Битрикс24 для рекламного агентства: проекты, клиенты, биллинг по часам

Почему стандартной CRM агентству не хватает

Рекламное агентство работает в двух режимах одновременно: продаёт новые проекты и исполняет уже заключённые договоры. Большинство CRM хорошо справляются с первым, но со вторым - плохо. Итог: менеджеры дублируют данные в таблицах, тимлиды не видят загрузку команды, бухгалтерия выставляет счета «на глаз».

Боли, с которыми агентства обычно приходят на внедрение:

• Нет единого места для брифов, правок и финальных материалов по клиенту
• Трудозатраты фиксируются в отдельных таблицах - или не фиксируются вообще
• Собрать отчёт «сколько часов потрачено на клиента за месяц» - отдельный квест
• Передача проекта из продаж в производство происходит через мессенджер, а не через систему

Битрикс24 закрывает всё это через связку CRM → Задачи и проекты → учёт времени → отчёты, причём в одном интерфейсе.

Структура CRM: клиент, сделка, проект

Базовая архитектура для агентства строится на стандартных сущностях Битрикс24, но с чёткой логикой переходов между ними.

Входящий запрос проходит путь от лида до исполнения: лид квалифицируется и переходит в сделку, после подписания договора создаётся проект (группа или Смарт-процесс), к которому привязываются задачи с учётом времени.

flowchart LR
    LEAD[Лид / Входящий запрос] --> DEAL[Сделка: воронка продаж]
    DEAL --> CONTRACT[Договор подписан]
    CONTRACT --> PROJECT[Проект / Группа в Б24]
    PROJECT --> TASKS[Задачи по кампании]
    TASKS --> TIME[Учёт трудозатрат]
    TIME --> REPORT[Отчёт для клиента / биллинг]

Карточка компании - центральный объект. К ней привязываются:

• все контакты на стороне клиента (маркетолог, финдиректор, технолог)
• история сделок и договоров
• проекты, которые ведутся прямо сейчас
• задачи по этому клиенту

Пользовательские поля в карточке компании позволяют хранить специфику агентства: тип клиента, индустрия, бюджет медиаплана, ответственный аккаунт-менеджер.

Воронка продаж: от брифа до договора

Для агентства характерны длинные циклы сделки: несколько итераций брифа, согласование медиаплана, правки КП. Воронка в Битрикс24 отражает эти стадии явно.

Типовые стадии воронки рекламного агентства:

После перехода на стадию «Договор» робот в сделке автоматически создаёт проект, назначает ответственного и уведомляет команду. Ситуация, когда продажа состоялась, а производство об этом не знает, - исключена.

О построении сложных воронок подробнее - в статье про воронку проектных продаж в Битрикс24.

Управление проектами по клиентам

Каждый клиент или рекламная кампания ведётся как отдельная группа (проект) в Битрикс24. Это даёт изолированное пространство задач, файлов и переписки по конкретному клиенту, контроль доступа (участники видят только свои проекты), отдельную очередь задач с фильтрацией по исполнителю и срокам, канбан-доску для визуального контроля статуса кампании.

Для каждого проекта настраиваются:

• Шаблоны задач - типовой набор при старте новой кампании: бриф → медиаплан → креативы → запуск → отчёт
• Подзадачи - декомпозиция крупных блоков до исполнимых единиц
• Регулярные задачи - еженедельные отчёты, мониторинг рекламных кабинетов

Задачи создаются как из карточки сделки или компании в CRM, так и напрямую в проекте. Связь между задачей и клиентом сохраняется в обоих случаях - именно это потом даёт нормальный учёт трудозатрат в разрезе клиентов.

Учёт трудозатрат и биллинг по часам

Это ключевой блок для агентства, работающего по модели Time & Material или выставляющего детализированные акты.

Как фиксируются часы

Каждый исполнитель фиксирует затраченное время прямо в задаче - через таймер или вручную, с комментарием. Данные попадают в отчёты по задачам и видны руководителю в реальном времени.

Что нужно настроить под агентство:

• Обязательность поля «затраченное время» перед закрытием задачи - иначе исполнители будут о нём забывать
• Привязку задачи к проекту (клиенту): тогда отчёт по трудозатратам строится в разрезе клиентов автоматически
• Разграничение типов работ через теги или пользовательские поля задачи (стратегия, дизайн, таргет, аналитика)

Отчёт по трудозатратам

Стандартные отчёты Битрикс24 дают данные в разрезе:

• исполнителя - сколько часов потратил каждый сотрудник
• проекта - сколько часов ушло на конкретного клиента за период
• типа задачи - какие работы съедают больше всего времени

Если стандартных срезов не хватает - по нашей практике, для агентств с детализированным биллингом формируются пользовательские отчёты или настраивается выгрузка трудозатрат во внешний биллинговый модуль. В одном из наших проектов клиент использовал собственную систему учёта часов, и под неё потребовалось отдельное техническое задание на модуль «Биллинг» в Битрикс24 с автоматической выгрузкой отчёта.

О возможностях учёта рабочего времени подробнее - в статье «Учёт рабочего времени в Битрикс24».

Шаблоны документов: КП, акты, договоры

Рекламные агентства работают с большим объёмом однотипных документов: КП, акты об оказанных услугах, договоры на медиаразмещение. Ручное заполнение - прямой путь к ошибкам и потере времени.

В Битрикс24 настраиваются шаблоны с автоподстановкой данных из карточки сделки или компании:

• Название клиента и реквизиты - из карточки компании
• Сумма, период, перечень услуг - из полей сделки
• ФИО подписанта - из карточки контакта

Особенно удобно при ежемесячных актах: менеджер нажимает одну кнопку, документ готов. О настройке подробнее - в статье «Шаблоны документов в Битрикс24».

Аналитика для руководителя агентства

Дашборд руководителя решает две задачи: контроль продаж и контроль загрузки команды.

По продажам:

• Воронка сделок с суммами на каждой стадии
• Конверсия по менеджерам
• Источники новых клиентов через UTM-метки из рекламных каналов

По производству:

• Количество активных проектов и задач в работе
• Просроченные задачи по исполнителям
• Трудозатраты в разрезе клиентов за текущий и прошлый месяц

Отслеживание источников заявок через UTM-метки в Битрикс24 позволяет агентству видеть, какие собственные каналы продвижения реально приводят клиентов, - и управлять маркетинговым бюджетом на основе цифр, а не ощущений.

Если стандартных отчётов недостаточно, пользовательские отчёты с нужными срезами - отдельный блок работ при внедрении.

Этапы внедрения для агентства

По нашему опыту, внедрение Битрикс24 для рекламного агентства проходит в несколько этапов:

1. Аналитика и ТЗ - интервью с командой, описание воронок, согласование структуры проектов и логики учёта часов. Обычно занимает 2-3 недели.
2. Настройка CRM - воронки продаж, карточки клиентов, права доступа для аккаунт-менеджеров и производства.
3. Настройка задач и проектов - шаблоны задач по типам кампаний, группы по клиентам, учёт трудозатрат.
4. Отчёты и дашборды - стандартные срезы плюс пользовательские отчёты там, где нужно.
5. Обучение команды - групповое онлайн-обучение с записью: CRM, задачи, отчёты, связи между карточками. Запись остаётся у клиента.
6. Поддержка после запуска - сопровождение в период тестирования, консультации в мессенджере и короткие созвоны по мере вопросов.

Перед стартом рекомендуем пройти аудит текущего состояния портала - это помогает не дублировать настройки и сразу найти узкие места.

Частые вопросы