Сегодня мы поговорим об информационном «шуме» в Битрикс24. По статистике 3 из 10 пользователей Битрикс24 говорят: «Я не вижу важную для меня информацию, CRM-система мне не помогает!».
Но ведь везде только и говорят, что все должно быть с точностью да наоборот? В чем же причина? А причина в простом – некорректно настроены уведомления.
Для начала разберем основы.
Все уведомления по умолчанию приходят в виде всплывающего окна в правом верхнем углу страницы Битрикс24.
В этом окне есть:
Отправитель уведомления – в указанном примере это «Робот»,
Сущность, по которой произошло событие – в указанном примере это «Сделка: новая заявка»,
Суть уведомления – «У вас новая заявка! Свяжитесь с клиентом, чтобы узнать подробности заявки»
Дата уведомления – «сегодня 14:17»
Каждый пользователь получает уведомление из любого сообщения или комментария задачи, группы, ленты Новостей, где он подписан, его указали в качестве адресата или упомянули.
Задача этих уведомлений – информировать пользователя о том или ином событии, чтобы сотрудник мог максимально оперативно выполнить задачу\связаться с клиентом\ответить на вопрос руководителя и т.д.
Как сделать эти уведомления действительно полезными и избавиться от ненужных?
Первый вариант - когда необходимо отключить уведомления временно, например, на время совещания.
Для этого в Битрикс24 есть статусы:
· Онлайн
· Отсутствую
· Не беспокоить
Используя статус «не беспокоить», вы можете временно отключить все всплывающие уведомления и прочитать их позже, перейдя во вкладку «Уведомления».
Второй вариант – настроить уведомления для полноценной работы.
Для этого необходимо перейти в раздел «Настройка уведомлений» в меню вашего профиля.
После этого у вас откроется меню настройки уведомлений.
Есть два режима: простой и расширенный.
В простом вы можете указать, в каком формате (через какой канал) вам будут приходить уведомления, в расширенном помимо канала можно указать какие из уведомлений оставить, а какие отключить.
Третий вариант – уведомления по задачам. Очень важно, чтобы задачи были выполнены вовремя. И для этого также можно настроить дополнительные уведомления.
По умолчанию приходит три уведомления:
· Задача создана
· Задача будет просрочена через 24 часа
· Задача просрочена
Можно добавить дополнительное уведомление, например, за 3 часа до ее крайнего срока. Причем сделать это можно не только для себя, но и для ответственного по задаче, исполнителю или постановщику.
Настроить напоминание можно уже для существующей задачи:
И четвертый вариант настроек уведомлений, который может быть – уведомления от роботов или бизнес-процессов (далее – БП) на вашем портале. Отключить «просто так» или настроить их может не каждый пользователь. Корректировка и настройка роботов и БП возможно только администратором портала.
Примером таких уведомлений может быть:
· Уведомление руководителю о том, что карточка лида\сделки находится в определенной стадии более, чем N дней
· Уведомление менеджера о том, что клиент находится на стадии «Согласование КП» более, чем N дней и необходимо связаться с клиентом.
· Уведомление менеджера, о том, что у клиента через 3 дня день рождение.
· Уведомление бухгалтера о том, что необходимо провести оплату по определённому счету\отправить закрывающие документы и т.д.
Если вам нужна помощь в настройке уведомлений, особенно по последнему варианту уведомлений, то можете оставить заявку.