Как юридически оформить переход на КЭДО: положение, приказ и согласия сотрудников

Зачем нужны локальные акты перед запуском КЭДО

До первого электронного документа работодатель обязан создать нормативную базу - это требование статьи 22.2 Трудового кодекса РФ. Электронная подпись приравнивается к собственноручной только при соблюдении двух условий: утверждён локальный нормативный акт (ЛНА) и получено письменное согласие сотрудника на взаимодействие через КЭДО.

Если пропустить этот этап и сразу начать отправлять документы на подпись, сотрудник или инспекция труда смогут поставить под сомнение юридическую силу любого подписанного файла.

Минимальный пакет документов для старта:

• Положение о КЭДО - основной ЛНА, описывает систему, виды подписей, перечень документов и порядок взаимодействия.
• Приказ о введении КЭДО - управленческое решение руководителя, вводящее систему в действие с конкретной даты.
• Уведомление сотрудников - письменное извещение о переходе с указанием права отказаться.
• Согласие сотрудника на КЭДО - письменное (в большинстве случаев - на бумаге) подтверждение готовности работать через электронный документооборот.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору - фиксирует факт перехода конкретного сотрудника на КЭДО.

Вендор Битрикс24 предоставляет шаблоны всех перечисленных документов для скачивания.

Положение о КЭДО: что включить

Положение - центральный документ, который описывает всю архитектуру электронного документооборота в компании. По актуальному ТК РФ (ст. 22.2) он должен содержать:

• сведения об информационной системе, через которую ведётся КЭДО;
• перечень электронных документов, в отношении которых применяется КЭДО;
• порядок доступа к информационной системе;
• иные положения об организации КЭДО, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.

В образце Положения, разработанном совместно с Битрикс24, информационная система описывается как корпоративный портал на базе программы «1С-Битрикс24», размещённый по адресу портала работодателя.

Виды электронной подписи в Положении

Положение обязательно фиксирует, какой тип подписи применяет каждая из сторон. По актуальному законодательству РФ (ФЗ-63 «Об электронной подписи», ТК РФ):

Перечень документов: два варианта

Положение позволяет выбрать один из двух подходов:

Вариант 1. КЭДО применяется ко всем кадровым документам, в отношении которых законодательством допускается электронный документооборот.

Вариант 2. Закрытый перечень документов, перечисленных в Приложении № 1 к Положению. Документы вне перечня оформляются на бумаге.

По опыту внедрений рекомендуется начинать с ограниченного перечня и расширять его постепенно. Типовой стартовый перечень документов для КЭДО:

• трудовой договор (офис, удалённая работа);
• заявление о приёме на работу;
• приказ о приёме на работу;
• согласие на обработку персональных данных;
• личная карточка (форма Т-2);
• приказ на отпуск (форма Т-6), заявление на отпуск, уведомление об отпуске;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• договор и приказ о материальной ответственности;
• уведомление-согласие на КЭДО;
• заявление об увольнении.

Важно по ТК РФ (ч. 3 ст. 22.1): нельзя формировать в КЭДО трудовые книжки (если сотрудник не перешёл на электронную трудовую), акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении (для сотрудников по ст. 22.2 ТК РФ) и записи об инструктажах по охране труда.

Полный разбор того, какие документы допустимы в КЭДО, а какие остаются на бумаге, - в отдельной статье «Какие кадровые документы можно перевести в КЭДО, а какие нельзя».

Порядок взаимодействия и сроки

Положение должно фиксировать процедурные моменты, которые определяют юридическую чистоту каждого подписания:

• Момент получения документа - дата отправки электронного сообщения в мессенджере корпоративного портала или на email/телефон сотрудника.
• Срок ознакомления - сотрудник обязан в течение рабочего дня проверять корпоративный портал и знакомиться с поступившими документами.
• Отсутствие сотрудника - если он в отпуске или на больничном, днём получения считается первый рабочий день после возвращения.
• Отказ от подписания - сотрудник вправе нажать кнопку «Отказаться» в интерфейсе; это не отказ от КЭДО в целом, а отказ от конкретного документа.
• Равнозначность подписей - электронные документы, подписанные ЭП, признаются равными по юридической силе бумажным документам с собственноручной подписью.

Положение также определяет перечень сотрудников, уполномоченных подписывать документы от имени работодателя УКЭП (в том числе по машиночитаемой доверенности - МЧД).

Приказ о введении КЭДО

Приказ - управленческий документ, которым руководитель вводит КЭДО в действие. Он не заменяет Положение, а дополняет его: фиксирует дату перехода, категории работников и ответственных.

Обязательные пункты приказа

По образцу, используемому в проектах АС Проект, приказ включает:

1. Дату введения КЭДО - конкретное число, с которого начинается электронный документооборот.
2. Охват сотрудников - два варианта: - все категории работников; - перечисленные категории (например, только офисные сотрудники или только конкретное подразделение).
3. Утверждение Положения о КЭДО - со ссылкой на обязательные разделы: информационная система, перечень документов, порядок доступа.
4. Срок уведомления - не позднее конкретной даты уведомить работников о переходе и о праве дать согласие.
5. Ответственное лицо - должность и ФИО сотрудника, контролирующего исполнение приказа.

Приказ подписывается руководителем и доводится до сведения всех задействованных работников под роспись - классическим способом, поскольку КЭДО ещё не введён.

Уведомление и согласие сотрудников

Это наиболее чувствительный этап с точки зрения трудового права. По актуальному ТК РФ (ст. 22.2) электронное взаимодействие с работником возможно только при наличии его письменного согласия.

