График отпусков и реестр отгулов в Битрикс24 через Смарт-процессы

Почему штатного «Графика отсутствий» не хватает

Встроенный «График отсутствий» отлично справляется с визуализацией - кто и когда в отпуске. Для 90% компаний этого достаточно. Но когда штат растёт, HR-служба быстро упирается в несколько конкретных стен:

• Нет многоэтапного согласования с фиксацией замещающих.
• Нет реестра начисленных и использованных отгулов с автоматическим списанием.
• Нет анализа пересечений по отделам - и уж тем более блокировки при конфликте дат.
• Нет интеграции с 1С для оформления кадровых документов.

Под эти задачи в Битрикс24 строится надстройка из двух инструментов: универсального списка «График отпусков» с бизнес-процессом согласования и Смарт-процесса «Реестр отгулов».

О том, когда Смарт-процессы заменяют стандартную CRM, а когда нет - читайте в обзоре Смарт-процессов Битрикс24.

Архитектура решения: как связаны компоненты

flowchart TD
    EMP[Сотрудник] -->|Подаёт заявку| VL[Универсальный список\nГрафик отпусков]
    VL -->|Запускает БП| BP[Бизнес-процесс\nСогласование отпуска]
    BP -->|1й уровень| HR[Кадровая служба]
    HR -->|2й уровень| RM[Руководитель\nподразделения]
    RM -->|Согласовано| GA[График отсутствий\nБитрикс24]
    RM -->|Согласовано| PROF[Профиль сотрудника]
    RM -->|Уведомление| ONE_C[1С / ЗУП]
    EMP2[HR-специалист] -->|Начисляет| RO[Смарт-процесс\nРеестр отгулов]
    GA -->|Отсутствие за отгул| RO
    RO -->|Автосписание| RO
    RO --> BI[BI-отчёт]

Ключевой принцип здесь - все компоненты обмениваются данными сами. Сотрудник подаёт одну заявку, а система сама обновляет профиль, график и реестр. Никаких лишних переходов по разделам.

График отпусков: 6 этапов бизнес-процесса

Этап 1. Сбор пожеланий

Рассылка запускается централизованно. Система сама напоминает тем, кто не заполнил пожелания. Ограничения - минимальная продолжительность, фиксированные даты начала - настраиваются отдельно, в том числе по отделам.

Этап 2. Анализ пересечений

Руководитель видит в разделе «Отпуска сотрудников» календарь с цветовой индикацией статусов. Если даты двух сотрудников пересекаются - система выдаёт текстовое уведомление и приостанавливает процесс, пока конфликт не разрешён.

Этап 3. Согласование руководителем

Работает в двух режимах:

• Индивидуальное - заходишь в карточку и утверждаешь.
• Массовое - выделяешь несколько заявок и применяешь групповое действие.

Руководителям департаментов дополнительно доступна кнопка «Согласовать все» - она разом закрывает все заявки подразделения.

Этап 4. Подготовка к отпуску (за 14 дней)

За 14 календарных дней до начала отпуска система сама запускает оформление:

• Сотрудник получает уведомление по e-mail и во внутреннем чате.
• Ему ставится задание: «Подписать заявление» или «Перенести отпуск».

Если выбрано «Подписать заявление» - открывается форма с предзаполненными данными: датами, полем для выбора замещающих (можно выбрать нескольких), ссылкой на шаблон уведомления и полем для загрузки подписанного скана.

Этап 5. Двухуровневое согласование при переносе

Если сотрудник запрашивает перенос, заявка проходит два уровня:

Этап 6. Финальное закрытие

После прохождения всех этапов:

• Данные об отпуске уходят в профиль сотрудника - вместе с информацией о замещающих.
• Система отправляет уведомление об оформлении отпуска в 1С.
• Статус заявки меняется на «Отпуск согласован».

Схожая логика двухуровневого согласования, кстати, работает и в согласовании договоров в Битрикс24.

Смарт-процесс «Реестр отгулов»: поля и логика

«Реестр отгулов» - отдельный Смарт-процесс для учёта начисленных и использованных отгулов. HR-специалист видит данные по всем сотрудникам, сотрудник - только свои карточки.

Ключевые поля карточки отгула

Список оснований для отгула включает: Акция, Выход из отпуска, Донорство, Дни рождения, Командировка, Конференция, Ненормированный рабочий день, Работа в выходной, Рождение ребёнка, Свадьба, Смерть близкого, Тренинг, Учёба в выходной, Учебное время, Шаги, Другое.

Правила списания

• Списание идёт частями с шагом 0,25 отгула - где 1 отгул равен 8 часам.
• Когда в реестре отсутствий фиксируется уход «за отгул», сумма автоматически списывается в «Реестре отгулов».
• Перед списанием система проверяет остаток. Если отгулов не хватает - операция блокируется.

Импорт начального остатка отгулов

По нашей практике, первичную загрузку удобнее всего делать через сущность «Сделки»: отгулы импортируются CSV-файлом как карточки сделок, затем массово переводятся на стадию, где настроен робот. Робот сам создаёт карточки в Смарт-процессе «Реестр отгулов» на основании данных из карточки сделки.

Права доступа и видимость данных

Разграничение прав - одно из первых требований, которые нам формулирует HR при старте такого проекта:

• Сотрудник видит только свои карточки отгулов.
• HR-специалист видит данные по всем.
• Руководитель подразделения видит заявки и график своих сотрудников.
• Группировка и поиск - через стандартную строку «фильтр+поиск».

Полная картина по всем сотрудникам также доступна через отчёт на базе BI-конструктора с гибкой фильтрацией.

Доработка штатного функционала Битрикс24

Помимо создания новых сущностей, в типовом проекте дорабатываются и штатные компоненты:

• Раздел «График отсутствий»: модификация интерфейса, добавление пунктов управления, всплывающие окна для согласования.
• Универсальный список «График отпусков»: добавление пунктов управления для интеграции с бизнес-процессом.
• Скрипты обмена: написание кастомных скриптов для передачи данных между «Графиком отсутствий» и «Графиком отпусков».

Для компаний с филиальной сетью отдельно настраивается управление видимостью типов отсутствий. Например, чтобы статус «Дистанционная работа» не порождал ложных предупреждений об отсутствии сотрудника.

Интеграция с 1С

В более сложных проектах настраивается автоматическая передача утверждённых периодов отсутствий в 1С. Типы отсутствий Битрикс24 сопоставляются с кодами 1С по матрице: отпуск - код ОТ, больничный - код Б, командировка - код К, отгул - код В или НОД (согласуется с кадровой службой). Выгрузка идёт по расписанию в формате JSON, сотрудники идентифицируются строго по ID пользователя в Битрикс24.

Технические детали таких обменов разобраны в статье Интеграция Битрикс24 и 1С: 3 рабочих сценария.

Если в компании ведётся электронный кадровый документооборот, этот же поток данных стыкуется с КЭДО в Битрикс24.

Сколько это стоит и занимает по времени

По нашему опыту, блок автоматизации отпусков - универсальный список, бизнес-процесс согласования, доработка штатного функционала - занимает 5 недель от момента подписания плана работ. Настройка и тестирование проводятся на тестовом портале заказчика, потом готовый функционал переносится на боевой.

Перед стартом обычно рекомендуем провести аудит текущего состояния портала - чтобы заранее понять, какие доработки нужны под конкретную оргструктуру.

Частые вопросы