Какие кадровые документы можно перевести в КЭДО, а какие нельзя

Перевод кадрового документооборота в электронный вид - это не просто удобство, а полноценный правовой инструмент, закреплённый в ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Но свобода выбора здесь не безгранична: закон прямо называет документы, которые нельзя переводить в КЭДО. Разбираем оба списка - и показываем, как это выглядит в Битрикс24.

Что такое КЭДО и на каком основании работает

КЭДО - кадровый электронный документооборот: создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с трудовой деятельностью, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ).

Юридическая база:

• ст. 22.1-22.3 ТК РФ - общий порядок кадрового ЭДО, требования к согласию сотрудника и локальным нормативным актам;
• ст. 312.3 ТК РФ - расширенный перечень для дистанционных сотрудников;
• ФЗ-63 «Об электронной подписи»;
• Приказ Минтруда № 578н (от 20.09.2022, действует с 01.03.2023) - требования к формату электронного кадрового документа (PDF/A-1A).

Электронный документ, подписанный квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, равен по юридической силе бумажному с собственноручной подписью.

Прежде чем запустить КЭДО, работодатель обязан:

1. Разработать и утвердить Положение о КЭДО.
2. Издать Приказ о введении КЭДО.
3. Получить письменное согласие сотрудников (или заключить допсоглашение к трудовому договору).

Подробнее о юридическом оформлении перехода - в статье «Как юридически оформить переход на КЭДО: положение, приказ и согласия сотрудников».

Какие документы можно перевести в КЭДО

Ниже - типовой перечень кадровых документов, которые переводятся в электронный вид. Он основан на практике внедрений и формах, применяемых в Битрикс24 КЭДО.

Документы при приёме на работу

Документы в процессе работы

• Дополнительные соглашения к трудовому договору (изменение условий, перевод и т.д.)
• Форма Т-6 - приказ на отпуск
• Заявление на отпуск
• Уведомление о начале отпуска
• Договор о материальной ответственности
• Приказ о материальной ответственности
• Заявление о предоставлении стандартного налогового вычета (при наличии детей)
• Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА), регламентами, инструкциями

Документы при увольнении

• Заявление об увольнении

Документы о переходе на электронную трудовую книжку

• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (если работник ранее не подавал)

Итого: большинство стандартных кадровых операций - приём, отпуска, изменения условий труда, ознакомления с документами - переводятся в КЭДО без ограничений.

Что нельзя вести только в электронном виде

По ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ (актуальная редакция) в КЭДО запрещено формировать следующие документы:

Важный нюанс: приказ об увольнении можно подписать электронно только для дистанционного работника в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ. Для остальных категорий - только бумага.

Ещё одно техническое ограничение Битрикс24 КЭДО: система поддерживает максимум 2 подписи (работодатель и работник). Документы, требующие трёх и более подписей (например, авансовый отчёт), в текущей версии КЭДО не подходят - для них используется отдельный инструмент согласования документов.

Чек-лист: готов ли документ к переводу в КЭДО

Перед тем как добавить документ в перечень КЭДО, пройдитесь по пунктам:

• Документ не входит в список исключений по ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ
• Документ требует не более 2 подписей (работодатель + работник)
• Работник дал письменное согласие на КЭДО
• Документ упомянут в Положении о КЭДО (или Положение охватывает все допустимые кадровые документы)
• Для документа с персональными данными выбран провайдер Госключ (а не ПЭП)
• Кадровый специалист имеет действующую УКЭП и оформленную МЧД
• Сотрудник установил приложение «Госключ» и прошёл идентификацию

Как это работает в Битрикс24 КЭДО

Раздел «КЭДО + Госключ» в Битрикс24 - это полноценная среда для создания, отправки, подписания и хранения электронных кадровых документов.