Кому нужно согласие, а кому нет

Если сотрудник был принят после 31 декабря 2021 года и до этого не имел трудового стажа - его можно перевести на КЭДО без соглашения (по актуальному ТК РФ).

Что делать с теми, кто отказался

Отказ от КЭДО - законное право сотрудника. С отказавшимися ведётся параллельный бумажный документооборот. В Битрикс24 для этого предусмотрен отдельный список: КЭДО + Госключ → Ещё → Сотрудники → Отказались от КЭДО. Сотрудники из этого списка автоматически исключаются из массовых рассылок документов на подпись.

По актуальному ТК РФ: отказ от КЭДО после предоставления согласия трудовым законодательством не предусмотрен. Это стоит разъяснить сотрудникам до подписания согласия.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Помимо согласия на КЭДО, рекомендуется оформить дополнительное соглашение к трудовому договору - оно фиксирует индивидуальный переход конкретного сотрудника на электронный документооборот. Шаблон дополнительного соглашения предоставляет Битрикс24.

Чек-лист: документы для перехода на КЭДО

Перед запуском КЭДО в Битрикс24 убедитесь, что все позиции закрыты:

• Разработано и утверждено Положение о КЭДО (с перечнем документов и описанием ИС)
• Издан Приказ о введении КЭДО с датой перехода и ответственным лицом
• Определён перечень сотрудников, переходящих на КЭДО
• Направлены уведомления всем работникам с разъяснением права на отказ
• Собраны согласия (на бумаге - там, где это обязательно по категории)
• Подписаны дополнительные соглашения к трудовым договорам
• Выпущена УКЭП для кадрового специалиста, настроено АРМ с КриптоПро, оформлена МЧД
• Получен API-ключ на портале Госуслуг (для подключения Госключа)
• Пилотная группа установила приложение Госключ и сгенерировала подпись
• В Битрикс24 настроен список отказавшихся от КЭДО

Роль представительного органа и профсоюза

По актуальному ТК РФ порядок введения КЭДО должен учитывать мнение представительного органа работников (профсоюза или иного представителя), если он есть в организации. Положение о КЭДО относится к локальным нормативным актам, затрагивающим интересы работников, поэтому при наличии профсоюза его следует ознакомить с проектом документа до утверждения.

Если представительного органа нет - работодатель принимает Положение самостоятельно и фиксирует этот факт в тексте документа.

Как переход на КЭДО сопровождается в Битрикс24

Типовой маршрут оформления документов при переходе на КЭДО: кадровик формирует пакет локальных актов, затем через Битрикс24 КЭДО уведомляет сотрудников, собирает согласия и переводит подписание в электронный вид.

flowchart TD
    A[Разработка Положения о КЭДО] --> B[Издание Приказа о введении КЭДО]
    B --> C[Уведомление сотрудников на бумаге]
    C --> D{Сотрудник даёт согласие?}
    D -- Да --> E[Доп. соглашение к трудовому договору]
    E --> F[Сотрудник в КЭДО: подписание через Госключ или ПЭП]
    D -- Нет --> G[Бумажный документооборот параллельно]
    G --> H[Список отказавшихся в Битрикс24]

После завершения юридической подготовки работа в Битрикс24 КЭДО строится следующим образом:

Настройка системы. Кадровик создаёт шаблоны документов в разделе «КЭДО + Госключ». Для каждого шаблона настраивается маршрут: согласующий (опционально) → заполняющий (опционально) → подписант от компании (УКЭП) → сотрудник.

Виды подписи сотрудника определяются выбранным провайдером при отправке документа. Госключ даёт УНЭП (бесплатно) или УКЭП; встроенный провайдер Битрикс24 КЭДО - ПЭП (подходит для ознакомления с ЛНА, но не для персональных документов с данными конкретного сотрудника).

Хранение. Подписанные документы хранятся в «Сейфе компании» (для кадровика) и в профиле сотрудника в разделе «Мои документы». Документы автоматически конвертируются в формат PDF/A-1A согласно требованиям Приказа Минтруда № 578н. При подписании формируется цифровой сертификат с: названием документа, данными подписавших, ключом проверки ПЭП, датой и временем, QR-кодом для проверки целостности.

Ограничения, которые важно учесть:

• В КЭДО максимум две подписи (работодатель и работник). Документы с тремя и более подписями (например, авансовый отчёт) пока не поддерживаются.
• Отозвать подписанный документ нельзя - УНЭП и УКЭП не отзываются. При ошибке кадровая служба оформляет Акт отмены.
• Окно на подписание через Госключ - 24 часа. Если сотрудник не успел, кадровик переотправляет документ.

Подробнее о первых шагах запуска - в статье «КЭДО в Битрикс24: первые шаги внедрения за 30 дней».

Для автоматизации смежных HR-процессов - учёта отпусков, графиков, командировок - удобно использовать смарт-процессы. Подробнее об этом в статье «График отпусков и реестр отгулов в Битрикс24 через Смарт-процессы».

Если в компании уже настроены маршруты согласования документов - их логику можно органично встроить в цепочку подписания кадровых документов через КЭДО.

АС Проект внедряет КЭДО под ключ

АС Проект - Платиновый партнёр Битрикс24 - помогает компаниям пройти полный цикл запуска КЭДО: от подготовки локальных актов и шаблонов документов до настройки маршрутов подписания, подключения Госключа и интеграции с 1С. Сопровождаем как пилотный запуск на одном подразделении, так и масштабирование на всю компанию.

Частые вопросы