Кейс: поставщик ПО перестал терять продления лицензий в Битрикс24

Профиль компании и исходная ситуация

Региональный реселлер и поставщик программного обеспечения - компания с несколькими десятками активных менеджеров и базой в сотни корпоративных клиентов. Каждый клиент использует один или несколько продуктов: операционные системы, офисные пакеты, специализированный отраслевой софт, продукты линейки 1С-Битрикс. У каждой позиции - своя редакция, своё число пользователей и своя дата окончания действия.

Основа выручки - не первичные продажи, а ежегодные продления. Упустить продление значит потерять деньги и, нередко, клиента: если он сам нашёл другого поставщика за те несколько недель, пока лицензия уже истекла, а менеджер ещё не позвонил.

Что шло не так: боли до автоматизации

До перехода на Битрикс24 весь учёт держался на Excel-таблице - общей на отдел. Проблемы накапливались по нескольким направлениям:

• Даты терялись. Никакой автоматики: если менеджер не зашёл в файл и не посмотрел сам - о приближении даты никто не предупреждал.
• Реактивный режим. О просроченных лицензиях узнавали от клиентов, которые звонили сами: "у нас что-то перестало работать". Это не только потеря денег, но и удар по репутации.
• Не было единой картины. Какой продукт, какая редакция, сколько пользователей - ответить на этот вопрос можно было только зайдя в таблицу и найдя нужную строку. Если клиент менял редакцию или докупал места - строки расходились с реальностью.
• Счета готовились вручную. Каждый счёт на продление создавался с нуля: копировали реквизиты, прописывали позиции, отправляли. Уходило время, возникали ошибки.
• Выручку от продлений не считали. Плановый доход на следующий месяц или квартал никто не знал - только постфактум.

Что настроили в Битрикс24

Решение построено на нескольких инструментах Битрикс24, которые работают вместе.

Смарт-процесс «Лицензии клиента»

Для учёта лицензий создан отдельный смарт-процесс - по одной записи на каждую лицензию. Карточка содержит:

Карточка привязана к компании и контакту в CRM - так менеджер видит полную историю по клиенту: что купил, когда заканчивается, было ли продление в прошлом году.

Воронка «Продления» и автоматические сделки

Отдельная воронка сделок называется «Продления» и имеет фиксированные стадии:

1. Уведомили клиента
2. Счёт выставлен
3. Оплачен
4. Лицензия продлена

За несколько недель до даты окончания лицензии робот автоматически создаёт сделку в этой воронке, заполняет её данными из смарт-процесса и назначает ответственного. Менеджер получает задачу с конкретным дедлайном - не общий сигнал, а инструкцию с именем клиента, продуктом и суммой.

Заявка проходит путь от приближения даты окончания лицензии до закрытой оплаты:

flowchart LR
    LIC[Смарт-процесс\nЛицензия] -- "за N дней до\nокончания" --> ROBOT[Робот]
    ROBOT --> DEAL[Сделка в воронке\nПродления]
    DEAL --> NOTIF[Уведомление\nклиенту]
    NOTIF --> INV[Счёт из\nкарточки]
    INV --> PAID[Оплата]
    PAID --> UPD[Обновление\nдаты в\nсмарт-процессе]

Шаблоны документов и счёт из карточки

Счёт на продление формируется прямо из карточки сделки по готовому шаблону. Реквизиты клиента, наименование продукта, редакция, срок и сумма - всё подтягивается из полей. Менеджеру остаётся проверить и отправить. Договор или дополнительное соглашение формируется тем же способом.

Уведомления менеджеру и клиенту

Автоматика работает в двух направлениях:

• Менеджеру - задача с напоминанием о предстоящем продлении и контрольная задача руководителю, если сделка зависает на стадии без движения.
• Клиенту - заблаговременное письмо о том, что срок действия лицензии заканчивается, с предложением выставить счёт.

Это снижает вероятность того, что клиент уйдёт к другому поставщику просто потому, что никто не напомнил.

Отчёты и контроль

На дашборде руководителя отображаются три ключевых среза из стандартных отчётов:

• Сколько лицензий истекает в текущем и следующем месяце
• Конверсия воронки «Продления» по стадиям
• Плановая выручка от продлений на период

Это даёт возможность видеть кассовый разрыв заранее и управлять нагрузкой на менеджеров.

Как теперь устроен процесс

Полный цикл работы с продлением выглядит так:

1. При первичной продаже менеджер создаёт запись в смарт-процессе «Лицензии клиента» и заполняет дату окончания.
2. За установленное число дней до окончания Битрикс24 автоматически создаёт сделку в воронке «Продления» и ставит задачу менеджеру.
3. Клиент получает письмо-напоминание.
4. Менеджер формирует счёт из карточки за несколько секунд.
5. После оплаты дата окончания в смарт-процессе обновляется - цикл начинается заново.

Ничего не теряется: каждая лицензия в системе, каждое продление - в воронке, каждый счёт - в карточке клиента.

Что это дало

По нашему опыту, компании с похожей структурой бизнеса после такой настройки отмечают:

• Устранение «слепых зон». Больше нет лицензий, о которых «забыли». Все сроки видны в одном интерфейсе.
• Проактивный контакт с клиентом. Менеджер звонит за несколько недель до окончания, а не после. Это другой разговор: клиент не раздражён, продление воспринимается как сервис.
• Скорость выставления счёта. Счёт формируется из шаблона за секунды, а не копируется вручную из предыдущего документа.
• Прозрачность выручки. Плановый доход от продлений теперь виден в отчёте, а не вычисляется из разрозненных таблиц.
• Меньше человеческих ошибок. Редакция, число пользователей, период - всё хранится в карточке и не переписывается заново каждый раз.

Дополнительный эффект - воронка лояльности: клиенты, которые регулярно получают счёт заблаговременно и без ошибок, реже ищут альтернативных поставщиков.

С чего начать похожей компании

Если у вас похожая ситуация - сотни лицензий, учёт в таблицах и потери на продлениях - типовой порядок действий следующий:

1. Аудит текущего учёта. Выгрузить все активные лицензии: продукт, редакция, число пользователей, дата окончания, ответственный менеджер.
2. Проектирование смарт-процесса. Определить состав полей карточки и справочники продуктов.
3. Настройка воронки «Продления». Согласовать стадии и условия переходов.
4. Настройка роботов. Задать сроки срабатывания (за сколько дней до окончания создавать сделку).
5. Шаблоны документов. Подготовить шаблон счёта и при необходимости договора.
6. Перенос данных. Загрузить текущие лицензии в смарт-процесс.
7. Обучение менеджеров. Показать, как создавать записи при новых продажах.

По нашему опыту, такой проект занимает несколько недель с учётом переноса данных. Если вас интересует настройка подобной системы - напишите на sales@acp-24.ru или позвоните по номеру +7 495 414-48-49.

Если вы также являетесь реселлером Битрикс24 и хотите разобраться с тарифами и условиями продления лицензий продукта для своих клиентов - информация об этом есть на странице тарифов.

Частые вопросы