Знакомая картина. Пациентка позвонила в обед, администратор оформлял на ресепшене другого человека, номер записал на стикер, стикер к вечеру потерялся. Или запись в Архимед+ сделана, а откуда пришла пациентка, никто не спросил, и в конце месяца непонятно, работает реклама или нет. Две программы, две базы, а между ними один человек с двумя окнами на экране.
Мы внедряем и настраиваем готовую интеграцию, после которой администратор по-прежнему записывает пациентов в Архимед+, а в Битрикс24 запись, контакт и оказанная услуга появляются сами. Дальше CRM напоминает о визите, просит его подтвердить, а после приёма спрашивает, как всё прошло.
Страница для собственников и управляющих косметологических клиник, медицинских центров и стоматологий на 5-50 сотрудников, которые уже ведут приём в Архимед+ и подбирают CRM, «чтобы дружила с МИС». Пока CRM нет, всё, что до и после приёма, держится на памяти администратора и его тетради.
Сам приём: расписание врачей, медицинская карта, услуги, касса. Всё, что происходит до и после приёма, в ней живёт плохо: откуда пациент узнал о клинике, дозвонились ли до него, напомнили ли о визите, вернулся ли он через полгода и что ему стоит предложить.
Именно эту часть. Связка не заменяет Архимед+ и не заставляет врачей осваивать вторую систему: врачи остаются в МИС, администратор и руководитель получают Битрикс24 как рабочее место для общения с пациентами.
Вопрос «как связать Архимед+ с Битрикс24» на практике означает одно: администратор продолжает работать как привык, а CRM подхватывает данные сама. Сценарий из пяти шагов.
Звонок, сообщение в мессенджере или заявка с сайта попадает в Битрикс24 и не зависит от того, успел ли администратор снять трубку.
По обращению создаётся лид, у него есть источник, ответственный и вся переписка.
Администратор оформляет запись на приём в МИС, ничего не меняя в своей работе.
Коннектор передаёт данные в CRM: пациент становится контактом, запись - сделкой в воронке приёмов со статусом явки.
Напоминание о визите, подтверждение явки, а после приёма - запрос отзыва. Это делают роботы Битрикс24 без участия администратора.
В документации вендора система встречается и в латинском написании Archimed+, это одна и та же МИС. Обмен данными между ней и CRM охватывает то, что нужно для работы с пациентом до и после приёма.
Медицинские данные и сведения, составляющие врачебную тайну, в CRM не передаются: ни диагнозы, ни назначения, ни содержимое медицинской карты. В Битрикс24 попадает только организационная информация о визите.
Для клиники это упрощает соблюдение 152-ФЗ: круг систем, где обрабатываются специальные категории персональных данных, не расширяется.
Обмен односторонний: данные идут из Архимед+ в Битрикс24, а не обратно. Запись на приём по-прежнему создаётся в МИС, CRM получает её копию для напоминаний и аналитики.
Администратор открывает Битрикс24 и видит список визитов на сегодня: кто подтвердил приём по напоминанию, кто не ответил. По неответившим - короткий звонок прямо из карточки, номер набирать не нужно.
Входящий звонок, и на экране сразу карточка: была на консультации в марте, интересовалась пилингом, тогда не записалась. Разговор идёт по-другому, чем с незнакомым номером. Сообщение из мессенджера приходит в то же окно, а не в личный телефон сотрудника. Запись, как и раньше, делается в Архимед+, через несколько минут она уже видна в CRM.
Ничего не нужно переносить в таблицы. Руководитель открывает отчёт и видит, сколько обращений было за день, сколько из них стали записями и кто из администраторов какую долю довёл до визита.
Напоминания и подтверждение уходят по каждой записи из МИС, а не только по тем, о которых вспомнил администратор. Пациент, который не подтвердил визит, виден заранее, и его окно можно отдать другому.
Была на консультации и не записалась на процедуру. Прошла курс и не появлялась полгода. Записалась и не пришла. Каждая такая группа видна в CRM отдельным списком, по ней можно позвонить или написать, а не надеяться, что вспомнят сами.
Обращение из рекламы связано с записью и оказанной услугой, поэтому видно, какой канал приводит пациентов на процедуры, а какой только звонки без записи.
История визитов и суммы по услугам собираются в карточке контакта. Клиника видит, кто приносит доход в долгую, и не тратит одинаковое внимание на всех подряд.
Интеграция с Архимед+ решает задачу обмена данными, но CRM в клинике этим не ограничивается. Ниже то, что настраивается на том же портале штатными средствами Битрикс24, без отдельных разработок.
Телефония, форма на сайте, мессенджеры и соцсети собираются в один список. Пропущенный звонок не исчезает, а превращается в задачу «перезвонить» на ответственного, и руководитель видит, сколько таких задач висит.