Типовой маршрут кадрового документа: от создания шаблона кадровиком до хранения подписанного экземпляра в архиве компании и личном профиле сотрудника.

flowchart LR
    HR[Кадровик] -->|Создаёт документ\nиз шаблона| B24[Битрикс24 КЭДО]
    B24 -->|Отправляет на подпись| SIGNER[Подписант\nкомпании - УКЭП]
    SIGNER --> EMP[Сотрудник]
    EMP -->|Госключ - УНЭП| SIGNED[Подписан]
    EMP -->|ПЭП - ЛНА/ознакомления| SIGNED
    SIGNED --> SAFE[Сейф компании]
    SIGNED --> PROFILE[Профиль сотрудника\nМои документы]

Виды электронной подписи в системе

В Битрикс24 КЭДО доступны три провайдера подписи для сотрудника:

Работодатель со своей стороны всегда использует УКЭП - усиленную квалифицированную электронную подпись, выданную на кадрового специалиста с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Маршрут подписания

Типовой порядок прохождения документа:

1. Инициатор (кадровик) создаёт документ из шаблона.
2. Согласующий - просматривает документ до подписания (без электронной подписи, по желанию).
3. Заполняющий - вносит персональные данные (при необходимости).
4. Представитель компании - подписывает УКЭП.
5. Сотрудник - финальный подписант.

После подписания документ автоматически сохраняется в «Сейфе компании» (для кадровика) и в разделе «Мои документы» личного профиля сотрудника. Система автоматически конвертирует документ в формат PDF/A-1A, как требует Приказ Минтруда № 578н.

Хранение и юридическая защита

• Подписанный документ нельзя изменить - любое редактирование делает его недействительным.
• Документ можно скачать архивом: в нём хранятся сам файл, файлы подписей (.SIG), МЧД и описание в XML.
• Отозвать подписанный документ нельзя. При ошибке кадровый специалист оформляет Акт отмены.
• Работодатель обеспечивает хранение документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.
• По заявлению сотрудника работодатель обязан выдать бумажную копию документа в течение 3 рабочих дней.

Если вы только планируете запуск, ознакомьтесь с материалом «КЭДО в Битрикс24: первые шаги внедрения за 30 дней» - там описан пошаговый план от нулевой настройки до первого подписанного документа.

Особые случаи: согласие сотрудника и смешанный документооборот

Не все сотрудники обязаны переходить на КЭДО. Закон предусматривает право отказа - и это влечёт параллельный бумажный документооборот для части персонала.

Когда согласие не требуется: если сотрудник принят на работу после 31 декабря 2021 года и у него нет трудового стажа до этой даты - соглашение на КЭДО заключать не нужно.

Порядок получения согласия зависит от категории работника:

Важно: после того как сотрудник дал согласие на КЭДО, отозвать его трудовым законодательством не предусмотрено.

Рекомендация практики: не стоит декларировать в Положении о КЭДО «подписываем всё со всеми», если фактически часть документов остаётся на бумаге. Перечень документов в Положении должен соответствовать реальной практике. Удобный вариант - формулировка «при отсутствии технической возможности подписать через КЭДО допускается бумажный вариант».

Параллельно с КЭДО удобно настроить график отпусков через смарт-процессы - так HR-специалист видит статусы всех документов в одном пространстве.

Итог: две группы документов

Кадровые документы в контексте КЭДО делятся на две чёткие группы.

Переводятся в электронный вид - практически все типовые кадровые документы: трудовые договоры и допсоглашения, заявления, приказы (кроме увольнения по ст. 22.2), ознакомления с ЛНА, уведомления об отпуске, договоры о материальной ответственности, согласия на обработку персональных данных.

Остаются на бумаге по закону - трудовые книжки (при отсутствии перехода на ЭТК), акты о несчастных случаях, приказы об увольнении для «обычных» (не дистанционных) сотрудников, записи об инструктажах по охране труда.

Если вы хотите запустить КЭДО в своей компании - АС Проект, Платиновый партнёр Битрикс24, внедряет КЭДО и Подпись под ключ: от разработки Положения до настройки шаблонов и маршрутов подписания.

Частые вопросы