Кейс: ИТ-компания собрала проекты внедрения в Битрикс24 и увидела рентабельность

Профиль компании и ситуация до автоматизации

Компания - системный интегратор среднего размера. Основной продукт - проекты внедрения корпоративных систем для корпоративных клиентов. Проекты длятся от нескольких недель до нескольких месяцев, включают обследование, разработку технического задания, настройку, интеграции, обучение и приёмку.

До внедрения Битрикс24 картина была типичной для компаний этого профиля:

• Таблицы и переписка вместо системы. Состав этапов, сроки и ответственные фиксировались в Excel и Google Sheets. Актуальность данных никто не гарантировал.
• Статус проекта - только через чат. Руководитель узнавал, что происходит по проекту, звоня или пиша исполнителю. Единой картины не было.
• ТЗ и договорённости терялись. Документы хранились в почте, мессенджерах и локальных папках. Споры о границах работ возникали регулярно - особенно когда заказчик просил "немного доработать" то, чего в ТЗ не было.
• Часы не списывались системно. Фактические трудозатраты по проекту никто не агрегировал. Рентабельность каждого проекта оставалась неизвестной.
• Срывы этапов - сюрприз для заказчика. О задержке заказчик узнавал последним - уже когда дедлайн прошёл.
• Сдача-приёмка по почте. Акты отправлялись письмом, подписание затягивалось, цепочка согласований терялась.

Именно из-за последнего пункта накапливались недовольства: внутри команды проект считался "почти готовым", а у заказчика акт ещё не был подписан и деньги не поступали.

Что настроили в Битрикс24

Работы разбились на несколько блоков. Каждый закрывал конкретную боль.

Воронка проектных продаж

Первым шагом настроили воронку проектных продаж в Битрикс24 - от первичного запроса до подписания договора. Стадии отражают реальный цикл сделки интегратора: квалификация, оценка, коммерческое предложение, согласование, договор. После перехода сделки в статус "подписан" автоматически создаётся карточка проекта в смарт-процессе.

Смарт-процесс «Проекты» с этапами

Основной инструмент управления проектом - смарт-процесс со стадиями, соответствующими реальному жизненному циклу внедрения:

Каждая стадия имеет ответственного, срок и набор обязательных полей. Карточка не переходит дальше, пока не заполнены ключевые данные - это защита от "забытых" этапов.

По нашему опыту, смарт-процессы хорошо подходят именно для таких сценариев - подробнее о логике их применения в статье Smart-процессы Битрикс24: когда они заменяют CRM, а когда нет.

Учёт часов по проекту

Задачи исполнителей привязываются к карточке проекта. Каждый сотрудник списывает фактическое время при закрытии задачи. В карточке проекта накапливается итоговая цифра: план часов, списано часов, остаток пакета. Руководитель видит в реальном времени, сколько ресурса потрачено и сколько осталось.

Для компаний, которые продают пакеты часов, это критично: можно вовремя сигнализировать заказчику об исчерпании пакета и согласовывать дополнительные работы - до того, как они уже сделаны. Подробнее об инструментах учёта рабочего времени в Битрикс24.

Хранение ТЗ и документов в карточке

Все документы проекта - ТЗ, приложения к договору, протоколы встреч, акты - прикрепляются к карточке смарт-процесса. Доступ у всей проектной команды. Споры о том, что входило в объём работ, снимаются одним открытием карточки.

Если компания хочет унифицировать структуру ТЗ, полезно сверяться с типовой структурой ТЗ на доработку Битрикс24.

Роботы на контроль сроков и приёмку

Настроены два класса роботов:

1. Зависание этапа. Если карточка не движется по стадии дольше заданного срока - руководитель проекта получает уведомление. Заказчик больше не узнаёт о задержке первым.
2. Подготовка к приёмке. При переходе в стадию "Приёмка" робот автоматически ставит задачу на подготовку закрывающих документов и отправляет напоминание ответственному менеджеру.

