Пользовательские поля в Битрикс24: настройка карточек под отрасль

Зачем вообще нужны пользовательские поля

Стандартный набор в Битрикс24 закрывает базовое: имя, телефон, email, сумма сделки, источник. Но как только появляется строительный подряд, ювелирная розница или аренда коммерческой недвижимости - стандарта уже не хватает.

Пользовательские поля решают конкретные задачи:

• Хранят отраслевые данные - тип материала, площадь объекта, предпочтительный канал связи, тип чека.
• Управляют автоматизацией - роботы и бизнес-процессы срабатывают по значениям полей.
• Обеспечивают сегментацию - фильтры и отчёты строятся на значениях, которые менеджер выбирает из списка.
• Контролируют полноту данных - обязательные поля не дают закрыть сделку без нужной информации. Один из самых недооценённых инструментов, если честно.

По нашей практике, в типовом проекте внедрения настраивается от 20 до 100+ полей суммарно по всем объектам CRM - зависит от сложности бизнес-процессов.

flowchart TD
    LID[Карточка лида\nдо 20 полей] --> KONTAKT[Карточка контакта\nдо 30 полей]
    LID --> KOMPANIYA[Карточка компании\nдо 50 полей]
    LID --> SDELKA[Карточка сделки\nдо 100 полей суммарно]
    SDELKA -->|автозаполнение| KOMPANIYA
    SDELKA -->|автозаполнение| KONTAKT

Типы полей: что выбрать для каждой ситуации

Тип поля определяет, как данные вводятся, хранятся и участвуют в автоматизации. Ошибка на этом этапе - и потом придётся пересоздавать поле с нуля.

Практическое правило: список предпочтительнее строки везде, где данные потом нужны для фильтрации или автоматизации. Строка - только для уникального текста, который не повторяется.

Карточка контакта: что добавляют на практике

В типовом проекте карточка контакта содержит до 30 пользовательских полей. Стандартный набор (фамилия, имя, телефон, email, адрес) дополняется отраслевыми данными.

Универсальные дополнения:

• Тип контакта (список: клиент, подрядчик, партнёр)
• Тип клиента (список с сегментацией)
• Источник - передаётся автоматически из карточки лида
• Дата рождения - нужна для автоматических напоминаний

Пример автоматизации по полю карточки контакта: если тип покупателя не «Конечный покупатель» и дата рождения не заполнена - система ставит менеджеру задачу на уточнение. После заполнения ежегодно за день до даты рождения автоматически создаётся задача с именем «Поздравить [Имя] [Фамилия] с днём рождения».

Поля для повторных продаж - ювелирная и сервисная розница:

• Дата последнего ремонта
• Дата последней скупки
• Дата последнего обмена
• Не получил одобрение от банка на рассрочку (да/нет)
• Дата отказа банка по рассрочке
• Сумма по отказанной рассрочке - это поле часто недооценивают, а потом жалеют

Все эти поля заполняются автоматически при завершении сделки с соответствующим типом. Менеджер не тратит время на ручной ввод.

Перед тем как формировать список полей, полезно проработать требования через опросный лист - это экономит время на переделки.

Карточка компании: поля для сегментации и аналитики

Карточка компании - центральный объект для накопления истории отношений с корпоративным клиентом. В сложных проектах она содержит до 50 полей.

Базовые классификационные поля:

Аналитические поля - заполняются автоматически:

• Финансовый результат за всё время работы - увеличивается на сумму каждой успешной сделки
• Количество сделок - счётчик закрытых сделок
• Дата последней продажи - фиксируется при завершении сделки как успешной
• Категория клиента - автоматически формируется как комбинация финансового потенциала и прогноза частоты обращений (например: AQ1, BQ2)

Поле «Дата последней продажи» - одно из самых ценных. На его основе создаются сохранённые фильтры для всей команды: легко найти компании, которые не покупали ничего за последние 3, 6 или 12 месяцев.

В логистике карточка компании дополнительно хранит дату последней активности по перевозкам. Её вычисляет бизнес-процесс, который ежесуточно проверяет список последних перевозок и записывает дату самой свежей. Подробнее о таких интеграционных сценариях - в статье про Битрикс24 для логистики.

