Согласование счетов и платежей в Битрикс24: бизнес-процесс с маршрутом

Зачем автоматизировать согласование счетов

Без системного маршрута согласование счёта проходит через мессенджеры, электронную почту или устные просьбы. Это создаёт предсказуемые проблемы:

• счёт теряется или зависает на одном из участников;
• нет фиксации, кто и когда принял решение;
• при возврате на корректировку история переписки путается;
• финансовый директор не видит общей картины по платежам в реальном времени.

Бизнес-процесс (БП) в Битрикс24 - это цепочка автоматических действий, запускаемых вручную или по триггеру. Один настроенный БП полностью ведёт счёт от момента создания до подтверждения оплаты и получения закрывающих документов, фиксируя каждый шаг в системе.

Смежная задача - согласование договоров - решается аналогичным способом: подробнее об этом в статье про согласование договоров в Битрикс24.

Участники процесса и их роли

В типовом бизнес-процессе выставления и согласования счёта участвуют три роли:

Распределение заданий между бухгалтерами может строиться по признаку юридического лица, от имени которого выставляется счёт. Это особенно актуально для компаний с несколькими юрлицами или работающих на нескольких рынках.

Поля карточки: что фиксирует система

Карточка элемента процесса «Выставление счёта клиенту» содержит как обязательные поля для ручного заполнения, так и поля, которые заполняются автоматически по ходу бизнес-процесса.

Поля, заполняемые вручную

Поля, заполняемые автоматически

Поле «Лог» - важный инструмент контроля: оно хранит историю всех шагов процесса и позволяет разобраться в ситуации при спорах или задержках.

Для гибкой настройки карточек под специфику отрасли полезно ознакомиться со статьёй про пользовательские поля в Битрикс24.

Маршрут согласования: схема шагов

Ниже описан типовой маршрут процесса «Выставление счёта клиенту». Инициатор запускает процесс, бухгалтер формирует счёт, инициатор согласовывает его с клиентом - и при необходимости цикл повторяется. После окончательного согласования бухгалтер выпускает документы или направляет их в ЭДО.

flowchart TD
    A[Инициатор заполняет форму и сохраняет] --> B[Задание уходит бухгалтеру]
    B --> C[Бухгалтер формирует счёт, прикрепляет файл и номер]
    C --> D[Задание возвращается инициатору]
    D --> E{Клиент согласовал счёт?}
    E -- Да --> F[Бухгалтер выпускает оригиналы / направляет в ЭДО]
    E -- Нет --> G[Инициатор вносит корректировки в спецификацию]
    G --> B
    F --> H[Статус: Получение закрывающих документов]
    H --> I[Статус: Счёт оплачен]

Шаги маршрута подробнее:

1. Инициация. Инициатор открывает раздел «Процессы» → «Выставление счёта клиенту» → кнопка «Добавить», заполняет форму и сохраняет её.
2. Формирование счёта. Бухгалтер получает уведомление и задание. Прикрепляет готовый файл счёта и вносит его номер в соответствующие поля.
3. Согласование с клиентом. Задание переходит к инициатору. Тот согласовывает счёт с клиентом и выбирает ответ: «да» или «нет» в поле «Счёт согласован клиентом?».
4. Цикл корректировок (при необходимости). Если клиент не принял счёт, инициатор вносит правки в поле «Спецификация», и запрос возвращается бухгалтеру. Цикл повторяется до получения ответа «да».
5. Выпуск документов. Бухгалтер выпускает оригиналы или направляет документы в ЭДО - в зависимости от значения поля «Требуется отправка в ЭДО?».
6. Закрытие. Статус автоматически переходит в «Получение закрывающих документов», затем - в «Счёт оплачен».

Технические ограничения маршрута

При проектировании бизнес-процесса согласования важно заранее знать типовые параметры, в рамках которых обычно работают стандартные настройки:

• До 7 участников согласования в одном бизнес-процессе.
• До 2 развилок с условиями «если - то» в одном маршруте.
• До 3 параллельных этапов согласования.
• 1 ветка возврата документа на инициатора для корректировки с последующим запуском нового процесса согласования.

Выход за эти границы возможен, если настройка дополнительных условий не является трудоёмкой - это согласовывается на этапе аналитики. Все работы по настройке выполняются без программирования в рамках штатного функционала портала.

На этапах согласования у каждого участника есть возможность оставить комментарий и зафиксировать свой вердикт - это важно для аудита и разбора спорных ситуаций.

Реестр процессов: смарт-процесс или универсальный список

Каждый запущенный БП создаёт элемент в реестре - с описанием основных параметров, заполненных в начале или в ходе выполнения задач. Реестр строится на базе смарт-процесса или универсального списка - выбор зависит от требований к карточке и необходимости связей с другими сущностями CRM.

Смарт-процесс предпочтительнее, когда нужна:

• воронка со стадиями;
• привязка к сделке, контакту или компании;
• автоматизация через роботов.

Универсальный список подходит для простого реестра без сложных связей.

Подробнее о том, когда смарт-процессы заменяют CRM, а когда нет - читайте в отдельной статье про смарт-процессы Битрикс24.

Интеграция с ЭДО и банком

Поле «Требуется отправка в ЭДО?» позволяет на уровне маршрута разделить документы на те, что выпускаются как оригиналы на бумаге, и те, что уходят в электронный документооборот. Это снижает риск ошибки при ручном выборе канала отправки.

Для компаний, где важна автоматическая фиксация факта оплаты, актуальна интеграция Битрикс24 с банком: при поступлении платежа статус в реестре обновляется автоматически, без ручной отметки.

Если процессы закупок и счетов на оплату связаны между собой, стоит рассмотреть автоматизацию отдела снабжения в Битрикс24 как смежный блок.

Уведомления и контроль

Система уведомлений в рамках БП согласования счетов охватывает все переходы между шагами:

• бухгалтер получает задание сразу после сохранения формы инициатором;
• инициатор получает задание, как только бухгалтер прикрепил счёт;
• при каждом изменении статуса участники видят актуальное состояние в реестре.

Помимо заданий, уведомления могут направляться через внутренние чаты Битрикс24 или внешние каналы. Для настройки уведомлений в Telegram-боте компании - подробная инструкция в статье Telegram-уведомления и бот в Битрикс24.

Автоматические напоминания о неоплаченных счетах и приближающихся дедлайнах настраиваются через роботов и триггеры в рамках того же процесса.

Обучение сотрудников работе с процессом

После настройки бизнес-процесса важно провести обучение всех участников: инициаторов, бухгалтеров, финансистов. В типовом формате это двухчасовое групповое онлайн-занятие с записью экрана, на котором разбирается работа с заданиями БП и уведомлениями. Запись позволяет возвращаться к материалу при смене сотрудников.

Частые вопросы