Согласование командировок и расходов в Битрикс24: процесс и шаблоны

Как устроен процесс в целом

Согласование командировки в Битрикс24 - это последовательный бизнес-процесс из четырёх шагов:

1. Инициатор заполняет заявку: даты, направление, файлы - и запускает процесс.
2. Руководитель инициатора получает задание: согласовать или отклонить.
3. Генеральный или исполнительный директор (зависит от типа запроса) даёт финальное утверждение.
4. Система сама вносит запись в график отсутствий и уведомляет сотрудника.

Согласующих, как правило, двое. Процессы запускаются из отдельной вкладки. Дополнительно можно настроить уведомления нужным людям - в зависимости от типа запроса.

Типовой маршрут заявки от создания до автозанесения в график:

flowchart TD
    A[Инициатор: заполняет заявку] --> B[Шаг 1: Руководитель - согласовать / отклонить]
    B -- Согласовано --> C[Шаг 2: Директор - согласовать / отклонить]
    B -- Отклонено --> F[Заявка отклонена, удаляется из реестра]
    C -- Согласовано --> D[Статус: Утверждён]
    C -- Отклонено --> F
    D --> E[Автозанесение в график отсутствий]
    D --> G[Уведомление сотруднику по e-mail]

Если утверждающий руководитель в отпуске или сам в командировке - задание делегируется или уходит назначенному сотруднику отдела кадров. Это прописывается в правилах бизнес-процесса.

Реестр командировок: поля и структура

Для хранения заявок создаётся отдельный список - «Реестр командировок». Ниже типовой набор полей из нашей практики:

Статусы меняются по ходу согласования без участия человека:

• На согласовании у руководителя
• На согласовании у ОП
• Утверждён
• Отклонён

Смежный список «Филиалы» хранит наименование филиала, директора и куратора. Каждая заявка к нему привязывается - так система сама понимает, кому маршрутизировать согласование.

Смарт-процесс «Согласование расходов»

Для авансовых отчётов и командировочных расходов настраивается отдельный Смарт-процесс «Согласование расходов». Он включает:

• Воронку этапов с настроенными стадиями и полями.
• Карточку элемента - вся информация по заявке на расходы в одном месте.
• Роботов и бизнес-процессы - уведомления и смена статусов срабатывают автоматически при каждом действии пользователя.

Отдельная особенность, которую мы часто используем для распределённых команд: согласование через мини-сайт. Когда документ продвигается по этапам, система генерирует ссылку и отправляет её письмом. На мини-сайте - до четырёх страниц с формами: согласовать или отклонить. Внешнему сотруднику не нужен доступ в Битрикс24.

О том, как строятся маршруты согласования документов в Битрикс24, - в отдельной статье.

Шаблон листа согласования расходов

Битрикс24 умеет автоматически формировать печатный документ - лист согласования расходов на командировку - прямо из карточки Смарт-процесса. Шаблон загружается в формате Word и подгоняется под форму заказчика.

Типовые переменные шаблона:

Документ формируется в один клик из карточки. Шаблон настраивается один раз - дальше все поля подставляются сами.

О механике работы со шаблонами документов в Битрикс24 - в базе знаний.

Права доступа и ролевая модель

Без настройки прав процесс работать не будет - это одна из первых вещей, которые мы прорабатываем на проекте. Типовые правила:

• Сотрудники не могут удалять заявки - ни свои, ни чужие - если не входят в группу «Отдел по работе с персоналом».
• Отдел кадров вправе утверждать и отклонять заявки (в том числе когда руководитель долго отсутствует), а также удалять уже утверждённые.
• При удалении утверждённой заявки отделом кадров сначала убирается запись из «Графика отсутствий», потом - из реестра.
• Отклонённая заявка удаляется из реестра; запись в графике отсутствий не создаётся.
• Изменение согласованной заявки автоматически запускает бизнес-процесс повторного согласования.

Аналогичный подход к ролям применяется в графике отпусков и реестре отгулов - эти модули хорошо собираются в единый HR-контур.

Уведомления и логирование

Каждый шаг бизнес-процесса фиксируется без участия человека. Вот что происходит при каждом действии:

• Подача заявки - задание на согласование уходит руководителю.
• Утверждение руководителем - процесс переходит на следующий уровень: директор или ОП.
• Финальное утверждение - сотруднику приходит уведомление по почте; менеджер ОП заполняет поле «Приказ №».
• Отклонение - процесс завершается, заявка получает статус «Отклонён».
• Все шаги пишутся в поле «Лог» карточки - аудиторский след для HR и финансового контроля.

Задание на согласование можно делегировать другому сотруднику прямо из интерфейса, не обрывая цепочку бизнес-процесса.

Интеграция с финансовым контуром

Командировочные расходы логично вписываются в более широкий финансовый контур:

• Смарт-процессы «Платежи» и «Поступления» - платёжный календарь в разрезе план/факт.
• Многоступенчатое согласование исходящих оплат с учётом сумм и ролей.
• Интеграция с 1С:Бухгалтерия - двусторонний обмен данными по командировочным выплатам.

К заявке на командировку можно привязать авансовый платёж, а после возвращения сотрудника - закрывающий документ. Полный жизненный цикл расхода - внутри одной системы.

Подробнее об интеграции Битрикс24 и 1С - в соответствующей статье.

Что нужно подготовить перед настройкой

Для запуска процесса потребуются:

1. Список филиалов с директором и куратором каждого - нужен для автоматической маршрутизации заявки нужному руководителю.
2. Оргструктура с прописанными ролями: кто согласует первым, кто финально.
3. Шаблон листа согласования расходов в формате Word - берётся форма заказчика.
4. Правила замещения - кто закрывает задания руководителя, пока тот в отпуске или командировке.
5. Матрица прав - какие группы сотрудников видят заявки и могут их редактировать. Здесь детали сильно расходятся от компании к компании.

Если эти данные не готовы заранее - не страшно. Мы прорабатываем их вместе с клиентом на этапе формирования технического задания.

Частые вопросы