Согласование договоров в Битрикс24: рабочий бизнес-процесс

Что такое бизнес-процесс согласования в Битрикс24

Бизнес-процесс (БП) в Битрикс24 - это цепочка действий, которая запускается либо вручную по кнопке, либо автоматически при изменении поля карточки. Для согласования договоров это работает так: инициатор заполняет параметры документа, система передаёт задачу первому согласующему, фиксирует его решение с комментарием и переходит к следующему. Без почты, без мессенджеров, без потери истории.

Что получает компания после настройки:

• Автоматическое название - формируется по шаблону «Название контрагента: Вид договора», без ручного ввода.
• Статус в реальном времени - «В работе», «Согласован», «Не согласован» - обновляется сам.
• Текущий согласующий - поле-ссылка на конкретного сотрудника, видно всем участникам.
• Лог - текстовая история всех решений и комментариев по каждому этапу.
• Возврат на доработку - настраивается до одной ветки возврата документа инициатору с последующим запуском нового цикла.

Для многоэтапных согласований в проектных продажах этот же механизм используется внутри воронки сделок.

Реестр документов: универсальный список или Смарт-процесс

Все согласования хранятся в реестре - либо в виде универсального списка, либо в виде смарт-процесса. Выбор зависит от сложности карточки и нужны ли связи с другими сущностями CRM.

По нашей практике, для реестра договоров со связью на сделку лучше подходит Смарт-процесс. Для внутренних документов - служебных записок, приказов - хватает универсального списка.

При запуске или завершении согласования в реестре автоматически создаётся элемент с основными параметрами документа. В последующих процессах можно указать ссылку на связанный документ - например, приложение к уже согласованному договору.

О настройке связей между сущностями читайте в статье Связи между сущностями в Битрикс24.

Поля карточки согласования

Карточка элемента реестра содержит всё необходимое для прохождения маршрута. Часть полей заполняет инициатор, часть подставляет система.

Поля, заполняемые инициатором:

• Наименование организации (выбор из списка юридических лиц компании)
• Вид договора (купли-продажи, аренды, услуг, спецификация, доп. соглашение и др.)
• Тип документа - подставляется автоматически из вида договора
• Контрагент: наименование, ИНН/КПП
• Прикреплённые файлы (подробнее - в разделе ниже)

Поля, заполняемые автоматически:

• Название - по формату «Название контрагента: Вид договора»
• Дата начала согласования
• Инициатор - ссылка на сотрудника Битрикс24
• Статус - «В работе» / «Согласован» / «Не согласован»
• Дата окончания согласования
• Текущий согласующий
• Лог согласования
• Итоговый вариант договора (файл)

На каждом этапе согласующий пишет комментарий и указывает вердикт. Это даёт прозрачность даже в длинных последовательных маршрутах.

Маршрут согласования: структура и развилки

Маршрут - это последовательность участников и условий, по которой проходит документ. В типовом проекте у нас настраивается следующая структура: инициатор создаёт запись в реестре и запускает БП, документ последовательно проходит через юриста, главного бухгалтера и директора, а при отклонении на любом этапе - возвращается инициатору на доработку.

flowchart TD
    A[Инициатор: создание записи и запуск БП] --> B[Юрист: проверка условий договора]
    B -->|Согласован| C[Главный бухгалтер: финансовая проверка]
    B -->|Не согласован| G[Возврат инициатору на доработку]
    C -->|Согласован| D[Директор: финальное утверждение]
    C -->|Не согласован| G
    D -->|Согласован| E[Статус: Согласован. Итоговый файл сохранён]
    D -->|Не согласован| G
    G --> A

Технические ограничения маршрута (без программирования):

• До 7 участников согласований в одном бизнес-процессе
• До 2 развилок с условиями «если-то» - например, по сумме договора или типу контрагента
• До 3 параллельных этапов - когда несколько участников визируют одновременно
• До 1 ветки возврата на инициатора

Выход за эти границы возможен - обсуждается на этапе аналитики.

Условные развилки позволяют, например, направить договор выше определённой суммы на дополнительное согласование к финансовому директору, а договоры ниже порога - сразу к директору. Со счетами логика та же: счёт до суммы X проходит без технического согласующего, счёт выше - с его участием.

