Ответы на самые частые вопросы о Битрикс24 - задачи, CRM, автоматизация

Почта и уведомления

Письма из Битрикс24 не доходят до получателей

У каждого почтового клиента (Google, Mail, Яндекс, Outlook и др.) есть свои особенности при подключении ящика к Битрикс24.

• Для Яндекс обязательно настроить отправку исходящих писем через SMTP и только через пароль-приложение.
• Для коробочной версии Битрикс24 дополнительно необходимо настроить почтовый модуль в административной панели.

Можно ли получать уведомления на почту, а не только в браузере?

Да. В Битрикс24 есть два уровня настроек уведомлений: общие и расширенные. В расширенных можно выбрать конкретные типы уведомлений, которые будут приходить на почту, например только новые сообщения в чате или новые поставленные задачи.

Импорт данных и управление доступом

Как загрузить базу контактов в Битрикс24?

Любую базу контактов можно импортировать в Битрикс24 независимо от её объёма. В ряде случаев потребуется предварительно подготовить файл: привести его к шаблону загрузки, который поддерживает система.

Все менеджеры видят клиентов друг друга - как исправить?

Доступ к сущностям CRM регулируется через настройки прав. Ниже приведены основные уровни:

Если менеджер не должен видеть клиентов коллег, ему необходимо выставить уровень доступа к сущностям «Свои».

Я создал проект, но его никто не видит - что делать?

Видимость проекта определяется его типом:

• Публичный (открытый) - виден всем сотрудникам портала.
• Закрытый - виден только участникам проекта.

Проверьте тип проекта и при необходимости смените его или добавьте нужных участников.

Работа с задачами

Почему завершённые задачи отображаются в списке активных?

Это поведение предусмотрено намеренно: система не скрывает завершённые задачи, пока у них есть непрочитанные комментарии, чтобы пользователь не пропустил важную информацию. Решение - прочитать комментарии или использовать кнопку «Прочитать все».

Как видеть задачи подчинённых?

Для руководителей компании или отдела в разделе задач предусмотрен специальный подраздел «Руковожу», где отображаются задачи всех подчинённых.

Сотрудник создал задачу, но их создалось три штуки - почему?

У одной задачи может быть только один ответственный. Если при создании задачи указать двух и более ответственных, система автоматически создаст отдельную задачу для каждого из них с одинаковым содержанием, но разными ID и ответственными.

Если над задачей должны работать несколько человек, остальных следует добавить в роль «Соисполнитель», а не «Ответственный».

По каждому звонку создаётся задача или дело - можно это отключить?

Да. При интеграции с АТС или использовании телефонии Битрикс24 задачи и дела по входящим звонкам создаются по умолчанию, чтобы менеджер не забыл о клиенте. Отключить это можно:

• в личном кабинете телефонии Битрикс24,
• или в приложении АТС, которое является модулем интеграции.

Восстановление доступа и мобильное приложение

Сотрудник забыл пароль или не может войти - что делать?

Для облачной версии Битрикс24 доступны три способа восстановления:

1. На странице авторизации нажать «Забыл пароль» - на почту придёт ссылка для восстановления.
2. Администратор портала может отправить ссылку на восстановление через карточку пользователя, раздел «Пароли».
3. Администратор может сменить пароль напрямую через настройки карточки пользователя в панели администратора.

Если данные вводятся верно, но войти всё равно не получается, причину необходимо выяснять индивидуально.

Какой функционал доступен в мобильном приложении?

По сравнению с десктопной версией мобильное приложение имеет ряд ограничений, однако его функционала достаточно для работы с основными процессами.

Автоматизация и интеграции

Что можно автоматизировать в Битрикс24?

В Битрикс24 заложен функционал для автоматизации практически любого процесса - от поступления заявки до финальной стадии. Наиболее распространённые сценарии:

1. Автоматическая постановка задач менеджеру - отправить КП, позвонить, получить ответ и другие процессные задачи на любом этапе обработки клиента.
2. Автоматизация коммуникации с клиентом - автоматическое информирование о статусе заявки или заказа.
3. Автоматизация контроля - например, если карточка находится на определённой стадии более двух дней, руководителю приходит уведомление.

Для обсуждения конкретного сценария автоматизации обычно проводится отдельная встреча.

Можно ли автоматически формировать документы?

Да. Самые распространённые документы для автоформирования - коммерческое предложение, счёт и договор. В систему загружается шаблон («рыба») документа, после чего настраиваются динамические поля, которые автоматически подставляются из карточки сделки, контакта или компании.

Можно ли интегрировать Битрикс24 с 1С и с сайтом?

Да, обе интеграции возможны, но конкретный состав синхронизируемых данных зависит от деталей:

• Интеграция с 1С - набор синхронизируемых данных определяется тем, какая версия и конфигурация 1С используется.
• Интеграция с сайтом - возможность и форма интеграции зависят от платформы сайта. Сайты на Tilda и Битрикс отлично интегрируются с Битрикс24.

CRM: частые проблемы

Почему создался дубль лида, сделки или контакта?

Две основные причины:

1. Неправильно настроено поступление заявок из источников.
2. Дубль сделок возникает при повторной конвертации карточки лида - в этом случае требуется дополнительное обучение работе с сущностями CRM.

Как в отчёте посмотреть количество сделок за конкретный день?

Используйте в отчёте фильтр «Дата создания» с параметром «Диапазон» и задайте нужную дату.

Как сделать рассылку по всем клиентам, кроме определённого списка?

Для этого нужно настроить сегменты аудитории - например, по типу клиента или по статусу сделки. Далее:

1. В рассылке выбрать только нужные сегменты.
2. Дополнительно создать отдельный сегмент с исключаемыми клиентами и добавить его в раздел «Исключения» рассылки.

О компании АС Проект

АС Проект - платиновый партнёр Битрикс24, специализирующийся на внедрении, доработке и поддержке платформы. Мы помогаем бизнесу настроить CRM, автоматизировать процессы и интегрировать Битрикс24 с внешними системами. Обращайтесь за консультацией - разберёмся в задаче и предложим оптимальное решение.

Частые вопросы