Миграция прав доступа и пользователей при смене CRM на Битрикс24

Что переносится, а что строится заново

Прежде чем браться за настройку, важно разграничить: какие данные мигрируют инструментами, а что придётся выстраивать вручную.

По опыту внедрений, при переносе сотрудников и структуры компании (типовой объём работ - 2-5 часов) выполняется:

• перенос информации по сотрудникам;
• перенос всех отделов (структуры компании);
• выдача паролей для входа в виде Excel-файла.

Что не переносится технически:

Это важно зафиксировать на берегу: сотрудники получат новые учётные данные, а история личных коммуникаций останется в старой системе.

Права доступа в CRM: что именно переносится

Настройки прав доступа переносятся по каждой сущности CRM отдельно. В типовых планах работ это выглядит так:

• Лиды - настройки прав доступа переносятся (2-4 часа на весь блок лидов);
• Сделки - настройки прав доступа переносятся (2-6 часов);
• Контакты - настройки прав доступа переносятся (2-4 часа);
• Компании - настройки прав доступа переносятся (2-4 часа);
• Смарт-процессы - настройки прав доступа переносятся (2-6 часов), но данные - только вручную, импорт элементов смарт-процессов не поддерживается.

При этом правая часть карточки CRM (дела, комментарии, звонки, письма, встречи, печатные формы по созданным элементам) - не переносится ни для одной из сущностей. Это системное ограничение Битрикс24.

Ролевая модель: как выстраивают матрицу доступа

В Битрикс24 права доступа в CRM строятся через гибкую ролевую модель. Она разграничивает для каждой роли:

• просмотр (чтение) - видит ли сотрудник элемент вообще;
• добавление - может ли создавать новые записи;
• изменение - своих или чужих элементов;
• удаление;
• экспорт и импорт элементов CRM.

На практике матрица доступа строится на основе оргструктуры - с учётом разделения на подразделения (отделы, филиалы, направления). Например, при наличии нескольких территориальных подразделений доступ к лидам, сделкам и контактам каждого филиала ограничивается соответствующим отделом в оргструктуре.

Типовой поток настройки прав: оргструктура определяет роли, роли - матрицу доступа по сущностям CRM, матрица применяется к каждому пользователю.

flowchart TD
    ORG[Оргструктура компании\nотделы / филиалы] --> ROLES[Роли пользователей\nменеджер / РОП / администратор]
    ROLES --> MATRIX[Матрица прав CRM\nлиды / сделки / контакты / компании]
    MATRIX --> LEADS[Лиды]
    MATRIX --> DEALS[Сделки]
    MATRIX --> CONTACTS[Контакты]
    MATRIX --> COMPANIES[Компании]
    MATRIX --> SMART[Смарт-процессы]

Перенос с AmoCRM: отличия и инструменты

При смене AmoCRM на Битрикс24 используется типовой Мигратор - приложение, которое помогает перенести данные. Перенос выполняется несколько раз: первичный перенос, затем перенос изменений (дельта).

Что переносится Мигратором из AmoCRM:

• настройки полей контактов и компаний;
• карточки контактов и компаний (левая часть);
• настройки прав доступа по контактам и компаниям.

Что адаптируется отдельно - автоматизации. Они не переносятся «один в один», а адаптируются под механику Битрикс24. В типовых проектах это могут быть десятки автоматических задач, правил изменения полей, копирований сделок и сложных сценариев Salesbot. Подробнее об автоматизации читайте в статье «Роботы и триггеры в воронке Битрикс24: 7 полезных автоматизаций».

Перенос пользователей: чек-лист администратора

До начала миграции администратору стоит подготовить следующее:

До переноса:

• Зафиксировать список всех активных пользователей в старой CRM
• Описать текущую структуру ролей (кто что видит и может делать)
• Собрать оргструктуру компании с перечнем отделов и подчинённостью
• Определить, какие роли нужно создать в Битрикс24 (могут не совпадать 1:1)
• Согласовать, каким пользователям нужны права администратора в Б24

После переноса:

• Раздать новые пароли всем сотрудникам (обычно в виде Excel)
• Настроить матрицу прав для каждой роли по сущностям CRM
• Проверить, что менеджеры видят только «свои» записи (если это требование)
• Скрыть неиспользуемые разделы портала, чтобы не захламлять рабочее пространство
• Подключить персональные почтовые ящики сотрудников

Возможность отключить доступ конкретному пользователю (без удаления аккаунта) в Битрикс24 реализована через переключатель «Разрешить доступ» в списке пользователей - это стандартный сценарий вместо удаления.

Типичные сложности при переносе прав

Идентификаторы полей меняются. При переносе шаблонов документов и автоматизаций идентификаторы (ID) полей в новой системе отличаются от исходных. Это ломает старые печатные формы и условия в роботах - их нужно перенастраивать вручную. Подробнее о шаблонах документов - в статье «Шаблоны документов в Битрикс24: автогенерация КП, счётов и договоров».

Смарт-процессы - только ручной перенос данных. Настройки полей и стадий переносятся, но сами элементы (карточки) смарт-процессов не поддерживают импорт - переносятся только вручную. Это нужно учитывать при планировании сроков.

Интеграции требуют переподключения с нуля. При смене системы (тем более при переходе с облака на коробку) все интеграции - телефония, мессенджеры, почты, сайт - переподключаются заново. Доступы к сторонним системам нужно подготовить заранее.

Задачи переносятся с ограничениями. Переносятся поля задачи (название, описание, исполнитель, сроки, чеклист), но не переносятся файлы, комментарии, а также настройки групп (диск группы, лента, календарь группы).

Если вы ещё не проходили аудит текущего портала - начните с него: это позволит выявить лишние роли и «мусорные» права до старта миграции.

Настройка оргструктуры: как это выглядит на практике

Оргструктура в Битрикс24 - основа для работы прав доступа. Именно к ней привязываются роли и видимость данных. При внедрении типовой набор работ включает:

1. Перенос всех отделов с сохранением иерархии подчинённости.
2. Подключение аккаунтов сотрудников (в рамках стандартного внедрения - до 10 вручную, остальные по инструкции).
3. Настройку прав доступа через штатные методы Битрикс24.
4. Скрытие неиспользуемых элементов системы - чтобы упростить рабочее пространство и убрать лишнее из интерфейса сотрудников.

Если компания имеет сложную территориальную структуру (несколько филиалов в разных городах), матрица доступа строится с учётом этого деления: каждый филиал видит только свои лиды, сделки, контакты и компании.

После настройки структуры имеет смысл провести обучение сотрудников - в том числе по работе с правами и пользовательскими карточками.

Частые вопросы