Отчёты по загрузке и рентабельности

Настроены три типа отчётов:

• Загрузка команды - сколько часов у каждого исполнителя в активных проектах.
• План-факт часов - плановые vs фактические трудозатраты по каждому проекту.
• Рентабельность проекта - соотношение стоимости контракта и потраченных ресурсов.

Последний отчёт стал главным открытием: часть проектов, которые команда считала прибыльными, оказались убыточными из-за незафиксированных доработок.

Как теперь устроен процесс

Путь проекта от заявки до подписания акта выглядит так: лид попадает в воронку продаж, после подписания договора автоматически создаётся проект в смарт-процессе, каждый этап ведётся через задачи с учётом времени, документы хранятся в карточке, роботы следят за сроками, а по завершении формируется закрывающий пакет.

flowchart LR
    LEAD[Лид в воронке продаж] --> DEAL[Сделка подписана]
    DEAL --> PROJECT[Смарт-процесс: Проект]
    PROJECT --> S1[Обследование]
    S1 --> S2[Разработка ТЗ]
    S2 --> S3[Настройка]
    S3 --> S4[Интеграции]
    S4 --> S5[Обучение]
    S5 --> S6[Приёмка и акт]
    S3 --> TASKS[Задачи с учётом часов]
    S4 --> TASKS
    TASKS --> REPORT[Отчёт: план-факт часов]
    S6 --> ROBOT[Робот: подготовка документов]

На каждом этапе исполнители работают с задачами внутри карточки проекта. Списание времени происходит при закрытии задачи. Руководитель в любой момент открывает дашборд и видит: сколько проектов активно, у кого зависание, где превышен пакет часов.

Что это дало

Важно: мы не приводим выдуманных процентов роста. Ниже - качественные изменения, которые фиксируются в типовых проектах такого рода.

Прозрачность портфеля проектов. Руководитель видит все активные проекты, их стадии и ответственных в одном экране - без созвонов и запросов в чат.

Контроль пакета часов в реальном времени. Исчерпание пакета больше не становится сюрпризом постфактум. Менеджер видит остаток и согласовывает дополнительные работы заблаговременно.

Документальная база по каждому проекту. ТЗ, протоколы встреч и акты хранятся в одном месте. Споры о границах работ снимаются ссылкой на карточку.

Рентабельность стала измеримой. Впервые компания увидела реальные трудозатраты по каждому проекту и смогла сопоставить их с контрактной стоимостью. Это дало основания для пересмотра ценообразования на отдельные типы работ.

Сдача-приёмка ускорилась. Робот готовит пакет документов к приёмке автоматически, менеджер не держит это в голове. Акты уходят заказчику без задержки.

Похожий подход к управлению большим портфелем проектов разобран в кейсе Смарт-процессы для управления портфелем из 50+ проектов в Битрикс24.

С чего начать похожей компании

Если вы - системный интегратор или ИТ-компания с проектной моделью работы, рекомендуем следующий порядок:

1. Зафиксируйте реальный жизненный цикл проекта - этапы, ответственных, типовые документы на каждом этапе. Без этого настройка будет "под шаблон", а не под ваш процесс.
2. Настройте воронку продаж отдельно от проектного учёта. Смешивать продажу и исполнение в одной воронке - типичная ошибка. После подписания договора проект живёт по своим правилам.
3. Начните с учёта часов - даже до полноценной автоматизации. Три-четыре недели реальных данных покажут, где теряется ресурс.
4. Подключайте роботы на зависание этапов только после того, как стадии устоялись. Преждевременная автоматизация фиксирует неправильный процесс.
5. Отчёты по рентабельности стройте последними - когда данные по часам уже накоплены за несколько проектов.

Если хотите оценить объём и стоимость такого внедрения - посмотрите сколько стоит внедрение Битрикс24 в зависимости от набора инструментов.

Готовы обсудить конфигурацию под ваш процесс - напишите на sales@acp-24.ru или позвоните +7 495 414-48-49. АС Проект - платиновый партнёр Битрикс24.

Частые вопросы