Ответы на самые частые вопросы о Битрикс24 - задачи, CRM, автоматизация

Почта и уведомления

Письма из Битрикс24 не доходят до получателей

У каждого почтового клиента (Google, Mail, Яндекс, Outlook и др.) есть свои особенности при подключении к Битрикс24. Например, для Яндекса обязательно нужно настроить отправку исходящих писем через SMTP и только через пароль-приложение. Если у вас коробочная версия Битрикс24, дополнительно требуется настройка модуля в административной панели.

Можно ли получать уведомления на почту, а не только в браузере?

Да. В настройках уведомлений есть два уровня: «общие» и «расширенные». Можно выбрать конкретные типы уведомлений, которые будут приходить на почту - например, только новое сообщение в чате или постановка новой задачи.

Импорт данных и работа с базой контактов

Любую базу контактов можно загрузить в Битрикс24 независимо от её объема. В ряде случаев перед загрузкой необходимо подготовить файл: привести его к установленному шаблону импорта.

Доступ и мобильное приложение

Сотрудник забыл пароль - что делать?

Для облачной версии Битрикс24 доступны три способа восстановления:

1. Сотрудник использует кнопку «забыл пароль» на странице авторизации - на почту придет ссылка на восстановление.
2. Администратор портала отправляет ссылку на восстановление через карточку пользователя (раздел «Пароли»).
3. Администратор меняет пароль напрямую в настройках карточки пользователя через панель администратора.

Если пользователь вводит корректные данные, но войти все равно не может - причину нужно искать в частном порядке.

Какой функционал доступен в мобильном приложении?

По сравнению с версией на ПК мобильное приложение имеет ряд ограничений, но его функционала достаточно для работы с основными процессами.

Документы и автоматизация

Автоматическое формирование документов

Да, в Битрикс24 можно автоматически формировать документы. Наиболее распространенные - коммерческое предложение, счет и договор. В систему загружается шаблон («рыба») документа, в котором настраиваются динамические поля - данные, подставляемые автоматически из карточки сделки, контакта или компании.

Что можно автоматизировать в Битрикс24?

В Битрикс24 заложен функционал для автоматизации практически любого процесса - от поступления заявки до финальной стадии. Наиболее частые сценарии:

• Автоматическая постановка задач менеджеру на любом этапе обработки клиента (отправить КП, позвонить, получить ответ и т.д.).
• Автоматическое информирование клиента о статусе его заявки или заказа.
• Контроль обработки: если карточка находится на определенной стадии более 2 дней, руководителю приходит уведомление.

Любой рутинный и повторяющийся процесс также поддается автоматизации. Для проработки конкретного сценария, как правило, требуется отдельная встреча.

Интеграция с 1С и сайтом

Интеграция с 1С возможна, но конкретный перечень синхронизируемых данных зависит от того, какая конфигурация 1С используется. Аналогично с сайтом: возможность и форма интеграции определяются платформой, на которой работает сайт. Например, сайты на Tilda или на платформе Битрикс отлично интегрируются с Битрикс24.

Задачи и проекты

Завершенные задачи отображаются в списке активных

Это происходит, если вы не прочитали комментарии к задачам - система не скрывает их, чтобы вы не пропустили важное. Прочитать все комментарии сразу можно кнопкой «прочитать все».

Для отслеживания задач подчиненных руководителю предназначен специальный раздел - «Руковожу».

Сотрудник создал задачу - а задач появилось три

У одной задачи может быть только один ответственный. Если при создании задачи указать двух и более ответственных, система создаст отдельную задачу на каждого - с одинаковым содержанием, но разными ID и ответственными. Если требуется несколько исполнителей, остальных нужно добавлять в роль «соисполнитель».

По каждому звонку создается задача - как отключить?

При интеграции с АТС или использовании телефонии Битрикс24 задачи и дела по входящим звонкам создаются автоматически - чтобы менеджер не забыл о клиенте. Отключить это можно в личном кабинете телефонии или в приложении АТС (модуль интеграции).

Создал проект, но его никто не видит

У проектов есть типы доступа:

• Публичный (открытый) - виден всем пользователям портала.
• Закрытый - виден только участникам проекта.

Если проект создан как закрытый, нужно добавить нужных сотрудников в участники.

CRM: права доступа, дубли и рассылки

Все менеджеры видят клиентов друг друга

Проблема решается через настройку прав доступа к CRM. Основные уровни редактирования: чтение, добавление, изменение. Уровни доступа к сущностям:

• Свои + своего отдела
• Нет доступа

Если менеджер не должен видеть клиентов коллег, ему необходимо установить уровень доступа к сущностям «Свои».

Почему создался дубль лида, сделки или контакта?

Две основные причины:

1. Неправильно настроено поступление заявок из источников.
2. Дубль сделки возникает при повторной конвертации карточки лида - это признак того, что сотрудника нужно дополнительно обучить работе с сущностями CRM.

Как посмотреть в отчете количество сделок за конкретный день?

Используйте фильтр «Дата создания» с параметром «Диапазон» и укажите нужную дату.

Как сделать рассылку по всем клиентам, кроме определенного списка?

Для этого настраиваются сегменты - например, по типу клиента или по статусу сделки. В рассылке указываются только нужные сегменты. Дополнительно можно создать отдельный сегмент и добавить его в исключения.

О компании АС Проект

АС Проект - платиновый партнер Битрикс24 с подтвержденной экспертизой во внедрении, доработке и поддержке платформы. Мы помогаем настроить CRM, автоматизировать процессы и интегрировать Битрикс24 с внешними системами. Обращайтесь - разберемся в вашей ситуации и предложим конкретное решение.

Частые вопросы