Битрикс24 - это не только воронка продаж, но и полноценная среда для работы с документами и файлами. Инструменты хранения, совместного доступа и онлайн-редактирования встроены прямо в портал и охватывают большую часть задач документооборота: от внутренних регламентов до обмена материалами с клиентами и подрядчиками.
В этой статье разобраны ключевые функции раздела «Диск» в Битрикс24: структура хранилища, уровни прав доступа, работа с документами онлайн, интеграция с внешними сервисами и типичные ошибки, из-за которых заканчивается место на диске.
Раздел «Диск» находится в левом меню портала и делится на два хранилища.
Мой диск - личное хранилище каждого сотрудника. Структуру папок пользователь настраивает самостоятельно. При необходимости отдельные файлы можно сделать общедоступными.
Общий диск - корпоративное хранилище для всей компании. Структуру настраивает администратор портала или пользователь с уровнем «Полный доступ». Доступен не на всех тарифах.
Важно учитывать два ограничения: - Общий диск доступен не на всех тарифах Битрикс24. - Скачать файл с общего диска может любой пользователь, даже если у него права только на чтение. Обойти это ограничение позволяет использование диска в группах и проектах (см. раздел ниже).
Права доступа настраиваются как ко всему общему диску, так и к отдельной папке или конкретному файлу.
| Уровень доступа | Что разрешено |
|---|---|
| Чтение | Только просмотр содержимого диска |
| Добавление | Просмотр и добавление файлов на диск |
| Делиться | Предоставление коллегам доступа через «Общий доступ». Имеет смысл только в комбинации с другим уровнем, например «Чтение» + «Делиться» |
| Редактирование | Все действия с файлами, а также подключение папки к личному диску. Нельзя менять настройки и права доступа, а также удалять файлы из корзины |
| Полный доступ | Все возможные действия без ограничений |
В разделе «Задачи и проекты» можно создавать группы и проекты, у каждого из которых есть собственный диск. Это хранилище доступно только участникам конкретной группы или проекта.
Особенности: - Доступ к диску появляется автоматически при вступлении в группу или проект. - Папка группы или проекта отображается в разделе «Мой диск» с таким же названием, как у группы или проекта. - Перейти на диск можно также изнутри самого проекта или группы, выбрав раздел «Диск».
Использование дисков групп и проектов позволяет ограничить доступ к файлам только для нужного круга участников - в отличие от общего диска, где скачивание доступно всем.
Для любого элемента на диске можно сформировать ссылку двух типов: - Внутренняя ссылка - для передачи коллегам внутри портала. - Внешняя (публичная) ссылка - для передачи клиентам или партнерам за пределами Битрикс24.
Это удобно, когда нужно поделиться конкретным файлом без предоставления доступа ко всему хранилищу. Чтобы получить ссылку, выберите элемент, нажмите «Поделиться» и скопируйте нужный тип ссылки.
Битрикс24 позволяет редактировать документы прямо на портале, без скачивания файла на устройство.
Доступны два варианта: - Битрикс24.Документы - встроенный онлайн-редактор. - Внешние сервисы - Dropbox, Google Drive, OneDrive, Яндекс.Диск, Office365, Box.
Для работы с онлайн-документами откройте раздел «Документы» в левом меню. Здесь можно создать новый документ или продолжить работу с уже загруженным.
Чтобы создать документ через внешний сервис (например, Google Drive), выберите соответствующий вариант создания. При первом подключении потребуется авторизация в сервисе, при повторном - документ откроется сразу.
Чтобы прикрепить существующий файл из внешнего хранилища к задаче, зайдите в задачу, в комментарии выберите прикрепление файла и укажите нужный внешний сервис вместо «Загрузить» или «Мой диск».
Настройка прав на документ: находясь внутри документа, откройте «Настройка доступа», выберите уровень прав и укажите сотрудника или скопируйте ссылку.
Корзина: после удаления файл хранится в корзине 30 дней. По истечении этого срока файл удаляется безвозвратно. У каждого диска есть собственная корзина.
Наиболее частая проблема пользователей - нехватка места на диске. В 90% случаев это происходит из-за неправильного использования хранилища. Основные причины:
Обмен файлами через чат. Когда сотрудники пересылают документы как вложения в чате, один и тот же файл загружается снова и снова. Один документ может быть загружен 2-3-10 раз. Правильный подход - загружать файл на диск один раз и делиться ссылкой. Это позволяет освободить не менее 30% объема хранилища.
Записи телефонных разговоров. Если подключена запись звонков с клиентами, файлы записей накапливаются на диске. Рекомендуется раз в полгода архивировать записи и удалять их с диска.
Отсутствие плановой очистки. Рекомендуется проводить безопасную очистку места на диске раз в полгода. Выполнять эту операцию может только администратор портала.
АС Проект - платиновый партнер Битрикс24, специализирующийся на внедрении, доработке и поддержке портала. Мы поможем настроить дисковое пространство, разграничить права доступа и выстроить удобную работу с документами под задачи вашей компании. Оставьте заявку на консультацию - наши специалисты разберутся в вашей ситуации и предложат решение.
Оставьте заявку - мы свяжемся с вами и проконсультируем.
Эксперт АС Проект свяжется в течение 60 минут.