Карточка лида: минимум для квалификации

Карточка лида хранит информацию о контакте, компании и обращении до момента квалификации. Стандартный объём - до 20 полей. Данные поступают вручную или автоматически из каналов лидогенерации: формы на сайте, телефония, мессенджеры.

Типовой состав полей карточки лида:

• Источник (список)
• Причина обращения (строка)
• Дата следующей коммуникации
• Причина отложенного звонка (строка)
• Номер телефона, email, название компании

Поле «Источник» в карточке лида должно автоматически передаваться в карточку контакта при конвертации - иначе аналитика по каналам привлечения в CRM разрывается. Мы видим эту ошибку почти в каждом втором проекте, где не было первичной настройки.

После квалификации система создаёт связанные карточки контакта, компании и сделки с данными из лида - это ключевой результат правильно настроенной воронки.

Карточка сделки: поля под процесс продажи

Карточка сделки - самая насыщенная по количеству полей. В проектах с несколькими воронками суммарно настраивается от 40 до 100 полей, при этом поля, общие для всех воронок, считаются один раз.

Пример универсальных полей для всех воронок (консалтинг, услуги):

Пример для строительного подряда:

• Желаемая дата старта работ
• Желаемая дата финиша
• Дата старта (фактическая, ставится прорабом)
• Дата финиша (фактическая)
• Акт передачи давальческого материала (файл, обязательный при определённом условии)
• Рабочая документация (файл, множественный) - появляется только со стадии подписания договора

Последний пункт - хороший пример управления видимостью: поле существует с первой стадии, но отображается только тогда, когда оно реально нужно.

Если сделки предполагают длительное согласование, посмотрите также на подход к воронке проектных продаж - там вопрос состава полей особенно важен.

Обязательность, видимость и порядок полей

Три параметра определяют поведение поля в карточке.

Обязательность

Поле может быть обязательным при переходе на конкретную стадию. Пока оно не заполнено - сделка не сдвинется дальше. Используется для:

• контроля качества данных на ключевых переходах
• фиксации причины отказа на негативных стадиях
• подтверждения оплаты перед закрытием

Не злоупотребляйте обязательными полями. Если их слишком много - менеджеры начинают заполнять «для галочки» некорректными данными, и аналитика превращается в мусор.

Видимость

Поля настраиваются по-разному:

• Показываются всегда - ключевые данные, нужные на любой стадии
• Скрываются - неактуальные поля убираются из вида, но данные сохраняются
• Отображаются в «моём виде» - каждый сотрудник настраивает личный вид карточки, не трогая общий

В проектах с несколькими воронками одно и то же поле бывает видимым в одной воронке и скрытым в другой. Дублировать поля не нужно.

Порядок и группировка

Поля группируются в разделы: «Контроль оплат», «Реквизиты» и так далее. Порядок внутри раздела и порядок самих разделов настраивается через редактор карточки. Правило простое: сначала - то, что заполняется первым в работе.

Если после запуска выяснится, что часть полей лишняя или не хватает новых - это нормально. Такие изменения фиксируются в структуре ТЗ на доработку.

Автозаполнение и связи между карточками

Часть полей вообще не требует ручного ввода - они заполняются через бизнес-процессы или роботов.

Типовые сценарии автозаполнения:

1. Из сделки в контакт. При успешном закрытии сделки с типом «ремонт» поле «Дата последнего ремонта» в карточке контакта фиксирует дату автоматически.

2. Из сделки в компанию. Поля «Финансовый результат», «Количество сделок», «Дата последней продажи» обновляются при каждой успешной сделке - менеджер не участвует.

3. Из лида в контакт/компанию. При конвертации лида источник, причина обращения и другие данные автоматически переносятся в связанные карточки.

4. Из смарт-процесса в компанию. В логистических проектах поле «Дата последней активности» в карточке компании обновляется ежесуточно на основе данных из смарт-процесса «История перевозок».

5. Название сделки по шаблону. Бизнес-процесс собирает его из комбинации полей: название объекта + город + бренд. Навигация в списке сделок сразу становится проще.

Для полей с интеграцией через 1С важно заранее определить направление передачи данных и обязательность заполнения - иначе синхронизация не сработает. Подробнее - в статье про интеграцию Битрикс24 и 1С.

Если нужно хранить нетипичные данные - например, пользовательские реквизиты сверх стандартных банковских - стандартными средствами CRM это не реализуется. Потребуется доработка через REST API.

Частые вопросы