Звонки через телефонию Битрикс24 записываются и хранятся в карточке пациента. Управляющий может послушать, как администратор отвечает на вопрос о цене процедуры, и поправить скрипт, а не гадать, почему звонков много, а записей мало.
«Не были больше шести месяцев», «прошли консультацию и не записались», «день рождения на этой неделе»: такие списки собираются автоматически, по ним запускается рассылка или задача администратору. Рассылки уходят только тем, кто дал согласие на получение сообщений, это условие мы закладываем в настройку.
Чек-лист открытия и закрытия смены, заявка на закупку расходников, согласование отпуска, напоминание о сроках лицензий и поверки оборудования. Всё это живёт в задачах с ответственным и сроком, а не в чате «Клиника» в мессенджере.
Обсуждение рабочих вопросов идёт в корпоративном чате, а не в личных переписках сотрудников. Регламенты, скрипты, инструкции по акциям лежат в одном месте, и новый администратор находит их сам.
Воронка от обращения до визита, конверсия по источникам и по администраторам, повторные визиты, выручка по услугам из данных МИС. Отчёты собираются по данным, которые уже есть в CRM, вручную ничего сводить не нужно.
Форма записи на консультацию или страница акции собирается в Битрикс24 и сразу пишет заявки в CRM. Отдельный сайт и разработчик для этого не нужны.
Большая часть этих возможностей входит в тариф «Профессиональный», который в любом случае нужен для обмена с МИС. Что из списка включать в проект, решаем на этапе аналитики: не всё нужно каждой клинике, и лучше запустить пять сценариев, которыми пользуются, чем пятнадцать, которые забудут.
Проект разбит на этапы с понятным результатом на каждом. Общий срок - 3-4 недели от старта до рабочей системы.
2-3 рабочих дня
Бизнес-аналитик разбирает маршрут пациента именно в вашей клинике: звонок, лид, запись, приём, обратная связь. Вместе с вами согласовываем состав данных, которые будут приходить из Архимед+, и фиксируем техническое задание.
После этого этапа у клиники на руках готовое ТЗ. На нём можно остановиться, а можно продолжить с нами: подписываться на большой проект вслепую не нужно.
4-5 рабочих дней
Настраиваем портал Битрикс24 и права доступа по ролям: администратор, врачи, руководитель. Собираем карточку пациента, воронку обращений и воронку записей на приём со статусами явки. Настраиваем автоматические напоминания и подключаем почту клиники.
10-14 календарных дней, параллельно этапу 1
Внедряем готовый коннектор стороннего вендора: готовим поля и воронки портала под структуру данных МИС, координируем подключение с вендором коннектора и принимаем обмен на тестовых данных.
От клиники нужны две вещи: API-ключи Архимед+ и компьютер со стабильным интернетом, на котором будет работать коннектор. Говорим об этом сразу, чтобы в середине проекта не было сюрпризов.
2 недели опытной эксплуатации
Обучаем сотрудников работе по новому сценарию и передаём инструкции-регламенты. Две недели наблюдаем за обменом на живых данных и отлаживаем ошибки, если они появляются.
Стоимость зависит от числа филиалов, сотрудников и того, какие сценарии из списка выше войдут в проект. Поэтому цены на странице не публикуем: оставьте заявку, и в течение рабочего дня пришлём расчёт.
Честнее сказать заранее, чем выяснить на аналитике.
Если запись должна создаваться из CRM и сразу попадать в МИС. В типовой интеграции обмен идёт только из Архимед+ в Битрикс24. Такой сценарий возможен как доработка по API, но это отдельная оценка.
Если клиника ведёт приём не в Архимед+. Тогда нужна другая интеграция, напишите, разберём.
Если портал на тарифе ниже «Профессионального» и переходить не планируете. Обмен с МИС на младших тарифах не заработает.
Высший партнёрский статус вендора.
Внедряем Битрикс24 больше восьми лет.
Среди них клиники, медицинские центры и сервисные компании с записью на приём.
Этапы, сроки и результат каждого шага видны до договора, а ТЗ после аналитики остаётся у вас в любом случае.
Коннектор к Архимед+ мы не разрабатываем сами: это готовое решение стороннего вендора. Наша работа - внедрить и настроить интеграцию под сценарии вашей клиники и сделать так, чтобы Битрикс24 для клиник стал рабочим местом администратора, а не «ещё одной программой».
Пришлём расчёт внедрения и стоимость интеграции с вашей системой Архимед+ в течение рабочего дня. Напишите на sales@acp-24.ru или заполните форму.
Эксперт АС Проект свяжется в течение 60 минут.
