В Битрикс24 одновременно работают три вида электронной подписи - ПЭП, УНЭП и УКЭП, и каждый из них применяется в своём сценарии. Разобраться, что чем подписывать и какой инструмент выбрать - «Подпись» или КЭДО - поможет эта статья.
Электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая связана с подписываемым документом и позволяет установить личность подписанта. По юридическому статусу ЭП приравнивается к собственноручной подписи - при соблюдении условий, установленных ФЗ-63 «Об электронной подписи».
В Битрикс24 электронная подпись используется в двух разных контурах:
Ключевое правило: КЭДО работает только с людьми, заведёнными в структуру компании на портале (трудовые отношения по ТК РФ). С клиентами, контрагентами, самозанятыми и ИП - только инструмент «Подпись».
Простая электронная подпись (ПЭП) - самый доступный вид. Она не использует криптографию: формируется в момент, когда пользователь совершает действие подписания в интерфейсе системы (нажимает кнопку, вводит код из SMS). ПЭП позволяет определить лицо, подписавшее документ, но не обнаруживает факт изменения документа после подписания - в отличие от усиленных подписей.
Согласно Положению о КЭДО, ПЭП в Битрикс24:
В Битрикс24.Подписи - это основной тип подписи для работы с внешними контрагентами. Клиент получает ссылку по SMS или e-mail, знакомится с документом и вводит одноразовый код - этот код и есть ключ ПЭП. В сертификате фиксируется, что документ подписал владелец указанного номера телефона.
В Битрикс24.КЭДО ПЭП используется, когда провайдером выбран «Битрикс24 КЭДО». Подходит только для ознакомления с ЛНА, регламентами и NDA через «Лист ознакомления» - обезличенный документ без персональных данных сотрудника.
Для юридической значимости ПЭП между сторонами обязательно письменное соглашение об ЭДО - по ч. 2 ст. 9 ФЗ-63 оно должно описывать правила определения подписанта и конфиденциальность ключа. Соглашение подписывается на бумаге (живые подписи/печати) для каждого контрагента отдельно.
Что нельзя подписывать ПЭП:
Что можно подписывать ПЭП:
УНЭП - это уже криптографическая подпись. В отличие от ПЭП, она:
Ключ УНЭП хранится на ключевом носителе, защищён паролем, который знает только его владелец.
УНЭП - стандартная подпись сотрудника в Битрикс24.КЭДО. Согласно Положению о КЭДО, со стороны работника допускаются УНЭП, ПЭП или УКЭП (при наличии возможности). Работодатель всегда подписывает УКЭП.
Основной способ получить УНЭП бесплатно - Госключ. Сотрудник устанавливает приложение «Госключ» на телефон, привязывает его к подтверждённой учётной записи Госуслуг (требуется российский СНИЛС) и получает УНЭП при регистрации. Документ на подпись доступен сотруднику 24 часа - если не успел, кадровик переотправляет.
Альтернатива - облачная УНЭП через провайдера Такском (платно, по тарифу провайдера). Подходит, если сотрудник работает за стационарным ПК без смартфона.
Отдельный подвид - усовершенствованная УНЭП (и усовершенствованная УКЭП). Она содержит штамп времени, который фиксирует точный момент подписания и гарантирует подлинность подписи. Для её использования в Битрикс24 КЭДО необходимо установить лицензии КриптоПро TSP Client и КриптоПро OCSP Client. Штамп времени не обязателен для кадровых документов, но повышает доказательную силу при спорах.
УКЭП - наиболее юридически значимый вид подписи. Она соответствует всем признакам УНЭП плюс дополнительным требованиям:
УКЭП приравнивается к собственноручной подписи без каких-либо дополнительных соглашений - её юридическая сила установлена законом.
Представитель компании (работодатель) всегда подписывает кадровые документы УКЭП - в браузере через КриптоПро CSP 5.0+ с плагином. УКЭП хранится на токене или флешке.
Сотрудник может подписывать УКЭП при наличии собственного квалифицированного сертификата.
По действующему законодательству РФ УКЭП обязательна для:
Для большинства остальных внешних документов (договоры, акты) достаточно ПЭП при наличии соглашения об ЭДО.