Для сложных многоуровневых цепочек логика описана в статье Маршруты согласования документов в Битрикс24.

Какие документы прикладывает инициатор

Состав пакета зависит от типа документа и контрагента.

При согласовании договора с юридическим лицом:

• Файл договора
• Карточка контрагента
• Налоговая отчётность: декларация по НДС и налогу на прибыль, РСВ-1 (первая страница)
• Устав
• Свидетельство о регистрации
• ИНН
• Протокол об избрании или назначении директора
• Доверенность - если договор подписывает не директор

Дополнительно для ИП:

• Паспорт (страницы с фото и пропиской)

При согласовании спецификации:

• Только файл спецификации

Это исключает ситуацию, когда юрист получает документ без нужного пакета и вынужден запрашивать бумаги вручную. Система проверяет наличие обязательных вложений до передачи задачи первому согласующему.

Для автоматической генерации текста договора из данных карточки используются шаблоны документов в Битрикс24.

Ограничения и масштаб: что реально настроить без программирования

Вся настройка - в рамках штатного функционала Битрикс24, без программирования, на тарифах «Профессиональный» или «Коробка». Если задача выходит за пределы штатных возможностей - это фиксируется на этапе аналитики и выносится в отдельный план работ.

Стандартный объём включает:

• Настройку до 2 разных реестров документов (смарт-процессы или универсальные списки)
• До 50 полей в карточках документов
• Бизнес-процессы согласования с ограничениями, описанными выше
• Динамически формируемую цепочку согласующих - состав участников определяется условиями
• Версионность документов: каждый согласующий скачивает версию, прикрепляет исправленный файл и передаёт процесс дальше
• Уведомления участников о новых задачах в рамках БП (конкретный инструмент - задачи, внутренние чаты или другой - выбирается на этапе аналитики)

Что настраивается отдельно:

• Интеграция с 1С Документооборот или 1С Управление предприятием - отдельное ТЗ и отдельный этап
• Нестандартные условия с программированием - отдельный план работ

Перед запуском проекта рекомендуем прочитать, что входит в структуру ТЗ на доработку Битрикс24 - это поможет точнее сформулировать требования к маршрутам.

Стоимость и сроки внедрения

Стоимость зависит от количества бизнес-процессов, числа реестров и сложности маршрутов.

Все суммы включают НДС 5%. Оплата - 100% предоплата в течение 5 дней с момента подписания плана работ.

В стоимость входит двухчасовое групповое онлайн-обучение сотрудников с записью экрана - по работе с настроенным функционалом согласований и уведомлений.

Выходы за пределы стандартных ограничений (более 7 участников, более 2 развилок, более 3 параллельных этапов) согласуются индивидуально на этапе настройки - если трудоёмкость приемлема, включаются в текущий объём без доплаты.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли запустить согласование из карточки сделки, а не из реестра?

Да. БП можно привязать к сделке в CRM - тогда инициатор запускает его прямо из карточки сделки. Реестр при этом всё равно ведётся: элемент создаётся автоматически и связывается со сделкой.

Что происходит, если согласующий не реагирует на задачу?

Настраиваются напоминания: через заданное число дней участник получает повторное уведомление. Если реакции нет - уведомление уходит руководителю или инициатору. Конкретные пороги и адресаты настраиваются под процесс.

Можно ли согласовывать не только договоры, но и счета, акты, служебные записки?

Да, механизм один и тот же. Под каждый тип документа настраивается свой реестр и свой маршрут. В стандартный объём входит до 2 реестров - если нужно больше, объём уточняется на этапе аналитики.

Как хранятся версии договора в процессе согласования?

Каждый участник скачивает актуальную версию файла, вносит правки и прикрепляет исправленный документ как результат своего этапа. Система сохраняет все версии - можно посмотреть, что и кто менял.

Нужен ли отдельный тариф Битрикс24 для запуска бизнес-процессов?

Бизнес-процессы доступны на тарифах «Профессиональный» и выше, а также на «Коробке». На базовых тарифах функционал БП ограничен - это уточняется на старте проекта.

Частые вопросы