиля.
• Целостность документа проверяется по QR-коду из цифрового сертификата подписания.

По заявлению сотрудника работодатель обязан выдать бумажную копию не позднее 3 рабочих дней.

Подключение к 1С: опциональный, но важный шаг

В ряде проектов модуль КЭДО подключается к 1С, чтобы синхронизировать данные о сотрудниках. Тогда при создании кадрового документа ФИО, должность, подразделение и прочие реквизиты подтягиваются автоматически - руками вводить ничего не нужно.

Синхронизация с 1С входит в расширенный пакет и настраивается отдельно от базового подключения. Если 1С - основная система кадрового учёта в вашей компании, этот шаг лучше планировать ещё на этапе оценки проекта, а не добавлять постфактум.

Обучение сотрудников и кадрового специалиста

Обучение в типовом проекте - дистанционно, в формате видеоконференции с демонстрацией экрана. Продолжительность - 2 часа.

Что входит:

• Для кадрового специалиста: инициация документов, настройка маршрутов, подписание со стороны организации, работа с «Сейфом компании».
• Для сотрудников: установка Госключа, подписание через мобильное приложение или интерфейс Битрикс24, скачивание подписанных документов.

Обучение покрывает только техническую сторону работы с модулем. Трудовое законодательство, составление форм документов и архивное хранение - за рамками технического проекта.

Если нужно более глубокое погружение в платформу, стоит рассмотреть базовое или расширенное обучение Битрикс24 - там весь функционал системы, а не только КЭДО.

Удобным дополнением к КЭДО будет и график отпусков и реестр отгулов в Битрикс24 через Смарт-процессы - эти инструменты логично закрывают тему управления отсутствиями.

Сроки и стоимость типового проекта

Базовое внедрение КЭДО в Битрикс24 занимает 2-3 недели - при условии, что заказчик оперативно предоставляет доступы и данные.

Что входит в базовый проект:

• Инструкция по переходу на КЭДО: перечень документов, шаблоны.
• Сопровождение по подключению к порталу Госуслуг.
• Получение API-ключа и подключение модуля к Госключу.
• Инструкция для сотрудников по установке Госключа.
• Настройка одного маршрута согласования и одного шаблона документов.
• Обучение кадрового специалиста и сотрудников - 2 часа.

Что не входит:

• Разработка текстов форм, соглашений, договоров - это задача заказчика.
• Программные доработки модуля КЭДО.
• Подключение к 1С - отдельный этап.

Предварительные условия со стороны заказчика:

• Действующая УКЭП у генерального директора и/или кадрового специалиста.
• Настроенная КриптоПро CSP.
• МЧД, оформленная на кадрового специалиста.
• Компания зарегистрирована на Госуслугах.

Типичные ошибки при запуске КЭДО

Из нашей практики - вот что чаще всего откладывает старт:

1. Не собраны согласия сотрудников. Без письменного согласия перевод на КЭДО юридически невозможен для ряда категорий. Сбор согласий - не IT-задача, её нужно запускать параллельно с технической подготовкой, а не после.

2. УКЭП не выпущена или оформлена не на то лицо. Если кадровые документы подписывает уполномоченный кадровик, нужна МЧД. Разбираться с этим после старта проекта - терять 1-2 недели.

3. Сотрудники не зарегистрированы на Госуслугах. Госключ требует подтверждённую учётную запись в ЕСИА. Лучше проверить это до начала пилота, а не в процессе.

4. Шаблоны документов не готовы к моменту настройки. Интегратор настраивает технику, тексты форм пишет заказчик. Нет шаблонов - нечего настраивать.

5. Не определён перечень документов для КЭДО. Всё переводим в электронный вид или только часть? Этот вопрос влияет на архитектуру настройки, и его нужно решить до старта, а не в середине проекта.

Частые вопросы