Обезличенный сертификат - электронный аналог печати организации, не содержащий сведений о конкретном физическом лице. Выдаётся УЦ ФНС лично руководителю, в единственном экземпляре. Получить по доверенности нельзя. Нужен только тогда, когда кадровик подписывает документы по МЧД через Госключ.
| Критерий | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Криптографическая защита | Нет | Да | Да |
| Обнаружение изменений после подписания | Нет | Да | Да |
| Квалифицированный сертификат | Нет | Нет | Да |
| Юридическая сила без доп. соглашения | Нет (нужно соглашение об ЭДО) | Нет (нужно соглашение) | Да (по закону) |
| Где применяется в Б24 | Подпись с клиентами; КЭДО (ЛНА) | КЭДО - сотрудник (Госключ, Такском) | КЭДО - работодатель; счета-фактуры |
| Как получить | Автоматически в интерфейсе | Госключ (бесплатно) / Такском (платно) | УЦ ФНС / аккредитованный УЦ |
| Штамп времени | Нет | Усовершенствованная УНЭП - да | Усовершенствованная УКЭП - да |
Перед выбором вида подписи ответьте на три вопроса: кто вторая сторона, какой документ и есть ли соглашение об ЭДО.
По актуальному ТК РФ перечень кадровых документов, допускаемых к КЭДО, определяется законодательством РФ. Для понимания, какие документы можно переводить в электронный формат, а какие нельзя, см. статью какие кадровые документы можно перевести в КЭДО, а какие нельзя.
Со стороны работодателя - всегда УКЭП.
Со стороны сотрудника:
| Документ | Рекомендуемый провайдер | Вид подписи |
|---|---|---|
| Трудовой договор, допсоглашение | Госключ | УНЭП (или УКЭП) |
| Приказ об отпуске, командировке | Госключ | УНЭП |
| Ознакомление с ЛНА, NDA, регламентами | Битрикс24 КЭДО | ПЭП (Лист ознакомления) |
| Заявление сотрудника (отпуск, перенос) | Битрикс24 КЭДО | ПЭП |
| Документы для сотрудника без смартфона | Такском | Облачная УНЭП |
Для персональных кадровых документов (с данными конкретного сотрудника) нужен Госключ - провайдер «Битрикс24 КЭДО» выдаёт только обезличенный Лист ознакомления.
Битрикс24.Подпись - сервис онлайн-подписания документов с клиентами внутри портала. Клиент подписывает документ по ссылке из SMS или e-mail, подтверждая одноразовым кодом - так же, как в банке.
Сквозной путь документа в Битрикс24.Подпись: менеджер создаёт документ в разделе «Подпись» или из карточки сделки, отправляет клиенту по SMS/e-mail, клиент подписывает ПЭП через код - итоговый PDF с цифровым сертификатом сохраняется в «Сейфе».
flowchart TD
MGR[Менеджер] -->|Создаёт документ| MASTER[Мастер подписания]
MASTER -->|Расстановка блоков, выбор сторон| SEND[Отправка]
SEND -->|SMS / e-mail| CLIENT[Клиент]
CLIENT -->|Вводит код - ПЭП| SIGNED[Подписан обеими сторонами]
SIGNED -->|PDF + цифровой сертификат| SAFE[Сейф]
SAFE -.->|Привязка к сделке| CRM[CRM Битрикс24]
Ключевые детали работы:
Подробнее об автоматизации документов читайте в статье про шаблоны документов в Битрикс24 и маршруты согласования документов.
КЭДО - кадровый электронный документооборот между компанией и её сотрудниками. Доступен в облаке (зона .ru) с апреля 2024, в коробке - с июня 2024. Граждане РФ с подтверждённой учётной записью Госуслуг могут подписывать даже находясь за рубежом.
Роли в маршруте подписания:
Подписанные документы хранятся в «Сейфе компании» (у кадровика) и в Профиле сотрудника → «Мои документы». По заявлению сотрудника работодатель обязан предоставить бумажную копию в течение 3 рабочих дней.
Что важно знать о хранении подписанного документа:
Подписанный ЭД состоит из: PDF-документа и приложений, файлов ЭП (.SIG), МЧД (если применялась) и описания в формате XML. Дополнительно - образ со штампом подписи. Печатная версия содержит штампы с Ф.И.О., датой/временем и номером сертификата - по нему можно проверить УНЭП на сайте Госключа или УКЭП на Госуслугах.
Об оформлении правовой базы для КЭДО читайте в статье как юридически оформить переход на КЭДО, о первых шагах внедрения - в КЭДО в Битрикс24: первые шаги за 30 дней.
Перед началом работы с электронной подписью в Битрикс24 проверьте следующее:
Для Битрикс24.Подпись (с контрагентами):
Для Битрикс24.КЭДО (с сотрудниками):
Настройка электронной подписи в Битрикс24 - это не только технические настройки, но и юридическая база (Положение о КЭДО, соглашения об ЭДО), маршруты согласования и интеграция с кадровыми процессами. АС Проект - Платиновый партнёр Битрикс24 - реализует внедрение КЭДО и Битрикс24.Подписи под ключ: от опросного листа до обучения сотрудников и сдачи в эксплуатацию.
Оставьте заявку - мы свяжемся с вами и проконсультируем.
Эксперт АС Проект свяжется в течение 60 минут.